下面是范文網(wǎng)小編整理的新形勢下企業(yè)檔案提供利用方式6篇(檔案的提供利用),供大家參考。

新形勢下企業(yè)檔案提供利用方式1
馬克思哲學(xué)原理告訴我們:一切事物都處于永不停息的運動、變化和發(fā)展過程中,整個世界就是一個無限變化和永恒發(fā)展的物質(zhì)世界,發(fā)展就是新事物代替舊事物的過程。
檔案提供利用自然也不例外,在新的形勢下,企業(yè)檔案提供利用的方式也會受周圍環(huán)境的變化而作必要的變革。
本文就此作簡單探析。
一、企業(yè)檔案利用的“新形勢”分析
(一)企業(yè)自身發(fā)展。
現(xiàn)代社會是激烈競爭的社會,而企業(yè)是以盈利為目的,運用各種生產(chǎn)要素,向市場提供商品或服務(wù),實行自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧、獨立核算的經(jīng)濟組織。
企業(yè)要想在市場競爭中立于不敗之地,就需要企業(yè)自身獲得持續(xù)的發(fā)展,充分利用各種生產(chǎn)要素,這其中就包括檔案,而檔案這種生產(chǎn)要素是否利用得當(dāng),取決于檔案如何提供利用以及利用的程度怎樣。
因此,如何高效提供檔案利用是當(dāng)務(wù)之急。
(二)信息技術(shù)進步。
現(xiàn)代社會,信息技術(shù)日新月異,信息環(huán)境日漸成熟,在信息化的浪潮中,企業(yè)融入信息化是必然態(tài)勢。
因此,企業(yè)檔案提供利用信息化也是順應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展的需求,改革傳統(tǒng)的企業(yè)檔案提供利用方式,代之以信息技術(shù)環(huán)境下的企業(yè)檔案提供利用方式是必然趨勢。
(三)用戶用檔需求。
隨著企業(yè)的快速發(fā)展,企業(yè)檔案用戶需求也發(fā)生了明顯變化,主要表現(xiàn)為:第一,對檔案信息的質(zhì)量要求提高,要求檔案檢索結(jié)果集約化、系統(tǒng)化、濃縮化。
第二,對檔案部門的服務(wù)能力要求提高,要求檔案部門做到快速檢索、及時反饋、隨查隨用。
第三,對檔案的自助查詢要求提升,檔案查詢途徑多元化、利用檔案便利化成為企業(yè)檔案用戶的普遍訴求。
二、新形勢下企業(yè)檔案提供利用方式略述
(一)積極開展企業(yè)檔案編研工作。
積極開展企業(yè)檔案編研工作,出版實用的編研產(chǎn)品以保證檔案用戶對檔案檢索結(jié)果的集約化、系統(tǒng)化、濃縮化要求。
開展檔案編研工作需要注意以下問題:第一,編研選題要緊緊圍繞企業(yè)當(dāng)前的中心任務(wù),例如近期某個產(chǎn)品的規(guī)劃、設(shè)計、制造等環(huán)節(jié),對某產(chǎn)品的相關(guān)檔案進行編研;針對正在實施的某個項目,對涉及的相關(guān)檔案進行編研。
第二,編研要確保質(zhì)量,在編研過程中要力求材料堅實、信息可靠、表意明晰、信息集中。
(二)主動推送檔案信息。
檔案部門主動出擊,圍繞企業(yè)當(dāng)前主要工作,積極主動向相關(guān)部門推送檔案信息。
一方面,可以提高檔案部門在企業(yè)的地位。
另一方面,可以充分開發(fā)利用企業(yè)檔案信息,最大限度提高檔案的利用效率。
應(yīng)當(dāng)注意的是,在推送信息前,要對目標(biāo)部門做充分的調(diào)查,以確保推送的檔案信息真正發(fā)揮效用。
例如,財務(wù)部門近期正在審核近三年辦公經(jīng)費支出情況,據(jù)此可推送近三年財務(wù)檔案中的相關(guān)憑證信息;設(shè)備管理部門近期準(zhǔn)備購買一臺數(shù)控車床,可以推送單位現(xiàn)有數(shù)控車床的性能、價位、廠家等相關(guān)設(shè)備信息。
總之,主動推送檔案信息,主動提供咨詢是檔案部門新時期檔案提供利用的新思路。
(三)逐步實施企業(yè)數(shù)字檔案館工程。
6月,國家檔案局辦公室下發(fā)的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》中指出:數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求,利用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理,并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和資源利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。
逐步實施企業(yè)數(shù)字檔案館工程,建設(shè)企業(yè)數(shù)字化檔案管理平臺,將企業(yè)現(xiàn)存的檔案通過掃描、拍照等技術(shù)手段實現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化,通過相應(yīng)的接口與OA、ERP等信息管理系統(tǒng)互聯(lián)互通,實現(xiàn)電子文件的在線歸檔,使企業(yè)相關(guān)的信息資源通過數(shù)字檔案館平臺進行集成,以達(dá)到企業(yè)信息資源的整合,便于企業(yè)檔案用戶利用相關(guān)信息資源。
(四)利用新時代傳播媒介――微信公眾平臺。
1.微信公眾平臺的概念。
微信公眾平臺是騰訊公司在微信的基礎(chǔ)上新增的功能模塊,通過這一平臺,個人和企業(yè)可以打造一個微信的公眾號,可以群發(fā)文字、圖片、語音、視頻、圖文消息五個類別的內(nèi)容。
目前微信公眾平臺支持 PC 端網(wǎng)頁、移動互聯(lián)網(wǎng)客戶端登錄,并可以綁定私人賬號進行群發(fā)信息。
將微信公眾平臺充分應(yīng)用于檔案信息服務(wù)中,為傳播優(yōu)秀檔案文化,改善檔案信息服務(wù)方式提供了條件。
2.微信公眾平臺在檔案提供利用上的便利之處。
第一,即時提供在線咨詢,隨時為用戶提供所需檔案信息,且可提供文字、圖畫、聲音等多種形式的檔案信息,能使檔案用戶獲得全方位檔案提供利用服務(wù),使其滿意度顯著提升,檔案提供利用效率提高。
