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人事檔案管理制度1
人事檔案管理制度
第一章總則
一、目的為進(jìn)一步加強(qiáng)公司人事檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。
二、適用范圍
公司內(nèi)部人事檔案管理。
1、人事檔案管理的作用
⑴ 保守檔案機(jī)密。
⑵維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞。
⑶便于人事檔案材料的使用。
三、管理體制
公司行政管理中心負(fù)責(zé)公司內(nèi)部人事檔案的管理工作。
1、人事檔案管理人員崗位職責(zé)
1）負(fù)責(zé)收集、鑒別和整理員工檔案材料。
2）負(fù)責(zé)保管員工檔案，并做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作。
3）負(fù)責(zé)正確應(yīng)用檔案，保證員工檔案工作的準(zhǔn)確無誤。
4）負(fù)責(zé)辦理員工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。
5）負(fù)責(zé)登記員工工作變動情況。
6）負(fù)責(zé)為有關(guān)部門提供員工情況。
2、人事檔案建立
1）員工人事檔案分類
①試用期員工檔案
? 分類：基本資料類；試用期考核類；轉(zhuǎn)正材料類。
? 具體材料包括：
個人簡歷、面試評價表、員工登記表、技能調(diào)查表、身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證及各類資格證書復(fù)印件等；
試用期考核資料；轉(zhuǎn)正申請、試用期末談話記錄及其他與轉(zhuǎn)正有關(guān)的材料。
②正式聘用員工檔案
? 分類：員工檔案可分為基本資料類、合同/協(xié)議類、培訓(xùn)類、考核類、工資類、職務(wù)變動類、獎懲類、離職類等。
? 具體材料包括：
? 個人簡歷、筆試試卷、面試評價表、員工登記表、技能
調(diào)查表、身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證及各類資格證書復(fù)印件等個人基本信息資料；
? 勞動合同及補(bǔ)充協(xié)議、保密協(xié)議、辦理護(hù)照協(xié)議、赴國外工作協(xié)議等各類協(xié)議；
? 培訓(xùn)申請、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)心得、培訓(xùn)效果評估等與培訓(xùn)相關(guān)的資料；
? 試用期各類考核材料、每季度/每年績效考核材料、績效記錄等資料；
? 工資記錄、調(diào)薪/降薪記錄等；
? 職位說明書、職務(wù)晉升、職務(wù)異動等記錄和資料；
? 各類獎勵、處罰材料；
? 離職申請、離職交接手續(xù)、離職談話記錄等；
? 其他無法歸入以上八項的材料。
七、人事檔案的歸類、排列和編號
1、人事檔案的歸類
人事檔案歸類后，應(yīng)把每份材料歸入相應(yīng)的類別中去。歸類的方法如下。
1）按文件材料的名稱歸類：凡文件材料有準(zhǔn)確名稱的，即按名稱歸入所屬類別。
2）按文件內(nèi)容歸類：對只看名稱還無法確定類目歸屬的材料，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容歸入相應(yīng)的類別。若材料內(nèi)容涉及幾個類目時，則應(yīng)根據(jù)主要內(nèi)容歸入相應(yīng)類目。
2、排列
人事檔案歸類后，每類中的材料應(yīng)按照材料形成的時間先后，從遠(yuǎn)到近，依次排列。
3、人事檔案編號
公司人事檔案編號將按照部門職能類別+建檔年限+阿拉伯?dāng)?shù)字的序列進(jìn)行編號管理。
八、人事檔案保管的物質(zhì)條件
1、文件夾：試用期員工檔案屬臨時檔案，用普通文件夾暫時保存。試用期滿經(jīng)考核轉(zhuǎn)為正式員工后按正式員工的要求歸檔和管理檔
案；
2、檔案袋：正式員工檔案用檔案袋保存。
檔案袋是人事檔案的主要包裝材料。
九、人事檔案檢查核對。
1、檢查的內(nèi)容主要包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查（如查看有無霉?fàn)€、蟲蛀等）及對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查（查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等）。
2、檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對。
（1）突發(fā)事件，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后。
（2）對有些檔案發(fā)生疑問，如不能確定某份材料是否丟失。
（3）發(fā)現(xiàn)某些損害，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)蟲蛀等。
（4）檔案柜（室）移動或搬遷等相關(guān)情況。
十、保衛(wèi)保密管理：
1、原則上要設(shè)專人負(fù)責(zé)人事檔案的保管，應(yīng)備齊必要的存檔設(shè)備；
2、檔案室須備有必要的防火、防潮器材，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。
3、檔案柜（室）保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。
4、任何人未經(jīng)書面授權(quán)不得擅自將人事檔案材料帶出檔案室。
5、無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。
6、人事檔案管理人員離開檔案室時要關(guān)燈關(guān)窗，鎖好門窗。
十一、人事檔案提供利用方式
人事檔案提供利用的方式是人力資源部門在可提供利用的范圍內(nèi)，提供檔案的具體形式。目前，提供利用方式主要有查閱、調(diào)閱、出具證
明材料、提供人事資料卡片、提供人事工作信息等。
十二、人事的查閱、調(diào)閱管理
十三、檔案保存期限與銷毀
1、公司建立的內(nèi)部人事檔案原則上永久保存，對于辭職、辭退、離職等人員檔案，自員工離職之日起保存二年后方可銷毀。
2、按規(guī)定銷毀的檔案由專人填寫銷毀申請單，經(jīng)人力資源部經(jīng)理審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)，并指定兩人執(zhí)行銷毀。審核、批準(zhǔn)、執(zhí)行人員在銷毀申請單上簽字，并存檔。
第二章附件
十三、行政管理中心負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢止的起草工作。
十四、總經(jīng)理負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢止的核準(zhǔn)。
十五、本制度含附件：
1、員工人事檔案借閱申請表
人事檔案管理制度2
人事檔案管理制度
為規(guī)范公司人事檔案管理工作，維護(hù)人事檔案材料完整，更好的利用相關(guān)人事檔案材料，特制定本制度。
一、人事檔案分類
員工人事檔案分為以下幾類：
（一）入職檔案：
1.個人簡歷、應(yīng)聘登記表、筆試試卷、面試評價表、薪資審批表、體檢報告、背景調(diào)查授權(quán)書及信息表、背景調(diào)查報告等；
2.員工信息表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、英語計算機(jī)等級證書復(fù)印件、各類資格證書及職稱證書復(fù)印件、離職證明、工資證明等；
3.勞動（務(wù)）合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議、應(yīng)屆畢業(yè)生協(xié)議、實(shí)習(xí)協(xié)議等。
（二）培訓(xùn)檔案：
1.新員工入職培訓(xùn)試卷、培訓(xùn)總結(jié)；
2.參加培訓(xùn)登記表、外派培訓(xùn)總結(jié)表、培訓(xùn)申請表、培訓(xùn)效果評估表；
