文員主管崗位職責共6篇(總經理文員崗位職責)

時間：2022-07-19 15:29:59 綜合范文

　　下面是范文網小編分享的文員主管崗位職責共6篇(總經理文員崗位職責)，供大家品鑒。

文員主管崗位職責共1

　　文員崗位職責

　　在不同的公司，文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下，文員是做些文字處理、文檔整理、復印文件、接聽電話及處理辦公室日常事務（接待客人、清潔衛(wèi)生、購買辦公用品等）之類的工作?？傊急容^繁瑣的事。另外，有些公司的文員還要協(xié)助會計做一些記帳工作。一般要求會基本的電腦操作（公司不同會有具體的要求：就是指對電腦的操作內容和熟練程度有所不同，當然少數(shù)公司可能也不需要電腦的），一些大的公司對語言也有所要求的（普通話，英語之類的），另外就是當事人本身所具備的一些綜合素質（工作態(tài)度、思想品德、工作能力等）。

一、文員常用的軟件

　　數(shù)據處理軟件Excel2007/20

10、Word2007/2010 、WPS、文稿演示軟件PowerPoint2007/20

10、網頁制作軟件FrontPage2007/2010和壓縮工具軟件 等常用軟件。如果能有較好的文字處理、圖像處理工具熟練掌握應用當然更好。

二、文員工作職責（文員分為很多類，不同文員要求不同，以下為辦公室文員）

　　主要負責會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)，具體是：

1、接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2、負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3、負責總經理辦公室的清潔衛(wèi)生。

4、做好會議紀要。

5、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。、

6、負責傳真件的收發(fā)工作。

7、負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8、做好公司宣傳專欄的組稿。

9、按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。

10、做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。

文員主管崗位職責共2

　　綜合辦公室崗位職責

一、文件整理、后勤

1、接打電話、收發(fā)傳真、做好文件收發(fā)管理。

2、做好檔案管理，對文件分類整理、歸檔、裝訂成冊。

3、負責電腦、電話、傳真等電子用品的正常使用、如出現(xiàn)故障，應及時聯(lián)系維修人員進行維修。

4、負責經理辦公室衛(wèi)生工作，保證清潔干凈。

5、公司各項通知、文件的打印，復印；做到上傳下達。

二、詢價

1、跟各部門做好銜接、對客戶有意向的產品，及時做好詢價，并確定貨期。

2、產品價格出來后及時反饋給銷售，并做出報價單、由銷售部做好跟蹤等工作。

三、報價

1、跟銷售部門及時銜接，做好對客戶的報價工作，認真仔細做好報價單、報價方案。并通過傳真、電子郵件等將報價及時發(fā)送給客戶，并確定客戶是否收到。

2、報價單要及時分類，歸檔，做到可以隨時查看并修改。

3、對投標項目，做到認真仔細、并迅速的做出報價文件、由經理確定無誤后及時打印、裝訂成冊、密封，便于及時參加項目。

四、采購

1、跟倉庫做好銜接，保證倉庫庫存，對需要備貨的三濾、潤滑油等及時進行備貨。

2、對公司主機大修的產品，跟技術及時溝通，需要訂貨的備件簽訂確認單，由部門領導簽字后訂貨，確保不漏訂、訂錯。

3、對客戶詢價并報價的產品，客戶確定訂貨后，及時對此產品進行采購，并制作采購合同，簽字確認后交由財務付款，財務付款后及時跟蹤，確保產品及時到貨。

4、采購非標產品時，需由技術部提供具體技術參數(shù)，產品圖片。產品到貨后由技術部驗收無誤后交由倉庫入庫。

5、所有采購的產品，需對其供貨商建檔，便于之后查詢。

6、對采購產品進行比價，選擇更優(yōu)質供貨商。

五、驗收

1、采購產品到貨后，由倉庫進行驗收；驗收合格后備件及時入庫。

2、客戶定貨的產品到貨后及時通知銷售，由銷售聯(lián)系并確認送貨時間，倉庫及時打印送貨單并出庫。

3、采購產品若由廠家直接發(fā)到客戶方，應及時溝通倉庫，由倉庫入庫并出庫，做到賬務清晰。

六、及時完成上級領導交辦的其它事項。

文員主管崗位職責共3

　　一:深入了解企業(yè)各個環(huán)節(jié)的管理規(guī)定,如果有脫節(jié)或不完善的管理制度,要及時向上級領導提出改善或補救辦法,并起草書面文稿呈交上級領導審閱批示.二,文員應做好企業(yè)外部來函的接收,登記,報送,報批,復函,內部發(fā)送,傳閱,,回收以及文件起草等工作.

　　三:文件資料校對是文員工作中比較重要的一個環(huán)節(jié),文件格式書寫是否規(guī)范,文字,標點是否正確....都直接印象企業(yè)的外部形象!應特別注意校對.