第二,即時發(fā)布館藏最新信息。
利用微信公眾平臺可以即時發(fā)布最新歸檔或收集的檔案信息,告知企業(yè)檔案用戶館藏最新動態(tài),使館藏檔案信息與用戶檔案需求二者保持即時“聯(lián)系”。
三、結(jié)語
企業(yè)檔案是企業(yè)重要的生產(chǎn)要素,提供企業(yè)檔案利用服務(wù)是企業(yè)檔案部門義不容辭的責(zé)任,做好這項服務(wù)工作,要與時俱進,需要用發(fā)展的眼光去捕捉社會最新發(fā)展動態(tài),吸收借鑒其他行業(yè)的先進技術(shù)及管理方法。
隨著社會的不斷發(fā)展,相信還會有更多的先進技術(shù)涌現(xiàn),檔案提供利用的.方式還會有新的變革,企業(yè)檔案部門需要用發(fā)展的眼光去不斷探索新的檔案提供利用的方式,為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供高效便捷的檔案信息服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
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[3]賀晶晶,劉躍躍.檔案微信公眾平臺發(fā)展策略研究[J].檔案時空,(10):12-14.
新形勢下企業(yè)檔案提供利用方式2
摘要:企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理以及企業(yè)改制過程中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄,是企業(yè)的無形資產(chǎn),是企業(yè)各項活動的重要依據(jù)和重要憑證。
企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分,新形勢下企業(yè)檔案又賦予了新的內(nèi)容,并形成了一定的規(guī)模。
隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理的發(fā)展又形成了一批企業(yè)電子檔案。
在新形勢下,發(fā)揮企業(yè)檔案的關(guān)鍵作用將是功在當(dāng)前、蔭澤后世的重要課題
關(guān)鍵詞:新形勢;企業(yè)檔案;發(fā)揮作用
前言:新形勢下,企業(yè)檔案是財富、是效益,是現(xiàn)實的生產(chǎn)力,是企業(yè)無形資產(chǎn)的重要組成部分。
企業(yè)檔案不僅關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和科研管理的方方面面,而且與企業(yè)員工有千絲萬縷的聯(lián)系。
企業(yè)檔案為民營企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù),推動民營經(jīng)濟規(guī)模、上檔次,使之健康發(fā)展具有重要意義和長遠(yuǎn)的歷史意義。
企業(yè)檔案也是所有企業(yè)管理工作的最后歸宿,檔案是企業(yè)寶貴的精神和物資財富,是不可生的資源。
1.新形勢下企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的作用
1.1企業(yè)檔案可作為企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考
新形勢下企業(yè)檔案提供利用方式3
檔案提供利用工作是檔案館(室)通過一定的方式和方法提供檔案為利用者利用,為社會主義各項事業(yè)服務(wù)的工作,習(xí)慣上亦稱檔案利用工作。
其內(nèi)容基本上包括兩個部分:一是準(zhǔn)備檔案檢索工具,介紹和報道檔案館(室)保存檔案的內(nèi)容和成分,為提供利用做好準(zhǔn)備。
二是通過各種方式和手段提供檔案為社會各項工作服務(wù),這是目前檔案利用工作的核心。
一、檔案利用工作的要求
1、有正確的服務(wù)觀念,良好的服務(wù)態(tài)度
服務(wù)性是檔案工作的基本屬性之一,是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基本原因。
因此,檔案工作者要樹立服務(wù)觀念,改變檔案服務(wù)的被動狀況。
變過去你上門我服務(wù)的被動服務(wù)為積極尋找信息的主動服務(wù),同時努力提高服務(wù)水平;端正服務(wù)態(tài)度,熱情、主動、負(fù)責(zé),熟悉自已的服務(wù)對象,依據(jù)自己的服務(wù)市場,深入了解廣大利用者的需求,及時、準(zhǔn)確、有效地為利用者提供有價值的檔案信息。
2、充分研究和了解社會需要,熟悉館(室)藏檔案
(1)職能機構(gòu)辦事人員的利用需求
與其所承擔(dān)的業(yè)務(wù)工作任務(wù)相適應(yīng)。
他們經(jīng)常需要利用具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)作用的檔案,其利用需求往往以特定的某份文件為對象,具有較強的專指性。
由于具體工作十分復(fù)雜,這類用戶的需求往往帶有較明顯的隨機性,并且對利用時間有著嚴(yán)格的要求。
(2)中樞秘書機構(gòu)辦事人員的利用需求
具有較強的系統(tǒng)性、全面性特征。
由于這類用戶要幫助領(lǐng)導(dǎo)者制訂計劃、做出決策、組織生產(chǎn)、協(xié)調(diào)工作,所以,他們必須掌握大量的'、系統(tǒng)的回溯性檔案信息材料。
(3)領(lǐng)者導(dǎo)利用需求
表現(xiàn)出以下兩個突出的特點:
①他們對檔案信息的利用需求具有濃縮性的特征。
如向上級部門匯報工作時,他們需要查考?xì)v年的基礎(chǔ)數(shù)字及某些重要問題的處理信息材料。
這類需求不是直接用檔案原件就可以滿足的,它需要檔案工作者或文秘人員對檔案信息進行加工、提煉;
②領(lǐng)導(dǎo)者的檔案需求,具有間接性的特征。