3.培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議。
（三）職位檔案：
1.職位說明書、職務(wù)說明書、職務(wù)聘任書；
2.職務(wù)變動申請、職位職務(wù)變更記錄。
（四）薪酬考核檔案：
1.試用期目標(biāo)任務(wù)書、試用期月工作總結(jié)表、試用期考核表；
2.月度/季度/考核記錄表、考核成績、考核面談記錄；
3.薪資調(diào)整審批單、調(diào)薪/降薪記錄。
（五）獎懲檔案：
各類獎勵、處罰記錄。
（六）離職檔案：
離職申請、離職談話記錄、離職工作交接單、離職協(xié)議、離職證明存根等。
（七）其他檔案。
二、人事檔案歸檔
公司員工人事檔案由人事部集中統(tǒng)一保管，人事部指定專人負(fù)責(zé)此項工作。人事檔案歸檔流程如下：
1.對各類人事檔案進(jìn)行鑒別，審核其是否符合歸檔的要求；
2.按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔處；
3.補(bǔ)登檔案目錄名稱及有關(guān)內(nèi)容。
4.將新材料放入檔案。
三、人事檔案利用
（一）查閱：
人事檔案查閱須履行以下手續(xù)：申請查閱者填寫查檔申請，注明查檔事由、內(nèi)容、查閱人的概況等；經(jīng)由查閱部門負(fù)責(zé)人及人事部審核批準(zhǔn)后方可查閱。
人事部設(shè)立檔案查閱臺帳，記錄查閱的資格審查及登記工作。
（二）借出
因工作需要需將人事檔案借出使用時，借閱人必須履行嚴(yán)格的借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。借檔人員需填寫借檔申請，注明借檔事由、內(nèi)容、借閱人的概況等，經(jīng)由借檔部門負(fù)責(zé)人和人
事部審核批準(zhǔn)后方可借檔。
借檔時間、材料名稱、份數(shù)、事由等須詳細(xì)填寫，歸還時及時在外借登記上注銷。
四、保密規(guī)定及保存期限
1.公司設(shè)專人負(fù)責(zé)各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴(yán)格保密；
2.公司的內(nèi)部各類人事檔案原則上永久保存
五、其他
本制度自公布之日起開始實(shí)行。
本制度解釋權(quán)歸公司行政人事部。
行政人事部
二〇一〇年七月十六日
人事檔案管理制度3
人事檔案管理制度
一、人事檔案保管制度
□ 目 的
第一，保守檔案機(jī)密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企
業(yè)機(jī)密 的一部分。對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。
第二，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。
第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔
案材料 的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材
料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料
進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體
位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀
等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤
等。
檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：
——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：
——對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。
——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等
原因
引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：
①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；
②在檔案底賬上注銷；
③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位
在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：
①對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。
⑥離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。
(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項：
①人事檔案的數(shù)量。
②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設(shè)備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
□ 目 的
第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按
照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式：
(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn)，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟
失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；
公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應(yīng)及時
催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔
案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求
出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的
重要保證。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在
報告
中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)
人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。
(2)外借手續(xù)。
首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內(nèi)容與查檔報告相似。
其次，借檔單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。
再次，人事檔案部門對其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。
然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人
員簽字。
最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。
(3)出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下
手續(xù)：首先，由有關(guān)單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章
；其次，人事
檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部
門有關(guān)領(lǐng)
導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
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