　　四:負責文件資料的管理工作,可根據文件來源對文件進行編號,分類,歸檔等處理,以方便企業(yè)內部人員查找,使用.

　　五:經常對公司內部相關事務進行多方面,全方位的調查,歸納總結后,為領導提供一些真實的分析數(shù)據.

　　六:負責本部門的日常工作,包括清潔工作,外事接待,客戶聯(lián)絡,日常打印,登記臺帳,考勤統(tǒng)計,等事務.

　　文員的確可以稱為多面手甚至很多公司的文員還發(fā)放員工工資,總之,文員是一份比較復雜的工作,上面這些只是最基本的職責, 其實文員因企業(yè),公司不同,還有很多內部職責,我們在具體崗位上還需要嚴格執(zhí)行,認真對待!

　　辦公室文員工作職責

　　辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)）工作職責：

1.接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3.負責總經理辦公室的清潔衛(wèi)生。

4.做好會議紀要。

5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

6.負責傳真件的收發(fā)工作。

7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。

10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。

11.每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。

12.管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。

　　13 社會保險的投保、申領。

　　14 統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。

　　15 管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節(jié)儉。

16.接受其他臨時工作.人事文員工作職責

(1)、行政隸屬

　　上級主管：行政部經理

　　工作對象：各辦事處（區(qū)域）相關業(yè)務人員

(2)、主要職責

　　a．協(xié)助主管組織月度和季度考評，并及時完成統(tǒng)計、整理和發(fā)布工作。

　　b．負責營銷系統(tǒng)員工的薪酬計算與統(tǒng)計工作，并將考評和薪酬調整結果記入檔案。

　　c．負責營銷系統(tǒng)員工的人事檔案的日常維護工作。

　　d．協(xié)助主管解決員工考評和職位調整中發(fā)生的異議與糾紛。

　　e．辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調、獎懲和離職等具體手續(xù)。

　　f．部門經理交辦的其他事宜。

　　行政人事文員崗位職責

　　行政人事部文員在行政人事部經理領導下工作，對行政人事部經理負責。履行以下職責：

一、負責公司文字印刷、文件收發(fā)、資料整理、印章的使用和保管。

二、負責辦理員工的進廠、請假、調動、辭工離廠手續(xù)；員工檔案資料建立。

三、全面負責員工考勤工作。

四、負責員工的就醫(yī)和簡單醫(yī)療應急處理。

五、辦公、勞保、文化娛樂等用品的采購申請、質量驗收、發(fā)放、登記、管理。

六、外來客人的接待和服務。

七、外來電話、傳真的接聽（受）、記錄、傳達（送）。

八、復印機、傳真機的管理和使用。

九、公司內部其它事務性工作。

十、領導交辦的其它工作

　　行政文員在工作中應具備的條件和要求:

一、學歷：中專高中以上文化程度比較合適；

二、工作經驗：有文件管理工作經驗,有一定的交流經驗會更好；

三、應具備的知識：

1、具備文秘方面的知識工作中經常會遇到\\'秘書\\'方面的工作；

2、文件管理,文檔知識,這應該算文員基本要求了；

3、會做賬表也就是能操作辦公軟件,word,excel之類的；

四、具有強烈的責任心與團隊意識,你會經常處理公司人力,員工崗位調動等工作,沒有責任心是不行的；

　　五\\' 工作內容及方法簡述

1、負責公司各類文件及外來文件的收集、發(fā)放、存檔、借閱工作；

2、負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要；

3、負責各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計工作，實行集中統(tǒng)一管理；

4、負責各類文件檔案的入庫工作并做好統(tǒng)計；

5、負責檔案的借閱、復制和利用，根據需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認真做好使用記錄；

6、及時收集各類檔案，做好平時的立卷工作，并做好整理、修復、裝訂、編目和歸檔工作；

7、負責歸檔文件的驗收、鑒定，做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學、使用方便；

8、負責定期清查檔案，及時催討借出的檔案，做到賬物相符；

9、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實防盜、防火、防塵等安全措施，對損壞或變質的檔案，及時進行修補和復制；

10、完成部門經理臨時交辦的相關任務。

1、對文件數(shù)據的準確性負責；

2、對所保管的文件安全保密負責；對工作程序的執(zhí)行效果負責。權利有權拒絕不符合公司要求的部門或人員查閱文件 ……所謂行政,是具有一定保密制度的崗位!

　　文員的接待工作規(guī)范與職責

　　文員的接待工作,顧名思義,也就是關于接待方面的工作規(guī)范,職責,包括對來訪者的一些基本情況進行登記,接洽來訪工作等.要求態(tài)度熱情,主動問好,問清來訪意圖,并迅速做出判斷,給予恰當安排.工作地點不同的文員可能根據工作內容有一些區(qū)別,按照精細分工,我們下面分別介紹在前臺和在辦公室工作的文員如何進行接待工作

　　一;負責前臺的清潔工作.