多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)者受到工作時間的限制和檔案相關(guān)信息分散性的影響,往往不能親自到檔案室查閱檔案,而是通過文秘人員間接地實現(xiàn)其需求。
為此,檔案室工作人員應(yīng)主動了解和掌握有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者的需求動向,結(jié)合單位的工作或生產(chǎn)計劃及工作任務(wù),為這類用戶提供及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)。
(4)基層管理者對檔案信息的需求
基層管理者主要從事業(yè)務(wù)管理、事務(wù)性工作。
其利用特點是:
①需要具體、詳細(xì)、實用性強的信息,能對具體工作給予幫助。
檔案人應(yīng)編制詳細(xì)的檢索工具,以方便查詢。
②需要關(guān)于管理對象的有關(guān)信息,范圍相對固定,如會計人員利用會計檔案、銷售人員利用銷售檔案。
③主要利用企業(yè)內(nèi)部信息,且比較有規(guī)律,檔案人員應(yīng)注意其利用規(guī)律,有針對性地開展工作。
(5)科研人員檔案需求
①愿意利用原始材料;②查全率要求比較高;③時間上相對較寬松。
(6)工程技術(shù)人員檔案需求
從檔案信息的性質(zhì)來講,要求具有針對性強和內(nèi)容具體的檔案,如查找某個具體的圖形、數(shù)據(jù)、報表等;從檔案信息的內(nèi)容來講,比較注意專利文獻(xiàn)和標(biāo)準(zhǔn)化材料,需要同類課題、同類項目或同行業(yè)的最新信息;在利用時間上,要求迅速和及時。
熟悉館藏是檔案人員的基本功,更是開展好服務(wù)的前提。
熟悉館藏,就是熟悉檔案館(室)保存檔案的內(nèi)容、成分、數(shù)量以及存放的庫房位置;熟悉每一個全宗檔案的形成、整理狀況以及全宗之間、全宗群之間的有機聯(lián)系;熟悉每一個全宗檔案的利用價值。
尤其對那些重點全宗和珍貴檔案更需“如數(shù)家珍”。
3、正確處理基礎(chǔ)工作與利用工作的關(guān)系
檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計與檢索等工作是整個檔案工作的基礎(chǔ),利用工作是在此基礎(chǔ)上提供檔案為社會服務(wù)的環(huán)節(jié)。
基礎(chǔ)工作為利用工作提供物質(zhì)保障,創(chuàng)造工作條件。
沒有基層工作就無法開展利用工作。
利用工作直接體現(xiàn)檔案工作的目的與方向。
它反映了基礎(chǔ)工作的成果,也向基礎(chǔ)工作提出要求,沒有利用工作、基礎(chǔ)工作就失去了存在的意義和工作目標(biāo)。
因此,必須妥善處理好它們之間的關(guān)系,既要重視基礎(chǔ)工作,又要看視利用工作,既不能重管輕用,也不能重用輕管。
4、正確處理利用與保密的關(guān)系
從根本上講,檔案的提供利用和保密是―致的,都是為了更好地發(fā)揮檔案對學(xué)位與社會的積極作用。
保密的目的,也是為了更好的利用檔案信息資源。
保密只是相對地把檔案的使用限制在一定的范圍內(nèi),而且隨著社會的發(fā)展和環(huán)境條件的變化,檔案保密的等級、范圍、對象等也在不斷地發(fā)生變化;為了合理地處理好兩者間的關(guān)系,首先,必須澄清思想,肅清長期流行的“左”的“利用危險,保密保險”的錯誤思想;相反,檔案開放后出現(xiàn)的“檔案無密可?!钡乃枷雰A向,也是非常有害的。
其次,要適時地研究、審查檔案的內(nèi)容,依法開展檔案的解密、降密工作,減少繁瑣的利用、審核手續(xù),方便廣大檔案用戶的正常利用。
檔案在什么情況下可以提供利用,在什么情況下需要保密和控制使用,都必須服從黨和國家及人民的根本利益,在這個大前提下,將兩者有機地統(tǒng)一起來。
二、檔案提供利用的途徑
1、通過提供檔案原件,滿足檔案用戶的利用需要開辟閱覽室,讓檔案用戶查閱所需的檔案原件,但比較珍貴的檔案原件及容易損壞的歷史檔案,則不宜通過這種途徑直接提供給有關(guān)的檔案用戶使用。
檔案一般不借出館外使用。
但在某些特殊情況下,為了照顧黨政領(lǐng)導(dǎo)工作上的方便或必須使用原件作證時,也可以暫時借出使用。
檔案的外借使用,要有嚴(yán)格的制度,必須經(jīng)過一定的批準(zhǔn)手續(xù),借出的期限不宜過長,數(shù)量也應(yīng)有必要的控制。
出借檔案應(yīng)認(rèn)真清點,借用單位要對檔案的保密和安全負(fù)責(zé),保證按時交回。
檔案收回時要認(rèn)真細(xì)致的清點檢查,借還檔案要有記錄和簽收手續(xù)。
2、制發(fā)檔案復(fù)本服務(wù)
制發(fā)檔案復(fù)本服務(wù),是指檔案館根據(jù)檔案用戶的合理需要,以檔案原件或已有的檔案副本為依據(jù),通過復(fù)制、摘錄等手段,提供檔案復(fù)制品的一種服務(wù)方式。
制發(fā)檔案復(fù)制品時,對復(fù)制珍貴及易損檔案應(yīng)嚴(yán)格控制;復(fù)制應(yīng)履行一定的審批手續(xù),復(fù)制后應(yīng)對照原件認(rèn)真校對;必要時還應(yīng)注明檔案復(fù)制件的出處,并加蓋檔案館的印章。
此外,檔案館應(yīng)對制發(fā)復(fù)制本的范圍、審批權(quán)限等作出明確規(guī)定。
3、通過提供檔案信息加工品,滿足檔案用戶的利用需求
編寫大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、會議簡介、專題概要、年鑒、圖冊、圖集、科技成果簡介,制發(fā)檔案證明,編纂各種檔案史料書籍等。
4、檔案展覽與陳列
檔案展覽與陳列服務(wù),是指檔案收藏部門按照一定的主題,以展出檔案原件或其復(fù)制品的方式系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館藏中有關(guān)檔案的內(nèi)容與成分的一種具體服務(wù)方式。
5、制發(fā)檔案證明服務(wù)
