下面是范文網(wǎng)小編收集的前臺接待管理制度7篇(前臺接待細則),以供參閱。

前臺接待管理制度1
項目管理處前臺接待員職責
1、負責各項酒店式物管拓展服務中心的具體操作執(zhí)行。
2、負責接待業(yè)主來電來訪,填寫《與顧客溝通記錄》并傳達給各部門相關人員,跟蹤落實相關事宜,將信息及時反饋給業(yè)主/物業(yè)使用人。
3、負責做好服務中心值班記錄交接記錄,做好來訪業(yè)主的投訴及建議記錄,并按公司規(guī)定及時做好回訪記錄。
4、負責業(yè)主物品搬進搬出放行條辦理。
5、負責辦理車位手續(xù)。
6、負責裝修申請及裝修出入證的辦理。
7、負責節(jié)假日期間協(xié)助財務收取管理費。
8、負責小區(qū)住戶專車中??ǔ渲怠?/p>
9、完成領導交辦的'其它工作。
前臺接待管理制度2
管理處前臺接待工作崗位職責
1)負責對業(yè)主辦理收樓、裝修、出租登記、過戶登記等各種手續(xù),及時更新業(yè)戶資料,并第一時間傳達各大堂。
2)負責接聽服務電話,及時反映給予相關部門。
3)負責前臺的內(nèi)務整理。
4)控制外來人員進入辦公區(qū)域。
5)負責管理處的客服接待、辦公接待及其他一些會務接待。高中以上文化,品行端正,工作認真負責,具有禮儀接待知識及協(xié)調(diào)能力。
前臺接待管理制度3
寫字樓管理處前臺接待工作職責:
1、保持良好的儀表儀容,著裝整潔大方,保持工作環(huán)境衛(wèi)生清潔;
2、前臺接待員為客人提供熱情、耐心、周到的接待服務;
3、熟悉樓宇的各項設施及主要功能,回答客戶問詢、受理和處理客戶投訴;
4、值崗人員必須認真填寫值班日志;熟悉樓宇內(nèi)各公司的'電話號碼,掌握各樓層公司情況及主要經(jīng)營內(nèi)容,以便接待好訪客;
5、做好大型活動的協(xié)調(diào)與配合工作。
前臺接待管理制度4
一、目的
公司前臺作為公司涉外窗口,經(jīng)常與客戶接觸,具有較重大的責任,前臺接待直接代表企業(yè)形象和服務質(zhì)量,因此,公司的前臺接待必須嚴格遵守接待工作規(guī)范。反之,則會給公司形象造成嚴重的不良影響。為提升公司的外在形象和服務水平,統(tǒng)一規(guī)范前臺文員的工作秩序和員工行為及業(yè)務操作程序,特制定接待工作規(guī)范細則,對接待工作進行細化、具體化。
二、前臺接待的工作職責
1、負責前臺電話的接聽和轉(zhuǎn)接,做好來電咨詢工作,重要事項認真記錄并傳達給相關人員;不遺漏、不延誤。
2、對來訪客人做好接待、登記、引導工作,及時通知被訪人員。對無關人員、上門推銷和無理取鬧者應拒之門外。
3、保持公司清潔衛(wèi)生,展示公司良好形象。
4、監(jiān)督員工每日考勤情況。
5、負責公司快遞、信件、包裹的收發(fā)工作。
6、負責辦公用品的盤點工作,做好登記存檔。并對辦公用品的領用、發(fā)放、出入庫做好登記。
7、不定時檢查辦公用品庫存,及時做好后勤保障工作。
8、負責每月統(tǒng)計公司員工的考勤情況,考勤資料存檔。
9、負責復印、傳真和打印等設備的使用與管理工作,合理使用,降低材料消耗。
10、負責整理、分類、保管公司常用表格并依據(jù)實際使用情況進行增補。
11、做好會前準備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作。
12、做好材料收集、檔案管理等工作。
13、員工通訊地址和電話簿的更新和管理。
14、辦公環(huán)境及辦公室綠色植物的保養(yǎng)與管理。
15、協(xié)助上級完成公司行政事務工作及部門內(nèi)部日常事務工作。