　　二:熱情接待來訪者,做到主動,熱情.大方,平等禮貌的對待每一位來客.

　　三:看到客人,必須起身,然后問候,并點頭微笑.

　　四:如果是事先預約的客人,要確認一下:您是xxx先生嗎?并帶其到接待室.

　　五:如果同時還有別的客人訪問其他負責人時,要代為接待,引見.

　　六:如果是沒有約好而老訪的客人.要問清客人姓名,公司,及來訪意圖等,再詢問上級是否接見.如果同意才能進入接待室!

　　七:負責報刊,信件,郵件的收發(fā)與保管.

　　八:負責下班后前臺電源的關閉和正門關閉.

　　九:檢查辦公設備,發(fā)現(xiàn)故障后及時報修.

　　十:領導接待重要客人時,要根據服務規(guī)范要求,做好各項工作,不得馬虎!

　　十一:要有強烈的責任心,不得隨意離崗,要勤觀察,掌握接見狀況,及時配合領導的接待工作.

　　十二:嚴格執(zhí)行安全保密制度,不得隨意讓他人進入接待室!

　　十三:負責各類文件資料的打印,復印.整理資料,文件.

　　十四:負責收發(fā)各類傳真,信函,郵件等

　　以上這些可以適用于大多數(shù)不同崗位文員的接待工作,大家可具體看情況而選擇.

　　采購文員工作職責

(1)請購單、驗收單之登記。

(2)訂購單與合約的登記。

(3)交貨記錄及跟蹤。

(4)供應商來訪的安排與接待。

(5)采購費用的統(tǒng)一申請與報支。

(6)進出口商品文件及手續(xù)之申請。

(7)電腦作業(yè)與檔案管理。

(8)承辦保險、公證事宜。

　　文員的工作權限

　　文員工作中要注意自己的權限范圍!除了處理企業(yè)行政事務或接受上司授權處理有關業(yè)務或事務之外主要要明白以下幾點:

　　一:不能代表上司做決策,否則就是越權!

　　二:不能代表上司發(fā)號指令,否則會令上司反感,這也是一種對領導不尊重的行為!

　　三:不能在過做時間處理自己的私人問題,這是一個起碼的公司規(guī)范,任何公司都是不允許的!

　　以上只是幾個大概的主要方面,作為文員最值得注意的是\\\"越位行為\\\" 越位主要表現(xiàn)在幾個方面:

　　1:決策越位:

　　文員只能 \\\"謀\\\"而不能\\'斷\\' 有的文員混淆了決策和輔助決策的內容,擅做主張,按照自己的想法去處理重大問題!,有可能造成比較嚴重的失誤!即使僥幸沒有出什么問題也是不值得提倡的,記住了,你的領導才是決策者,你只能提供參考!

　　2:表態(tài)越位:

　　表態(tài):是表面對一件事情可行的肯定答復,但是表態(tài)是需要一定的身份的作為文員,你必須要在有領導授權的情況下才有發(fā)言權,否則你的態(tài)度只能代表你自己而已!

　　3: 工作越位:領導和文員都有自己的職責范圍,該由領導去完成的工作盡量讓領導去做,作為文員,你可以提供最全面的協(xié)助,千萬不要為了給領導留下工作積極,表現(xiàn)能力,或者認為自己甚至比領導還能干,這是典型的出風頭....不可取!

　　4:社交越位:

　　文員經常會陪同領導參加一些社交活動,應該注意的是盡量突出領導的地位,自己哪怕是口才超越領導也要退居二線,因為你是文員,場面上的應酬你能應付,一旦具體到公司具體事務以后,你就會發(fā)現(xiàn)自己仍然需要請示身邊被你冷落的領導! 這會讓場面變得很糟糕,也會讓自己在領導眼里成為一個不懂得尊重自己的人!

　　文員工作中要注意自己的權限范圍!除了處理企業(yè)行政事務或接受上司授權處理有關業(yè)務或事務之外主要要明白以下幾點:

　　前臺文員工作職責

1.負責前臺服務熱線的接聽和電話轉接，做好來電咨詢工作，重要事項認真記錄并傳達給相關人員，不遺漏、延誤；

2.負責來訪客戶的接待、基本咨詢和引見，嚴格執(zhí)行公司的接待服務規(guī)范，保持良好的禮節(jié)禮貌；

3.對客戶的投訴電話，及時填寫登記表，并于第一時間傳達到客戶服務團隊，定期將客戶投訴記錄匯總給副總經理；

4.負責公司前臺或咨詢接待室的衛(wèi)生清潔及桌椅擺放，并保持整潔干凈；

5.接受行政經理工作安排并協(xié)助人事文員作好行政部其他工作；

　　認真執(zhí)行目標卡的管理規(guī)定，完成本部門分配的工作和任務。

　　前臺文員服務規(guī)范

　　造訪：

　　客戶或來訪者進門，前臺馬上起身接待，并致以問候或歡迎辭。如站著則先于客人問話而致以問候或歡迎辭。

　　單個人問候標準語如下：

“先生，您好！”或“先生，早上好！”