檔案證明是指檔案館根據(jù)有關(guān)檔案用戶的詢問和申請,為核查某種事實在館藏檔案中記載情況而摘抄編寫的一種書面證明材料。
制發(fā)檔案證明,是檔案收藏部門開展檔案提供利用服務(wù)的方式之一。
有些單位和公民,為了解決、處理或研究實際工作中的某些問題,常常需要檔案館為之提供有關(guān)的檔案信息,以便證實和核查有關(guān)事項在檔案中的原始記錄情況。
在這種情況下,檔案館(室)就可以依據(jù)檔案用戶的合法申請或詢問,為他們提供制發(fā)檔案的證明服務(wù)。
6、檔案目錄信息服務(wù)
檔案目錄是聯(lián)系檔案用戶與檔案館(室)的一個重要橋梁。
檔案用戶只有借助于一定的檔案目錄信息,才能順利地實現(xiàn)其利用需要。
由于檔案信息的特殊性,許多館藏在檔案館(室)必須采取一定的服務(wù)方式,消除檔案用戶的需求障礙,促進其利用需求的產(chǎn)生與實現(xiàn)。
實踐表明,印發(fā)、出版、交換檔案目錄,是一種有效地解決問題,提高庫藏檔案利用率的服務(wù)方式。
在檔案館工作中,檔案工作者可在了解社會利用需求的特點、發(fā)展趨勢的基礎(chǔ)上,有計劃地出版檔案目錄、索引、指南等檔案信息材料、有效地幫助檔案用戶了解館藏檔案信息資源狀況,引導(dǎo)檔案用戶順利地查找檔案。
參考文獻(xiàn):
[1]張菊蘭.檔案利用的“二次革命”[J].檔案學(xué)通訊,01期.
新形勢下企業(yè)檔案提供利用方式4
【摘要】檔案利用,是對檔案有利用需求的人通過系統(tǒng)查找、利用檔案信息,滿足個人或組織等利用需求的一種行為過程,也是體現(xiàn)檔案信息資源利用價值的過程。
檔案工作的最終目的是為廣大利用者提供服務(wù),而利用形式是檔案管理部門為利用者提供服務(wù)的橋梁和紐帶,也是檔案管理者實現(xiàn)自身價值和重要手段。
【關(guān)鍵詞】檔案;服務(wù);方式;利用
一、拓展檔案利用形式的多元化
服務(wù)是檔案工作的生命線,增強檔案工作服務(wù)能力是貫徹落實國家檔案局“服務(wù)先行”戰(zhàn)略構(gòu)想、實現(xiàn)檔案工作自身價值的重要保障。
檔案的利用是檔案工作的最根本目的。
而對于企業(yè)檔案的充分利用,則能有效提高企業(yè)各項工作效率和工作質(zhì)量。
檔案工作的服務(wù)性突出地表現(xiàn)在檔案利用工作這個環(huán)節(jié)上。
提供檔案的服務(wù)形式包括檔案的檢索及開發(fā)編研檔案信息等。
服務(wù)形式的定位,就是使檔案檢索及傳遞的檔案信息最有效、最具特色。
同時也為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和其他工作人員在制定方針政策、商洽工作、處理問題、總結(jié)經(jīng)驗等方面提供科學(xué)的依據(jù)和準(zhǔn)確的信息。
檔案工作的最終目的是為廣大利用者提供服務(wù),而利用形式是檔案館為利用者提供服務(wù)的橋梁和紐帶,也是檔案館實現(xiàn)自身價值和重要手段。
形象意識在日趨激烈的社會競爭中,各行各業(yè)都在樹立自己的服務(wù)形象。
良好的服務(wù)形象帶給人們不僅是精神上的愉悅,還會加深人們的印象,帶來豐厚的利潤。
檔案利用形式的變化必然導(dǎo)致服務(wù)形態(tài)的改變,所以必須轉(zhuǎn)變觀念,開拓創(chuàng)新,以科學(xué)的服務(wù)形態(tài)更有效地為檔案利用者服務(wù)。
最大程度的提供檔案利用始終是檔案工作生存的保障。
檔案工作中必須突破傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式,才能開拓檔案事業(yè)服務(wù)的新空間。
二、檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)
在計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用的情況下,信息獲取和傳遞方式都發(fā)生了根本性的變革。
在對傳統(tǒng)管理模式進行揚棄的基礎(chǔ)上,檔案部門要通過網(wǎng)絡(luò)及時、準(zhǔn)確地向企業(yè)各業(yè)務(wù)部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù),在真正意義上實現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務(wù)。
當(dāng)前檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源,不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機制,積極主動地為經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場服務(wù),為全面建設(shè)小康社會服務(wù)。
要通過計算機網(wǎng)絡(luò)為用新形式下的用戶提供服務(wù)。
要通過計算機網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù),并加強各項事務(wù)管理,促使檔案管理現(xiàn)代化。
檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)要通過計算機網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù),并加強各項事務(wù)管理,促使檔案管理現(xiàn)代化。
積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息,使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站,實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索,為用戶提供更好的服務(wù)。
在信息化時代里必然要發(fā)生變化,至少是部分變化。