16、協(xié)助上級進行內(nèi)務、安全管理,為其他部門提供及時有效的行政服務。
17、協(xié)助綜合部主任做好公司各部門之間的協(xié)調(diào)工作,積極完成上級交辦的臨時事務。
三、日常工作要求
1前臺接待人員應該遵守更加嚴格的作息時間,平時要在正常工作時間提前20分鐘到崗,推遲20分鐘下班。
2、前臺接待人員在見到入門的領導、同事、賓客后須微笑打招呼問好(早)。
3、工作時間內(nèi)嚴禁脫崗、串崗、提前離崗等行為,前臺接待人員工作的特殊性決定了其離座不應該太久,一般不能超過10分鐘。如工作中因公務需暫離工作崗位時,需及時通知辦公室人員替崗,并交待清楚。
4、保持前臺工作區(qū)清潔、整齊,維持前臺工作秩序,不瀏覽與工作不相干的網(wǎng)頁、不聊天、不吃零食、不大聲喧嘩。
5、嚴格落實《員工日常行為規(guī)范》,儀表儀容要求整潔、端莊做到服裝整潔、規(guī)范,言行舉止溫和、謙恭,使用文明用語,坐姿端正,站姿挺立。
6、不得翹二郎腿,不得用手支著下巴或做其他不雅的動作,要時刻注意塑造良好的職業(yè)形象。
7、臺人員不應使用前臺電話撥打或接聽私人電話,如接聽私人電話,應盡可能快的'結(jié)束通話。
8、辦公桌面不得堆放與工作無關的私人物品,如私人照片、化妝鏡、藥品等,隨時保持前臺桌面的干凈整齊。
9、隨時整理各種文件、報紙、雜志等物品,按部門及物品種類進行分類,物品柜中公私物品要分類放置。
10、要熱情、大方、活潑、自然,有問有答、待人禮貌,能辦理的事項明確答復,對不能辦理的說明理由,并婉言拒絕。
四、儀容儀態(tài)規(guī)范:
?。ㄒ唬﹥x容禮儀
前臺人員應著職業(yè)套裝和正裝,同時保持個人清潔衛(wèi)生:頭發(fā)梳理整齊,以盤發(fā)為主,不帶復雜的首飾;面部保持清潔,不化濃妝,唇部潤澤,口氣清新;手部干凈,不留長指甲,指甲修剪整齊,不涂抹鮮艷指甲油;可以使用清新、淡雅的香水。更重要的是,應禮貌用語并保持開朗心態(tài),在接待過程中始終面帶笑容,這樣更加有利于與人交往,給來訪客人留下良好印象。
?。ǘ﹥x態(tài)禮儀
1、站姿
應體現(xiàn)出柔和輕盈,抬頭挺胸,重心自然落于腳中間,肩膀放松,丁字步站立。談話時,要面對對方,保持一定的距離。盡量保持身體的挺直,不可歪斜。手中也不要玩弄物品,那樣顯的心不在焉,是不禮貌的行為。
基本要領:
①兩腳跟相靠,腳尖分開45度至60度;
?、趦赏炔n立直,身體重心放在兩腳上;
?、垩惩Π?;
?、苁崭雇π?、抬頭、脖頸挺直;
?、菽肯蚯捌揭?,微笑,微收下頜。
2、目光
接待來賓少不了目光接觸,正確的運用目光傳達信息,可以有效地塑造專業(yè)形象。談話時目光應保持平視,談話中應用眼睛輕松柔和地注視對方的眼睛,同時配以微笑。
3、微笑
微笑要不露牙齒,嘴角的兩端略起,發(fā)自內(nèi)心,自然坦誠,切不可假笑。
4、手勢
通過手勢,可以表達介紹、引領、請、再見等等多種含義。手勢一定要柔和,不能拖泥帶水。在領路和指引方向時要注意手指自然并攏,掌心向上,以肘關節(jié)為支點,指示目標,不能以食指來指指點點。
五、語言規(guī)范
1、敬語
前臺接待是比較正式的場合,應盡量使用敬語。主要包括:您、請、貴方、閣下、請多指教、包涵、請稍等。
2、服務中的基本用語
①問候招呼時:早上好、您好;
②感謝時:謝謝、十分感謝;
?、矍敢鈺r:對不起、請原諒;
?、芙邮芊愿罆r:是的、明白了、清楚了;
?、莶荒芰⒓唇哟龝r:請稍等一下;
?、迣Υ缘鹊目腿舜蛘泻簦簩Σ黄?、讓您久等了;
?、邞饡r:沒關系、不客氣、是我應該做的;
⑧推托時:很遺憾、不能幫您的忙、謝謝好意;