“小姐，您好！”或“小姐，早上好！”

“您好！歡迎來到xx公司。”

　　來者是二人，標準問候語則為：

“二位先生好！”

“二位小姐好”

“先生、小姐，你們好！”

　　來者為三人以上，標準問候語則為：

“各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好”

“大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！”

　　對已知道客戶或來訪者姓名的，標準問候語如下：

“x先生好！”

“x小姐好！”

　　對已是第二次或二次以上來公司的客戶、來訪者，在沿用“單個人問候標準語”并看到客戶點頭或聽到客戶跟說“你好”之后，還可選用如下標準問候語：

“先生，我記得您前不久(以前)來過我們公司，今天光臨，再次表示歡迎！”

　　a)引導客戶或來訪者到咨詢廳就座，遞上茶水，送上公司營銷宣傳資料；

　　b)當場解答或電話通知相關業(yè)務接待人員出現(xiàn)，介紹時先介紹主人，后介紹客人；

　　c)引領客戶或來訪者接觸相關人員，行走時走在客戶或來訪者側前位置，并隨時用手示意。途中與同事相遇，點頭行禮，表示致意；

　　d)進入房間，要先輕輕敲門，聽到回應再進。進入后，回手關門；

　　e)介紹雙方，退出。如相關人員抽不開身回應，則安撫客戶或來訪者稍等，退出。

　　當值前臺為女性，著職業(yè)套裝，化淡妝。男性，則著西裝，打領帶。

　　禁忌：頭發(fā)臟且蓬亂；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿襪；口腔不衛(wèi)生。

　　電話：

　　1．聽到鈴響，至少在第三聲鈴響前拿起話筒；

　　2．聽話時先問候，并自報公司、部門。標準語如下：

“您好，xx公司！”或“您好，這里是xx公司！”

　　對方講述時留心聽并記下要點，未聽清時，及時告訴對方。隨后根據對方的初次問話，迅速判斷出他有何需求？作出標準回話。

　　咨詢家裝業(yè)務：先生(小姐)，關于這方面情況(家裝咨詢)，讓我們公司客戶顧問x先生為您服務吧，他可以全面、專業(yè)地解釋您所想了解的問題，我把電話轉過去，請稍等。

　　聯(lián)系業(yè)務：與本公司關聯(lián)的業(yè)務則轉接相關部門相關人員；無關聯(lián)業(yè)務，則直接回答：先生(小姐)，我們公司現(xiàn)在沒有這方面需要，請您聯(lián)系其他公司吧，謝謝！

　　找人：先生(小姐)，您找的x先生(小姐)名字叫什么？您跟他(她)預約了嗎？請您稍等。(然后接通本公司x先生的電話，詢問轉接與否。)

　　不指明的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上把電話轉給能處理的人，在轉交前，應先把對方所談內容簡明扼要地告訴接話人；

　　通話簡明扼要，不應長時間占線。

　　結束時應說“謝謝！”，禮貌道別，待對方切斷電話，再放下聽筒。

　　商務文員工作職責與流程

　　文員隨從事務的類型很多，諸如隨領導進行商務調查研究、隨領導出席會議、談判、商務出訪（出縣、出省、出國）。隨從事務，往往內容不同，時間有短長，但其工作程序都大致雷同。以隨從領導出訪為例，其工作程序大致可分為三個階段：

1、準備階段

　　當領導確定出訪后，文員要在出發(fā)前做好充分的準備工作，包括思想、組織、物質和資料等方面的準備工作。

（1）思想準備。文員要了解商務出訪的意圖、目的；出訪的內容和重點；邀請單位和對象；參加出訪的有關人員；出訪的大致日程安排；希望邀請單位做哪些準備工作等。

（2）組織準備。文員要做到：根據領導指示擬制出訪方案；通知有關部門確定參加出訪的隨從人員名單，并進行編組和分工；組織所有人員參加預備會，聽取領導關于預備工作的指示，學習有關文件，布置具體任務；印發(fā)出訪方案和日程安排；與邀請單位聯(lián)系，使其有所準備。

（3）資料準備。文員要收集：邀請單位的歷史沿革，領導班子，當前工作發(fā)表及評價的資料；同出訪工作相關的領導指示政策，法規(guī)性文件；同出訪中心內容相關的理論和典型經驗方面的資料；出訪地區(qū)有關地理、氣候、交通情況以及風土人情方面的資料。

（4）物質準備。文員要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費以及照相機、收錄機等文化用品。

2、出訪階段

（1）做好組織安排。領導商務出訪免不了有察看商品生產現(xiàn)場，召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從文員為之安排好時間、地點和有關人員。無論哪種活動，隨從文員都要做好記錄，以便事后分析、研究。