社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境,使人們更注重信息的時效性,希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。
盡快實現(xiàn)網(wǎng)上檔案傳遞和辦理借閱,為用戶送檔上門。
在網(wǎng)上設(shè)立虛擬檔案畫面、檔案編研成果網(wǎng)站,供用戶自如的選擇、欣賞自己喜愛的作品。
為充分發(fā)揮檔案的價值,把檔案信息融入社會信息流中,推送到公眾面前,必須不斷強化檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能。
視用戶需求為網(wǎng)站建設(shè)的第一要件,使檔案網(wǎng)站為用戶所接受。
三、增強檔案管理的服務(wù)功能
檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴,何時開業(yè),創(chuàng)業(yè)者是誰,何時盈利,何時擴張,戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。
檔案越來越貼進群眾生活,貼近民生,檔案部門應(yīng)突出服務(wù)這個主題,進一步強化服務(wù)意識,更新服務(wù)觀念,改進服務(wù)方式,增強檔案服務(wù)的及時性、針對性和實效性,以開拓進取的精神,努力實現(xiàn)檔案服務(wù)機制的不斷創(chuàng)新。
知識經(jīng)濟時代檔案館的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路,在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上,創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè),建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實體。
實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化,可以提高檔案業(yè)務(wù)工作的效率、降低檔案管理者的勞動強度,降低管理成本。
而實現(xiàn)檔案管理的電子化,更是可以將檔案管理達(dá)到事半功倍的效果,使用電子軟件管理檔案通過網(wǎng)絡(luò)就可以隨時隨地的進行檔案檢索、借閱,亦可進行檔案業(yè)務(wù)管理工作。
要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來,變“封閉型”為“開放型”,主動面向知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場,把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。
做到知識經(jīng)濟發(fā)展到哪里,檔案工作就延伸到哪里。
四、加強檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)
檔案工作被看成是一項知識管理工作。
知識管理是信息管理的延伸和發(fā)展。
知識不是一般的信息,而是能在信息運用中改進人的行為的特殊信息。
檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢,是21世紀(jì)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展、不斷創(chuàng)新的必然趨勢和歷史性任務(wù)。
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,以往的檔案管理手段顯得相對滯后。
如何將檔案管理融入現(xiàn)代化科技之中,發(fā)揮科技優(yōu)勢,更快、更便捷地搞好檔案服務(wù),是我們面對的緊迫問題。
以人才建設(shè)為基礎(chǔ),以現(xiàn)代化管理為手段,以檔案館管理現(xiàn)代化為突破口,以提高質(zhì)量、提高效率為重點,推動檔案事業(yè)發(fā)展的思想已達(dá)成了共識。
檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化。
提高檔案的準(zhǔn)確性和可靠度,實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。
因此,要積極應(yīng)用計算機技術(shù)、光盤技術(shù)、多媒體技術(shù)以及信息高速公路等新技術(shù)、新成果,提高林業(yè)檔案管理水平,最大限度地開發(fā)檔案信息資源。
可以預(yù)見,在未來,檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容,將不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。
五、結(jié)束語
展望未來,檔案事業(yè)面臨著新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇,各級檔案部門必須增強緊迫感和憂患意識,解放思想,轉(zhuǎn)變觀念,開拓進取,并在發(fā)展中得以創(chuàng)新,加快推動檔案利用方式建設(shè),為構(gòu)建和諧社會做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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國企檔案資源管理創(chuàng)新方式【2】
摘要:國有企業(yè)的檔案是企業(yè)的原始資料,真實的記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的所有活動,是企業(yè)的無形資產(chǎn)。
科學(xué)合理的管理,能夠為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供有效地參考。
國有企業(yè)檔案資源也是國家檔案資源的一部分。