?、崴涂蜁r:再見,您走好。
六、行為規(guī)范
1、整理好個人儀容儀表,并佩戴好工號牌方可進入工作區(qū)域。
2、進入公司辦公場所的來訪者,要用禮貌用語說:“您好,請問什么事情嗎”然后,叫他請坐,幫他聯(lián)系要找的人。進行招呼、接待、登記、導引,并請訪客入座。請示相關領導后引入相關區(qū)域,在一分鐘內(nèi)端上茶水,并負責加水、更新煙缸,訪客離去后,三分鐘內(nèi)清洗好煙缸、茶杯。
3、本著平等相迎原則,不要衣帽看人。保守公司機密,嚴禁在采訪者面前討論公司事務,索要禮物禮品。
4、負責公司電話總機的接線工作。拿起電話要說:“喂,您好,XX公司”對來往電話聲音清晰、態(tài)度和藹,恰當使用禮貌用語;對未能聯(lián)絡上的記錄在案并及時轉(zhuǎn)告;對緊急電話設法接通,未通者速報領導處理;具有良好的溝通能力、協(xié)調(diào)能力,及較強的保密意識。
5、收發(fā)公司傳真、復印、熟習前臺電話公司各分機號碼,傳真信息必須在五分鐘內(nèi)送達相關人員。
七、日常接待
?。ㄒ唬?、接待不明確來訪者
1、接待來訪者:接待不明目的的來訪者,先問清對方來訪原因,根據(jù)原因來看來者是否是無關人員,還是需要找公司相關人員再進行接待。
2、接待咨詢者,若有咨詢者來訪,應及時和綜合部相關工作人員來協(xié)助接待。
3、接聽轉(zhuǎn)接電話:前臺是總機電話,一般電話撥入后都需轉(zhuǎn)接其他分機,根據(jù)通訊錄的分機號碼,準確的進行電話轉(zhuǎn)接。
4、接待推銷人員:上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷,應婉轉(zhuǎn)拒絕,告知上班時間在公司推銷,會影響他人工作,若有員工需要他們的服務,告知相關部門員工直接與其對接。
5、如有來訪者,欺辱、傷害公司人員時,應第一時間通知保安或綜合部負責人,配合其行動。并驅(qū)離出公司辦公區(qū)域。
6、面試人員:請面試人員在前臺處填寫面試人員資料表,并帶領其前往會議室等待,通知綜合部或相關部門領導進行面試。
7、接待頻繁往來的相關人員:
?、倏爝f,公司內(nèi)部不論發(fā)件或者寄件,均以電話通知相關員工至前臺處進行處理,不能讓快遞員直接進入公司內(nèi)部;
②物業(yè)公司,公司內(nèi)部的水電維修、物業(yè)規(guī)定的各項活動的聯(lián)系工作;
③送水公司,關注公司各處飲水機水量情況,及時聯(lián)系送水,每次接待時需要在送水公司的卡片上寫清送水“XX”桶,拿走空桶“XX”個即可。每月月底結(jié)賬,填寫請款單提交綜合部負責人,向財務申請費用支付。同時關注公司飲水機是否正常,如有異常及時通知飲水公司進行維修。
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1、接待禮儀:
①遇到有訪客來時,應立即起身,面朝來訪者點頭、微笑主動問候:“您好,請問您找哪一位”、“請問您有預約嗎”;
?、诘玫酱饛秃?,應盡可能詢問一下來賓姓名或單位:“請問您貴姓”、“請問您是哪個單位”,并做好來訪登記工作;
③在問清客人來意后,然后請來訪者稍等:“請稍等,我馬上聯(lián)系”。然后用電話聯(lián)絡被訪者是否接待;
?、苋缬腥私勇?,告知“您好,我是公司前臺,現(xiàn)有×先生/女士或×單位客人想要拜訪×××”,得到確認答復后,禮貌告知來賓“請到×樓×房間”;如無人接聽或沒有得到確認,則委婉告知“抱歉,您要找的人現(xiàn)在不在”;
?、輰τ诒辉L者不接待的客人應予以婉拒;