　　文員看到、聽到的情況要及時、準確地向領導匯報。

（2）主動提出建議。在出訪階段，隨從文員如發(fā)現(xiàn)問題，應主動向領導提出如何處理的建議。

（3）及時同企業(yè)聯(lián)系。在領導出訪期間，文員要同原企業(yè)及時溝通信息。如將外出領導的活動情況及時用通訊工具告知企業(yè)，使企業(yè)留守領導者掌握外出領導的狀態(tài)。同時也要從企業(yè)內部獲取信息，使外出領導及時了解領導的重要指示，以及原企業(yè)的工作動向，保證領導信息靈通，以利實施不間斷的指揮。

（4）處理好日常事務。隨從文員要主動處理日常的事務工作。在組織安排中碰到人事、時間、地點等方面的矛盾，要主動協(xié)調，盡量做好事半功倍，提高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。

3、結束階段

　　隨從文員要做好出訪活動的善后工作，這個階段主要有：

（1）做好返程安排。聯(lián)系安排好返程的交通工具，預定好車、船、機票，安排好途中食宿，確保領導的安全。

（2）整理調查資料?；仄髽I(yè)后，要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條，提出改進工作、解決問題的建議。

（3）抓緊有關問題的落實。在出訪時，領導答應辦的事，回企業(yè)后文員要及時通知、督促有關部門抓好落實，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。

（4）報銷差旅費。隨從文員要協(xié)助領導結算開支、報銷差旅費、償還預借款。

（5）回顧總結。隨從文員工作要對自己跟隨領導出訪期間的工作進行回顧總結，主動征求領導的批評、幫助，這對文員自身的提高不失為一種有效的辦法。

　　文員在整個跟隨領導外出活動期間要時刻注意維護領導的威信，執(zhí)行政策，遵守紀律，謙虛謹慎，平易近人，為領導、也為文員自身樹立良好的形象。

　　外貿跟單員的職責

　　跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務流程運作過程中，以客戶定單為依據，跟蹤產品（服務）運作流向并督促定單落實的專業(yè)人員，是各企業(yè)開展各項業(yè)務，特別是外貿業(yè)務的基礎性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷、物流管理、生產管理、單證與報關等綜合知識。

　　國際商務單證員處理的是國際間的商品買賣過程中的單證制作、驗審等工作（解決單證從無到有的過程）。他的工作范圍是包括收證、審證、制單、審單、交單、歸檔等一系列業(yè)務活動。

　　外銷員是指在具有進出口經營權的企業(yè)從事進出口貿易工作的專業(yè)人員，主要工作內容有從事國際貿易交流活動、外貿立項、談判、合同的制作、簽定、執(zhí)行等。

　　報關員的主要工作就是根據國家的法律法規(guī)、海關的辦事程序判斷某些貨物需要何種手續(xù)并準備相關文件，按要求制作報關單等并向海關申報，還要配合海關查驗、繳納相關稅費等。他的工作的主要目的是為了能讓貨物順利出口，而單證員的工作則是為了制作符合信用證，合同規(guī)定的單證，實現(xiàn)順利結匯、收匯。

　　生產跟單員職責

一、首先是從板單跟起

　　1接到hk客人板單先對進行文字處理，翻譯成中文。

　　2進行逐項檢查板單，看清楚客人要求：a.首先是主料，如面料的品種、紗支、組織、克重、顏色，弄清楚是否有特別要求，比如磨毛、絲光，防靜電、防皺等處理；然后注明要求下單給布廠訂板布（或者提供面料小樣給布廠分析組織成分要對方報價提供板布） b.看需要何種輔料，包括底面縫紉線、拉鏈（是否特指，如ykk）、紐扣、雞眼、人字帶、花邊、丈巾、羅紋、主標、水洗標、吊牌、裝飾牌等。整理清楚查尋本廠是否有倉存物料可用，如沒有速下單訂購。

3.根據客戶板單要求，研究是否有不合理的地方，著重看一下有無特殊要求，如有指示不明的地方要及時和客戶溝通，如客戶無特別要求則可按照常規(guī)操作自行設計工藝和制作要求，制定自己的工藝單。

4.工藝單要注明面輔料要求，洗水方式，用線要求，縫制要求，印、繡花及其它處理，交板日期等，（如果客戶板單中對印、繡花方面沒有詳細的資料和明確指示，僅僅是要求有繡花或印花，但效果要好，那么跟單員就要揣測客戶的心態(tài)，自己主動去創(chuàng)新設計一些東西，聯(lián)系印花和繡花廠盡快出樣供客戶選擇批核）。

5.完整的樣板工藝生產通知單+齊全的面輔料交給樣板房起頭板

6.板房做好樣衣后交給跟單員安排洗水，跟單員查看樣衣符合各項要求后交給聯(lián)系好的洗水廠并交代清楚洗水要求。如果有特別要求的要事先車好褲筒確認洗水ok后才可以洗樣衣。洗水回來由跟單員檢查核對符合要求后交給板房做后整，（如不合要求需要再返洗或重新做板）。