但是當(dāng)前我國的國有企業(yè)檔案資源管理存在不少問題,主要從這幾個方面創(chuàng)新國企檔案資源管理方式,促進檔案管理工作的發(fā)展。
關(guān)鍵詞:國有企業(yè);檔案資源管理;創(chuàng)新
國企檔案資源管理部門是從資料室、情報室逐漸發(fā)展起來。
經(jīng)過長時間的發(fā)展,國有企業(yè)檔案部門已經(jīng)由管理分散向集中管理、種類豐富、載體多樣的綜合檔案管理部門。
隨著信息化的發(fā)展,對國有企業(yè)檔案資源管理提出了更高的要求,如何解決當(dāng)下國有企業(yè)檔案資源管理的`困境,創(chuàng)新檔案管理方式和效率,更好的發(fā)揮檔案資源的價值。
1國有企業(yè)檔案資源管理現(xiàn)狀
1.1國企檔案資源管理內(nèi)容多樣化
國有企業(yè)與一般企業(yè)不同,它是由國家政府直接負(fù)責(zé)的企業(yè),但是它又與政府事業(yè)單位的檔案機構(gòu)不同,所以它的檔案管理也不同于一般的企業(yè)和政府單位,必須根據(jù)企業(yè)的具體情況進行。
國有企業(yè)檔案形式多種多樣。
它可以是綜合管理檔案室,也可以是檔案管理網(wǎng)絡(luò),甚至可以直接委托相關(guān)的機構(gòu)進行管理。
隨著國有企業(yè)的改革,國有企業(yè)轉(zhuǎn)變經(jīng)營理念,國有企業(yè)檔案管理人員除了管理檔案還要監(jiān)管攝像、資料復(fù)印等工作。
1.2國有企業(yè)檔案資源管理工作面臨新的環(huán)境
國有企業(yè)的改革,國有企業(yè)經(jīng)營管理不再由國家政府包辦,而是企業(yè)進行自主經(jīng)營,自負(fù)盈虧。
因此,國有企業(yè)也面臨復(fù)雜的市場環(huán)境,企業(yè)為了在競爭中取得優(yōu)勢,往往會將調(diào)整企業(yè)經(jīng)營方式,向多元化方向發(fā)展,延伸企業(yè)的各項業(yè)務(wù)和相關(guān)的企業(yè),并向國際市場拓展。
企業(yè)戰(zhàn)略擴展的時候,需要大量的文件資料和相關(guān)的檔案資源。
因此,國有企業(yè)檔案資源管理部門應(yīng)該針對企業(yè)的不同業(yè)務(wù)設(shè)置不同的門類。
為了適應(yīng)當(dāng)下經(jīng)濟社會的發(fā)展,國有進行了戰(zhàn)略重組以及內(nèi)部改革,企業(yè)的產(chǎn)權(quán)發(fā)生了變化,那么檔案管理的隸屬問題也發(fā)生了變化。
重組初期,企業(yè)各個部門還需要一定的磨合期,因此,大家很難關(guān)注到企業(yè)的檔案資管管理問題,把一些小企業(yè)的檔案或者法人代表檔遺棄的現(xiàn)象,這樣可能造成企業(yè)資源的流失。
1.3國有企業(yè)面臨信息化發(fā)展
21世紀(jì)是信息化發(fā)展的時代,電子計算機、信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用在社會的各個領(lǐng)域。
國有企業(yè)對信息的需求也更大了,特別是當(dāng)前國有企業(yè)改革過程中,很多工作可能需要檔案資源的佐證。
但是大部分的國有企業(yè)信息化都不高。
2國有企業(yè)檔案資源管理問題
2.1檔案管理方式落后,無法適應(yīng)社會發(fā)展需求
國有企業(yè)長期以來在政府部門的管轄范圍之內(nèi),因此企業(yè)管理方式帶有濃厚的政府機關(guān)檔案管理方式,檔案管理也是重藏輕用,檔案管理工作人員將大量的工作集中在檔案的收集、整理和保管等方面,忽略了檔案實用意義,對檔案的利用率比較低。
2.2檔案管理工作不重視
隨著信息化的發(fā)展,一些檔案部門已經(jīng)實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化發(fā)展。
但是大部分國有企業(yè)對檔案管理工作不夠重視。
只是簡單的給檔案部門配備微機,接收企業(yè)的電子文件,然后對系統(tǒng)進行編目,方便搜索。
連檔案部門的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備都沒有更新,計算機屬于脫機運行。
這種鼓勵的檔案信息化方式,無法真正將檔案資源的價值發(fā)揮出來。
2.3檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平不高
由于企業(yè)自身不重視檔案管理工作,檔案管理人員很多都是其他部門借調(diào)過來的,他們本身并沒有檔案管理的專業(yè)知識,因此檔案管理水平不高。
再加上,長期以來,國有企業(yè)都是吃大鍋飯的,檔案工作人員普遍工作積極性不高,干得好干的差都一個樣,所以檔案資源管理的效率不高。
3企業(yè)檔案資源管理創(chuàng)新方式
3.1完善檔案管理制度
國有企業(yè)當(dāng)前處于改革階段,為了避免遺漏企業(yè)發(fā)展重要的信息,企業(yè)應(yīng)該完善企業(yè)的檔案管理制度。
比如國企重組以后,國企改革以后有很多新的企業(yè)加入進來,檔案資源管理部門應(yīng)該將其單獨整理出來歸檔,并標(biāo)明日期時間,并注明相關(guān)的說明。
這樣就可以避免國有企業(yè)重組以后,檔案信息混亂的局面,檔案工作人員要將企業(yè)重組、企業(yè)組織架構(gòu)、人事變動等情況檔案信息收集起來,不因為國企改革而造成企業(yè)歷史檔案出現(xiàn)空白現(xiàn)象。
同時,還應(yīng)該根據(jù)國企的實際情況,尤其是國企一般是大企業(yè),檔案資源比較多,而且很多檔案屬于國家檔案。
國企應(yīng)該建立檔案保密制度,加強檔案保管和檔案保衛(wèi)制度,建立檔案資源管理日常制度,并明確檔案管理人員的崗位職責(zé)。
3.2開發(fā)利用檔案資源
為了更好地利用檔案資源,檔案資源管理部門應(yīng)該加強檔案資源管理的利用率,將沒有開發(fā)的檔案資源進行開發(fā),企業(yè)的新業(yè)務(wù)也要設(shè)立獨立的檔案單元,并對新業(yè)務(wù)新產(chǎn)品進行細(xì)分,舊檔案進行分門別類,方便員工查找。