?、奕缈腿诉M入時,接待人員正在接電話,應盡快結(jié)束電話交談,以便接待客人,如果是重要電話,應點頭向客人示意,用手勢安排就座。
2、引領禮儀:
前臺人員引領來訪者前往領導辦公室時,應該使用規(guī)范的手勢指引,帶領客人到達目的地,到達領導辦公室后,即使是辦公室門是開著的,也要先敲門,獲得許可后再請來訪者進入,然后返回崗位。
3、送客禮儀:
?、倏腿穗x開時應起身做好送客準備,站立,面帶微笑,身體前傾,點頭示意;
②重要賓客送可送至電梯口,幫顧客按好電梯,等賓客上了電梯并電梯門關上后發(fā)回;
?、鬯涂鸵獰崆椤⒍Y貌、親切、自然、用語簡潔明了,一般用語為:“再見”、“請慢走”等。
八、電話接待
?。ㄒ唬╇娫捊勇牰Y儀
1、需熟記公司所有需要接轉(zhuǎn)分機的電話號碼,做到準確無誤。
2、必須在電話鈴響三聲之內(nèi)接聽電話。如果因故遲接,要向來電者說“對不起,讓您久等了”。
3、必須主動問候,自報家門,“你好,XXX公司”。
4、接電話的聲音要不急不慢,清晰、柔和,精神飽滿并始終保持輕松、愉悅的聲調(diào)。
5、電話接轉(zhuǎn)標準用語:“您好”、“請稍候”或“請稍等”;
6、電話接待禮貌用語:“對不起,XXX現(xiàn)在不在,請您稍后打來或請您留言,我能否替您轉(zhuǎn)告”;
7、內(nèi)線電話標準接轉(zhuǎn)用語:“您好!我是前臺XXX”;
8、不得長時間占用外線接聽電話,如遇特殊情況應接轉(zhuǎn)至分機上繼續(xù)接聽。不得使用總機撥打電話,撥打電話時一律使用分機;
9、要愛惜使用電話,聽筒要輕拿輕放,撥打電話時摁鍵動作輕柔;
10、讓客人先掛機,在打電話和接電話過程中要牢記讓客人先掛機;
11、結(jié)束通話時一定要使用禮貌用語,要對客人致謝:“再見”;
12、當正在通電話,又碰上客人來訪時,原則上應先招待來訪客人,此時應盡快和通話對方致歉,得到許可后掛斷電話。不過,電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時,應告知來訪的客人稍等,然后繼續(xù)通話;
13、遇有推銷或其他與業(yè)務無關的電話時予以禮節(jié)性婉拒;
14、通過接聽電話,前臺人員應該給來電者留下這樣一個印象:公司是一個禮貌、溫暖、熱情和高效的公司。
?。ǘ╇娫捊勇牸记?/p>
1、左手持聽筒、右手拿筆:大多數(shù)人習慣用右手拿起電話聽筒,但是在與客人進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄,這時就很不方便。因此,接電話時應盡量用左手拿聽筒,右手寫字,這樣就可以輕松自如的達到與客人溝通的目的。
2、注意聲音和表情:說話必須清晰,正對著話筒,發(fā)音準確。聲音盡量熱情和友好。同時還應該調(diào)整好你的表情,微笑也可以通過電話傳遞,積極使用禮貌用語;
3、保持正確姿勢:接聽電話過程中應該始終保持正確的姿勢。保持端坐的姿勢,尤其不要趴在桌面邊緣,這樣可以使聲音自然、流暢和動聽。此外,保持笑臉也能夠使來電者感受到你的愉悅;
4、復誦來電要點:
如果來電需要代為轉(zhuǎn)達相關信息,在電話接聽完畢之前,不要忘記復誦一遍來電的要點,防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會,使整個工作的效率更高。
九、日常事務
1、保證辦公區(qū)內(nèi)電子設備的正常使用,包括:掃描儀、傳真機、復印機等,若機器出現(xiàn)故障,及時聯(lián)系綜合部專業(yè)人員解決問題。
2、每月定期統(tǒng)計公司所有人員通訊信息,更新員工通訊錄,公司若有新進或離職員工,都應在2-3個工作日內(nèi)制作新的通訊錄,發(fā)送至每位員工郵箱中。