7.板房整理好樣衣檢查輔料齊全，尺寸無誤后交給跟單員。跟單員要自己在檢查核對（并做好度尺記錄）無誤寄給客人。

二、送樣 跟進核價

1.跟單員寄出樣板同時要安排進行核價，并填寫核價單，在填寫核價單時一定要認真，清晰、力求準確（核價單資料后附）包括面料、紗支、克重、幅寬，用量，單價，印、繡花價格和各種物料價格和用量；加工費，洗水費，出貨運輸文件費，以及利潤等一覽表。

2.核實板單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關面料生產的

　　產難易度，主要是與布廠同事溝通，落實確定后明確面料價格資料，方便用料的價格核算。由裁床核算樣板用量或者跟單員自己核算。

　　3跟單員要對輔料情況（特別是有些客戶對輔料指定供應廠家的，要對輔料的價格進一步落實好，以免以后大貨投產后出現(xiàn)價格上的差異）進行詳細了解，要廣泛尋求輔料供應商進行尋價，避免報價失誤，造成不必要的損失。

　　4跟單員提供板單及樣衣給生產部對照，進行生產量及加工費的計算和報價。

5.有關洗水印花（繡花）問題的價格問題一定要在做板時就和各加工廠確認談好價格，避免落單后做貨價格有出入。

6.匯總資料，核算價格。如果客戶有特殊要求的時候，一定要有明確指示，如面料有特殊要求或牽扯到面料檢測及成衣檢測、跟單員一定要特別注意，還有輔料比較奇特的（比如需要起模的），印、繡花，洗水價格等。所有這一切,都必須詳細準確的寫到核價資料里,以備后查.跟單員的職責

　　跟單員的職責1:跟單員是業(yè)務員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進行業(yè)務開拓，對準客戶實施推銷跟進，以達成訂單為目標，既進行業(yè)務跟單。因此，跟單員要：

（1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。

（2）設定目標：主要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。

（3）傳播信息：將企業(yè)產品的信息傳播出去.from

（4）推銷產品：主動與客戶接洽，展示產品，為獲取訂單為目的。

（5）提供服務：產品的售后服務，及對客戶的服務。

（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。

（7）分配產品：產品短缺時先分配給主要客戶。

　　跟單員的職責2:跟單員是業(yè)務助理；跟單員在許多時候扮演業(yè)務經理助理的角色，他們協(xié)助業(yè)務經理接待，管理，跟進客戶，因此跟單員要：

（1）函電的回復：

（2）計算報價單

（3）驗簽訂單

（4）填對帳表

（5）目錄，樣品的寄送與登記

（6）客戶檔案的管理

（7）客戶來訪接待

（8）主管交辦事項的處理

（9）與相關部門的業(yè)務聯(lián)系

　　跟單員的職責3:跟單員是協(xié)調員：跟單員對客戶所訂產品的交貨進行跟蹤，即進行生產跟蹤。跟蹤的要點是生產進度，貨物報關，裝運等。因此，在小企業(yè)中，跟單員身兼數(shù)職，既是內勤員，又是生產計劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè)務部門向生產制造部門催單要貨，跟蹤出貨。

　　跟內單的流程

　　跟單除了專業(yè)技術之外，還有的就是要注意和工廠的關系處理，這是一個很重要的關鍵。

　　跟單的步驟包括：產前樣的確認，船樣的確認，生產中工廠和公司之間的銜接溝通，原料的質量鑒定，生產技術，產品包裝方式，交期的跟催和跟進，等等，總之包括生產的全過程。

　　還有的一種跟單是業(yè)務跟單，多為外貿公司，對技術的知識要求不是太高，主要是負責生產工廠和客人的聯(lián)系，并安排出貨方式和船期，付款等。當然對于面料（服裝）的質量也相當重要。

　　跟內單的大致流程如下：從客戶下單到簽定完合同，根據排料室提供的排版圖進行前期的面料準備工作，同時可著手下投產資料單給各個部門（包括計劃辦、品質部、技術部、采購部）。面料到廠后可根據工廠的實際情況到車間跟蹤一下生產進度，以便更好的與客人溝通，并及時讓客人了解工廠的大貨操作情況，以備在出現(xiàn)特殊情況下（如交期不及時、不能按時交貨等）讓客人在第一時間得到消息，避免出現(xiàn)客人提前訂好船期或空運，因退倉不及時而給工廠造成不必要的損失。

　　外貿跟單文員詳細工作職責與流程

　　外貿跟單員實際上已經可以稱為\\\"高級文員了\\\"相對薪資比較豐厚,但是要求也相當高,希望大家能不斷充實自己!挑戰(zhàn)自己!