國有企業(yè)檔案資源也是國家檔案資源,但是隨著國有企業(yè)改革,很多幾十年前可能是秘密的檔案信息。
到現(xiàn)在早已不是什么重要的商業(yè)機密,也不會對國家經(jīng)濟社會造成一定的影響,檔案資源管理部門應(yīng)該根據(jù)實際情況,公開一部分可以公開的檔案信息資源,滿足公眾對過去國有企業(yè)發(fā)展的求知欲。
3.3提高檔案資源管理人員的專業(yè)技能
企業(yè)檔案的價值對企業(yè)未來的發(fā)展具有重要的參考價值,檔案資源的作用也越來越明顯,這就需要我們的檔案管理人員不斷提高自己的專業(yè)技能,充分挖掘檔案信息資源,為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
企業(yè)應(yīng)該加大對檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),讓他們學(xué)習(xí)檔案管理知識,掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。
同時企業(yè)還可以聯(lián)系一些檔案管理工作比較突出的工作單位,組織檔案資源管理職工進行學(xué)習(xí)。
為了調(diào)動職工工作的積極性,激發(fā)檔案資源管理部門的活力,檔案資源管理部門應(yīng)該引入競爭機制,在工作中表現(xiàn)突出表現(xiàn)或者在檔案開發(fā)利用方面做出重大貢獻(xiàn)的職工,應(yīng)該給予一定的獎勵。
3.4加強檔案資源管理數(shù)字化建設(shè)
信息化已經(jīng)成為檔案資源管理的未來趨勢。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)、文件檔案已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展。
數(shù)字檔案易存存儲、不易損壞,保留時間長。
然而,數(shù)字檔案信息具有一定的物理特性,它必須依靠電子通訊設(shè)備或者光盤等介質(zhì)上。
但是電子信息也有一個致命的缺點,就是它的不可恢復(fù)性。
一旦發(fā)生意外,可能造成滅頂之災(zāi),數(shù)據(jù)信息可能全部毀滅,因此形成電子檔案的時候要做好備份工作,并在電子檔案上做好相關(guān)的記錄,記錄信息建立的時間以及工作人員的名字以及保護標(biāo)簽。
加大對電子檔案信息的開發(fā)利用,將檔案資源信息管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行融合,將檔案資源信息化建設(shè)納入國有企業(yè)信息化建設(shè)工作來,檔案信息的數(shù)據(jù)收集、整理與企業(yè)的業(yè)務(wù)部門、資金信息實行共享,從而加快國有企業(yè)的信息化進程。
4結(jié)語
在網(wǎng)絡(luò)信息化的今天,國有企業(yè)資源檔案管理不僅僅只是保存企業(yè)信息資源或者記錄企業(yè)發(fā)展信息,它還能增加企業(yè)的活力,為企業(yè)創(chuàng)造更多價值。
當(dāng)前,國有企業(yè)正在大刀闊斧地改革,檔案資源管理作為改革的一部分,如何在當(dāng)下信息化的時代,提升檔案管理水平和服務(wù)水平,促進檔案信息資源管理水平的進步,是當(dāng)下國有企業(yè)的檔案管理者所要思想的問題。
參考文獻(xiàn)
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新形勢下企業(yè)檔案提供利用方式5
[摘要]
檔案工作的根本目的就是開發(fā)檔案信息資源,服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)。
檔案利用工作是達(dá)到這一目的的直接途徑,所以,檔案利用工作是檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié),在整個檔案工作中占有極為重要的地位。
[關(guān)鍵詞]
新形勢下企業(yè)檔案提供利用方式6
檔案利用效率的提升方式探索
“雙軌”制文件在流轉(zhuǎn)過程中以兩種載體的形式并存,有保存價值的記錄成為檔案以紙質(zhì)和電子的形式移交檔案館。此外,檔案館在進行檔案數(shù)字化處理,對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描、文字識別處理形成紙質(zhì)檔案的電子版,也是館藏檔案的重要組成部分。電子檔案既實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的備份又為檔案利用提供便捷的服務(wù),提高了檔案的利用效率。
一、檔案管理的現(xiàn)代化、信息化是提高
檔案利用效率的重要保證檔案管理是理論性與技術(shù)性緊密結(jié)合的一項工作,面對信息技術(shù)的發(fā)展和電子文件的膨脹,現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案管理產(chǎn)生了深刻的影響。一方面,現(xiàn)代化的管理技術(shù)使檔案信息的獲得更加方便快捷,另一方面,管理對象的數(shù)字化、管理手段的現(xiàn)代化、管理模式的多樣化為檔案利用提供便捷、高效率的服務(wù)。
1.建設(shè)專題檔案數(shù)據(jù)庫和數(shù)字化檔案,是提高檔案利用效率的基礎(chǔ)。國家檔案局、中央檔案館關(guān)于《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中明確指出要積極推進檔案數(shù)字化進程,加強對珍貴、重要檔案的保護,提高檔案利用的效率和水平。大力開展館藏檔案的數(shù)字化,建設(shè)數(shù)字化檔案館,提供數(shù)字化檔案服務(wù)是今后檔案工作發(fā)展的必然趨勢。