3、名片的申請與制作:當公司部門有印制名片需求時,需要其填寫“名片申請單”,并提供名片相關信息。確認名片信息后,將信息發(fā)送給供應商,通知其排版印刷,電子版確認無誤后印刷,后交于名片申請人。
4、公司備用門卡的管理,前臺應妥善保管備用鑰匙以備公司同仁有緊急情況時使用。
5、公司有人員招聘時,協(xié)助人力資源部門電話通知應聘人員各項事宜。
6、收發(fā)傳真,協(xié)助各部門員工收發(fā)業(yè)務傳真。
7、協(xié)助綜合部負責人組織協(xié)調(diào)公司內(nèi)部活動,如員工生日會、公司集體活動、拓展等業(yè)務的聯(lián)系、通知、協(xié)調(diào)事宜。
8、新員工入職時,提供入職表格、歡迎信、辦公用品、公司通訊錄等,并收取新員工的個人身份證明(身份證、學歷學位證、戶口本、照片)的復印件,提交人力資源部整理歸檔。
十、會議接待工作
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1、來客人數(shù)確認:會議前向相關負責人確認來客人數(shù),為布置會議室及訂餐做準備。
2、會議室桌椅布置:在開會前將會議室的桌面收拾整潔,會議椅歸位。
3、茶水及點心:會議前準備好茶、熱水及杯子,等來客就位后逐個送茶。接待貴客時,應提前準備必要的水果及點心供開會人員食用。
4、相機:為來客拍照留念所用。
5、訂餐:向會議負責人確認是否需要訂餐,如需訂餐應確認就餐人數(shù)后,電話聯(lián)系餐廳預訂包房。
6、預訂酒店:如需為來客預訂酒店,確認主客姓名后,電話聯(lián)系酒店預訂房間,預訂成功后向綜合部負責人匯報確認。
?。ǘh中服務工作
1、為開會人員添加茶水。
2、按照領導要求提供會議支持。
3、根據(jù)需要安排專人負責會議中的攝像工作。
(三)會議后完善工作
1、組織來客及公司領導合影留念,并將照片發(fā)至來訪者郵箱內(nèi)或作為賀卡發(fā)送。
2、如遇重要客戶來訪,及時將會議相片資料上傳至公司網(wǎng)站內(nèi)。
3、會議后的清理工作:將剩余茶水及茶杯清理干凈,未食用的點心整理歸入茶點處,以備公司員工食用。
4、會議后器材的歸庫:會議后器材應及時歸庫,將相機及其他器材放回原處。
十一、辦公室綠色植物養(yǎng)護標準
1、植株要選擇豐滿健壯、株型自然均稱;葉面要保持干凈光亮、無灰塵臟物、無明顯病斑、蟲害。
2、植株無殘枝、黃葉,葉片葉尖有少許黃尾的要及時修剪,保持植株的美觀。
3、保持植物生長對水分的需求,不澆過量的水,不能缺失水分。
4、保持花盆、器皿的趕緊、整潔、無臟污,花盆內(nèi)無雜物、垃圾,對有破損的花盤、器皿及時更換。
5、花盆的底碟、套缸的大小、顏色都應合適配套,不大不小、美觀大方。
6、保持花盆、底碟、套缸內(nèi)外部無泥垢、臟水,定期清洗。
7、保證擺放植物的觀賞性,對葉片少于植株1/2以上的、或沒有觀賞性的植物定期更換。
8、保持植物歷舊常新,應及時提醒公司相關負責人安排定期更換調(diào)整。
十二、收發(fā)工作規(guī)范
1、負責公司所有信件、報刊等物品的收發(fā)工作,公司如建立圖書室或讀書角的情況下,要兼負責圖書、雜志的借閱登記手續(xù)工作。
2、必須做到對公司的報刊、雜志等訂閱情況了如指掌,每天在接到報紙后,按訂閱部門進行分類、整理,然后在文件報刊登記本上進行登記。
3、主動將相關部門的文件、報紙、刊物送至各部門辦公室。
4、對由前臺發(fā)送的特快專遞、快件以及其他等信件進行登記后負責發(fā)送。
5、前臺報紙、雜志接收后負責碼放在報刊、雜志架上,同時負責定期更新。