1、“要做老板，先做業(yè)務員；要做總經理，先做跟單員。”如果你想學管理，最好的就是從跟單員開始。毫不夸張的講：“在一個工廠里，相對而言，除跟單員外，幾乎所有的工作都是執(zhí)行性質的，唯跟單員工作是計劃性、管理性的。-------奇怪嗎？不奇怪。一個工廠所有的工作都是以客戶和訂單為中心去展開，作為站在‘訂單的高度上’去工作的跟單員，當然就沒有誰比他更抽象、更有管理性了?。　?/p>

2、跟單員的工作其實真的很重要：

　　a．面對客戶、面對訂單開展工作的跟單員，在當今社會競爭日益激烈的市場經濟環(huán)境下，重要性不斷突顯出來，在很多公司，跟單員成了老板們的“特別助理”

　　b．跟單員是企業(yè)與市場、業(yè)務員與客戶之間聯(lián)系的紐帶

　　c．隨著商品市場的多樣化、小批量化以及節(jié)奏的加快，跟單員工作質量的好壞直接影響公司的服務品質和企業(yè)形象

　　d．跟單員工作是一項非常“綜合性”和“邊緣性”的“學科” ：對外要有業(yè)務員的素質，對內要有生產管理的能力。

　　e．作為一個企業(yè)的接單、跟單、出貨的窗口，跟單員不了解工廠生產環(huán)節(jié)的運作情況，那是難以想象的

　　f．在訂單的生產來說，執(zhí)行者是生產部門，跟單員對客戶負責而追求的交期達成率就幾乎“掌握在” 生產部門的手里了。于是，溝通、跟催等能力就特別致命。這是跟單員工作的挑戰(zhàn)性所在。

　　g．有些時候，跟單員是業(yè)務經理的助理；有些時候，跟單員是業(yè)務部門所有業(yè)務人員的助理；有些時候，跟單員是老板的助理；更多的時候，跟單員是客戶的助理。

3、跟單員這個崗位是對傳統(tǒng)組織架構的一種超越：它可能掛在業(yè)務部 ，也可能掛在總經理室或廠長室，但它的工作卻是跨部門的，它似乎要去“指揮”很多部門。------于是它不只是對傳統(tǒng)組織形式的一種超越，同時更是對傳統(tǒng)“官本位” 組織作風的一種超越。是的，可以不必夸張的說：自從有了跟單員這個崗位，中國企業(yè)的管理似乎也上了一個新的臺階。

（1）一個企業(yè)之存在，一個企業(yè)之生存與發(fā)展，都是以訂單為主線條的，作為訂單的跟進者，跟單員的工作跨越了一個企業(yè)運作體系的每一個環(huán)節(jié)！中國文員

（2）站在訂單和客戶要求的角度，跟單員的“官”雖然小，但是，“權力”卻大著呢！----問題的關鍵只在于，你是否能把它用好。

（3）跟單員的“權力”是做事做出來的：事是別人在做，而你又不是別人的頂頭上司，于是，你的溝通技巧、借力使力、四兩搏千斤的能力和手法就特別重要！

（4）一個公司的客戶資料，對公司里的很多人都會保密，但是不可能對跟單員保密---事實上，跟單員每日都在經手著公司的客戶資料。于是：一方面要求跟單員對公司忠誠，另一方面，老板、總經理們對跟單員自然會“疼愛有加”！

（5）在企業(yè)管理來講，跟單員前途無量！企業(yè)以訂單為主線，生產以客戶為中心，管理則以跟單為核心，作為一名跟單員---面對客戶、面對訂單開展工作的跟單員，在當今社會競爭日益激烈的市場經濟環(huán)境下，重要性不斷突顯出來，在很多公司，跟單員成了老板們的“特別助理”

（1）隨著商品市場的多樣化、小批量化以及節(jié)奏的加快，跟單員工作質量的好壞直接影響公司的服務品質和企業(yè)形象

（2）跟單員工作是一項非常“綜合性”和“邊緣性”的“學科”：對外要有業(yè)務員的素質，對內要有生產管理的能力。

（3）作為一個企業(yè)的接單、跟單、出貨的窗口，跟單員不了解工廠生產環(huán)節(jié)的運作情況，那是難以想象的

（4）在訂單的生產來說，執(zhí)行者是生產部門，跟單員對客戶負責而追求的交期達成率就幾乎“掌握在” 生產部門的手里了。于是，溝通、跟催等能力就特別致命。這是跟單員工作的挑戰(zhàn)性所在。

（5）有些時候，跟單員是業(yè)務經理的助理；有些時候，跟單員是業(yè)務部門所有業(yè)務人員的助理；有些時候，跟單員是老板的助理；更多的時候，跟單員是客戶的助理。