2.檔案網(wǎng)絡(luò)是提高檔案利用效率的重要手段。網(wǎng)絡(luò)資源使檔案館的工作發(fā)生了翻天覆地變化。局域網(wǎng)、遠(yuǎn)程網(wǎng)、公眾信息網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng),已經(jīng)成為各級檔案部門向用戶提供檔案的重要渠道。通過自主開發(fā)的檔案管理系統(tǒng),借助局域網(wǎng)、遠(yuǎn)程網(wǎng)利用者了解了檔案館的基本工作制度、檔案利用制度、館內(nèi)新聞、檔案館現(xiàn)狀以及檔案工作人員發(fā)布的聲音資料、影像資料、最新檔案編研成果、最新展出的特色檔案等。通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)交流平臺使檔案利用信息需求和反饋信息即時在交流平臺上實現(xiàn),如對檔案服務(wù)利用的需求、檔案提供利用的.方式方法的評價、對檔案工作人員服務(wù)態(tài)度的評價、檔案利用工作中存在的問題和不合理之處、檔案歸檔過程中的技術(shù)問題及檔案工作人員對用戶借用檔案的超期提醒和催還等,從而使檔案編研的方向和歸檔范圍根據(jù)利用反饋的信息及時得到調(diào)整,工作中的疏漏可以隨時糾正,檔案庫房盤點工作隨時進行,不至于積壓到年底。
二、高素質(zhì)的檔案隊伍是提高檔案利用效率的需要
1.檔案館主管領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)能力和領(lǐng)導(dǎo)能力至關(guān)重要。
網(wǎng)絡(luò)時代,檔案管理信息化對檔案管理和檔案利用提出了新的要求,檔案館主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理事業(yè)的長期發(fā)展應(yīng)具有預(yù)見性,前瞻性。
(1)主管領(lǐng)導(dǎo)的專業(yè)技術(shù)能力。主管領(lǐng)導(dǎo)是檔案管理的領(lǐng)軍人物,不但要具備寬廣的專業(yè)知識背景,還應(yīng)深入基層,熟悉、鉆研檔案業(yè)務(wù)、善于接受新生事物、新的思想觀念,發(fā)現(xiàn)檔案管理過程和利用過程中存在的問題,并根據(jù)工作需要提出解決問題的策略。
(2)主管領(lǐng)導(dǎo)決策利用人才、培養(yǎng)人才的能力。檔案管理既需要檔案意識強、業(yè)務(wù)能力高、計算機操作熟練的檔案管理從業(yè)人員,又需要信息技術(shù)技能強,綜合素質(zhì)高的IT人員,這就要求領(lǐng)導(dǎo)在深入檔案管理過程中,在選人、用人與培養(yǎng)人才方面要綜合考慮,建立科學(xué)的人才評價機制,注重實踐背景,選擇能力強、懂管理、懂技術(shù)、懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。
(3)主管領(lǐng)導(dǎo)的組織公關(guān)能力。檔案事業(yè)的發(fā)展依賴于方方面面,要搞好檔案工作,需要社會各界的參與、支持和配合。檔案管理資金、數(shù)字化專項資金籌措需要主管領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策做好各方面協(xié)調(diào)工作;購進先進的軟硬件設(shè)備需要主管領(lǐng)導(dǎo)的積極參與和決策。主管領(lǐng)導(dǎo)要真正“融入”到檔案事業(yè)長期發(fā)展的規(guī)劃和決策中,不僅要把握檔案事業(yè)發(fā)展的方向而且又要有開拓創(chuàng)新,以較強的領(lǐng)導(dǎo)能力、以較高的綜合素質(zhì)影響全館人員,提升檔案管理的水平,為檔案利用創(chuàng)造良好的平臺,促進檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
2.加強檔案隊伍建設(shè)是提高檔案利用效率的有力支持。
(1)精深的檔案專業(yè)技術(shù)知識。檔案特有的形成規(guī)律決定檔案工作具有與其他管理性工作不同的一套科學(xué)的理論原則與技術(shù)方法,檔案人員必須具備檔案專業(yè)知識,掌握檔案工作的理論原則和技術(shù)方法,具備較高的專業(yè)素質(zhì)。檔案主管領(lǐng)導(dǎo)具備寬廣的檔案專業(yè)知識背景,是為檔案管理的宏觀決策服務(wù),而檔案從業(yè)人員是日常檔案工作的主力軍,工作中要做到做真、做細(xì)、做實,因此檔案從業(yè)人員要具備較為廣博的檔案學(xué)基本理論知識即檔案整理分類知識、檔案編研知識、檔案鑒定和檢索知識、檔案文獻(xiàn)編纂知識以及情報學(xué)知識、目錄學(xué)知識等,還應(yīng)系統(tǒng)掌握檔案法規(guī)知識、信息化管理知識、檔案保護知識等,并運用這些知識指導(dǎo)實際工作。
(2)團結(jié)協(xié)作的能力。檔案工作是扎實、有序、規(guī)范的檔案業(yè)務(wù)管理和提供有效檔案利用的綜合性工作。如果各科室各自為政、業(yè)務(wù)不銜接、信息資源不共享,檔案業(yè)務(wù)工作則無法開展,檔案從業(yè)人員之間要充分溝通、相互協(xié)作、相互支持、相互信任,處理好業(yè)務(wù)部門和技術(shù)部門之間的關(guān)系;要協(xié)調(diào)好內(nèi)部人員與各利用單位人員之間、上下左右之間的關(guān)系,只有處理好各種關(guān)系,才能為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境。
保存檔案的根本宗旨在于檔案的利用,我們在做好檔案編研、數(shù)字化工作的同時,既做到主動提供檔案信息服務(wù),實現(xiàn)檔案的價值,提高檔案的利用效率,還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究,找出工作中的不足,以科學(xué)的態(tài)度,把檔案工作做好,使之發(fā)揮出更大的作用。
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