十三、其它責任
1、阻止未經(jīng)許可的來訪者進入公司辦公區(qū)域。
2、經(jīng)事先預約的人員需問明來訪者姓名、事由,經(jīng)前臺登記并與被訪者確認后方可進入辦公區(qū)域(有本公司員工陪同者除外)。
3、保持前臺環(huán)境清潔、隨時將客戶休息桌椅及沙發(fā)等家具擺放整齊。
4、隨時整前臺的報刊、報架,將報紙、書刊碼放整齊。
5、維護、保養(yǎng)前臺綠植,及時婉轉(zhuǎn)地勸阻在前臺吸煙的客人。
6、保持前臺的環(huán)境清潔,及時清理客人丟棄的水杯及其他雜物。
7、每天早晨負責查看復印機的紙張情況,對不足的紙張及時領取、添加,以保證各部門人員的復印。
前臺接待管理制度5
酒店客務前臺接待服務規(guī)定
1.上崗前按規(guī)定著裝,服裝整潔、挺闊,皮鞋光亮,左胸前佩戴工牌,頭發(fā)整齊,后不過肩,側(cè)不過耳。
2.站立服務,站姿正確,保持親切的`微笑,任何時間不得隨意離崗。
3.服務周到,待客客氣,見到客人主動打招呼,對客人用敬語,語言規(guī)范、清晰,如遇繁忙,請客人稍等。
4.熱情接待客人,用相應語言接待中外客人,提供周到、細致的服務,態(tài)度和藹可親,切勿謝絕客人。
5.服務快捷準確,為客人辦理入住登記手續(xù)不得超過3分鐘。
6.準確及時將客人抵、離店時間、各種活動安排通知有關部門,保證銜接無差錯,了解客房入住情況和預定情況。
7.總服務臺工作用品及消耗品完好,有效整齊,清潔有序,周圍環(huán)境整潔、美觀。
8.做好電話預定,記錄好客人要求、住房變更及其它各項要求。
9.在接待過程中如出現(xiàn)不能處理的情況立即上報,不得擅自處理。
10.詳細記錄客人留言(工作),妥善處理并提供相應信息。
11.做好代辦工作,把客戶要求代辦的工作在客戶離店前完成,并和客戶核對,如無法完成提前告知客人并告訴客人其它途徑。
12.做好上級領導安排的其它工作,并及時保質(zhì)保量完成。
前臺接待管理制度6
客戶服務部管理員、前臺接待文員崗位職責描述
1、崗位人數(shù):2人
2、直接上級:客戶服務部主管
3、本職工作:負責業(yè)主接待,投訴、服務需求的受理登記,并轉(zhuǎn)給相關責任部門落實;建立業(yè)主、住戶檔案;入伙時保管鑰匙。
4、任職要求:高中或中專以上學歷,熟練操作辦公設備、文字表達能力較強,辦事條理性強,有1年以上實際工作經(jīng)驗,身體健康。
5、直接責任
(1)負責業(yè)主的入伙手續(xù)、裝修手續(xù)辦理工作;
(2)負責業(yè)主的.接持、投訴、服務需求的受理和登記,并及時轉(zhuǎn)達責任部門,最后將結(jié)果反饋給業(yè)主;
(3)負責業(yè)主、住戶的檔案建立和管理。
(4)負責業(yè)主房屋鑰匙的接收、標識、保管、發(fā)放工作;
(5)完成領導交給的其它任務。
前臺接待管理制度7
大廈商務中心前臺接待管理規(guī)定
1.對于客戶電話號碼資料,要妥善保管、不遺失、不外傳。
2.正常辦公時間內(nèi),接線應手動,如需自動,要請示客務部經(jīng)理。
3.按時上崗,當值時不看無關書刊,不吃零食,不打私人電話,不讓無關人員在話務臺打電話,不擅自離崗。
4.認真執(zhí)行交接制度,做到班班有交接,每班有記錄。
5.嚴守客人秘密,不私自泄露有關客人資料和翻閱傳看客客戶的文件。
6.加強對設備的`日常維護及保養(yǎng),保持工作環(huán)境的整潔及舒適。
7.對待客戶彬彬有禮,熱情為客戶服務。
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