（6）跟單員工作的管理性：如果你想學管理，最好的就是從跟單員開始。毫不夸張的講：“在一個工廠里，相對而言，除跟單員外，幾乎所有的工作都是執(zhí)行性質的，唯跟單員工作是計劃性、管理性的。-------奇怪嗎？不奇怪。一個工廠所有的工作都是以客戶和訂單為中心去展開，作為站在‘訂單的高度上’去工作的跟單員，當然就沒有誰比他更抽象、更有管理性了?。　?/p>

（7）跟單員這個崗位是對傳統(tǒng)組織架構的一種超越：它可能掛在業(yè)務部，也可能掛在總經理室或廠長室，但它的工作卻是跨部門的，它似乎要去“指揮”很多部門。------于是它不只是對傳統(tǒng)組織形式的一種超越，同時更是對傳統(tǒng)“官本位” 組織作風的一種超越。是的，可以不必夸張的說：自從有了跟單員這個崗位，中國企業(yè)的管理似乎也上了一個新的臺階。

　　生產跟單流程

　　生產跟單總的流程

1.下達生產通知書。

　　跟單員接到客戶訂單后，應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。

2.分析生產能力

　　生產通知單下達后，要分析企業(yè)的生產能力。能否按期，按質地交貨。如不能應采取什么措施？要不要外包？

3.制定生產計劃：

　　生產計劃的制定及實施關系著生產管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時轉化為生產通知單。

4.跟蹤生產進度

（1）生產進度控制流程；

（2）生產進度控制作業(yè)程序；

（3）生產進度控制重點；

　　a．實際進度與計劃進度發(fā)生差異，要找原因。通常有下列原因：

　　1．原計劃錯誤；

　　2．機器設備有故障；

　　3．材料沒跟上；

　　4．不良率和報廢率過高；

　　5．臨時工作或特急訂單的影響；

　　6．前制程延誤的累積；

文員主管崗位職責共4

1.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

2.社保稽核工作，包括日常人員的增減等相關手續(xù)的辦理。

3.負責總經理辦公室的清潔衛(wèi)生及廠區(qū)衛(wèi)生的管理。

4.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

5.負責傳真件的收發(fā)工作。

6.負責辦公室辦公用品的采購與發(fā)放

7.負責公司制度文件的文字審核，打印、分發(fā)、歸檔工作。

8.食堂菜價的核實確認及相關報表的管理工作

9.對文件傳遞、印制、發(fā)放違反程序，導致的運行、丟失、失密、泄密等負責。

10.負責外來人員的接待與服務工作。

11.統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。

12.負責有關會議準備工作，做好會務記錄及會議資料收集整理工作，并歸檔。

13.負責固定資產的管理與日常的養(yǎng)護及維修。

14.完成領導交辦的其他工作。

文員主管崗位職責共5

? 行政文員工作職責

1、協(xié)助經理對人員的招聘。（按招聘流程）

2、新進人員的入廠和離職人員的手續(xù)之辦理。

3、協(xié)助主管對新進人員的培訓之準備與后序工作。

4、人員檔案的建立與管制。（電腦化）

5、對試用人員之試工與考核調查。

6、負責人事異動工作。（轉正/升職/調動/降職等手續(xù)之辦理）

7、獎懲手續(xù)之辦理。

8、對各類資料進行簽收，整理并分類歸檔。（程序文件/內部聯(lián)絡/外部聯(lián)絡/會議資料/各類培訓資料/考勤資料/獎懲資料/人事異動資料等分類整理）

9、每日/月對職員工的考勤工作。（每日/月之考勤日報表/每月人力流動統(tǒng)計表/請假、放假手續(xù)辦理/平時查卡、監(jiān)卡/加班申請手續(xù)等）

10、月底對相關報表的整理并交于總經理或總公司。

11、職員工勞動合同／暫住證及各類保險之辦理。

12、完成經理臨時交付的任務

　　行政文員的主要工作是：

13、協(xié)助公司的各項規(guī)章制度和維護工作秩序；

14、負責公司員工的考勤管理；

15、負責公司全體員工的后勤保障工作，包括發(fā)放辦公用品、印制名片、定水、定票、復印、郵寄等事務；

16、負責接待來賓，接聽或轉接外部電話

17、負責與工作內容相關的各類文件的歸檔管理；

18、負責例會的會議記錄等

19、完成上級安排的其他工作任務。

20、接聽前臺電話。做好登記，記錄每一個電話都要認真記錄。

21、接待好來公司拜訪的客戶

22、在接待上門拜訪客戶時做好客戶登記，多詢問顧客的使用情況及周圍朋友有無在使用同類產品，留下客戶的重要信息資料。

23、來公司洽談業(yè)務的客戶先讓客戶做下喝杯水再來通知此項目的相關負責人洽談相關業(yè)務。

24、一次性接待顧客三個以上時可以叫其他人員幫忙接待上門客戶。

25、認真接待每一位顧客，做好公司的形象窗口。

26、公司有員工調動是及時出示調動通并及時更改公司的通訊錄。