外發(fā)跟單崗位職責3篇跟單崗位職責及要求

時間：2022-12-16 12:01:09 綜合范文

　　下面是范文網(wǎng)小編整理的外發(fā)跟單崗位職責3篇跟單崗位職責及要求，供大家閱讀。

外發(fā)跟單崗位職責1

　　篇1：跟單員崗位職責及工作程序跟單員（轉(zhuǎn)序員）崗位職責 1、職責

負責生產(chǎn)車間產(chǎn)品加工制作件的物料轉(zhuǎn)序、出入庫傳遞合理放置工作，對物料轉(zhuǎn)序、出入庫及時性負責；

負責生產(chǎn)采購外協(xié)外購件的出入庫及合理放置傳遞工作，對出入庫及時性負責；負責生產(chǎn)轉(zhuǎn)序件、出入庫件的數(shù)量清點，跟蹤填寫轉(zhuǎn)序單、入庫單的數(shù)量信息，對物料信息準確性負責；

　　負責車間轉(zhuǎn)序及存放產(chǎn)品件的標識及管理工作，對標示齊全、信息準確性負責；參加車間在產(chǎn)品的盤點；

　　2、權力

對庫房是否及時驗收貨物出入庫有考核權；

對故意碼放混亂，制造查數(shù)困難的工序件責任人有考核權；對合理傳遞存放物料有建議權； 3、物料傳遞程序

凡是鋼材下料后的轉(zhuǎn)序，需要在開出庫單后（紙質(zhì)交核算員），才可以開轉(zhuǎn)序單轉(zhuǎn)序；

　　下道工序暫時不能接受的產(chǎn)品，轉(zhuǎn)移到待料區(qū)存放標示，由轉(zhuǎn)序員暫時代管。（尤其是規(guī)格相差無幾、容易弄混出錯的產(chǎn)品件，要分批次隔時轉(zhuǎn)序，不可一起轉(zhuǎn)序傳遞。

　　凡是車間加工制作完成需要入庫的產(chǎn)品件（不含整機）入庫單，由統(tǒng)計員填寫一式四聯(lián)，檢查員簽字、車間主任簽字、保管簽字；其中四聯(lián)交保管員，三聯(lián)交總保管，二聯(lián)交成本會計，底聯(lián)送回統(tǒng)計員。入庫單按單子號順序填寫不可缺頁。

　　凡是外協(xié)外購的產(chǎn)品件或配套件，庫房保管員填寫入庫單一式四聯(lián)，檢查員簽字、保管簽字、采購員簽字；其中四聯(lián)交總保管，三聯(lián)交采購員，二聯(lián)交材料會計，底聯(lián)庫房保管存。入庫單按單子號順序填寫不可缺頁。

　　4、程序節(jié)點要求

、物料轉(zhuǎn)序、出入庫傳遞及時，不得影響下道工序進度；

、轉(zhuǎn)序單、出入庫單的物料名稱、數(shù)量要與工藝狀態(tài)明細表名稱及實物相符；

、按班組（車間）、庫房要求放置工件；

、及時裝卸進入車間或庫房的物料（不含鋼材和大宗物料）：

　　5、轉(zhuǎn)序員與各部門人員的銜接

、凡是出庫物料、產(chǎn)品的數(shù)量，由轉(zhuǎn)序員和工序接收人簽字認可。

　　6、支持條件

熟悉各產(chǎn)品工藝狀態(tài)明細表；熟悉各庫房保產(chǎn)品管理范圍；熟悉產(chǎn)品工藝流程；

　　制訂部門：生產(chǎn)部起草人：

　　批準實施： 2013年10月8日

　　篇2：外協(xié)主管的崗位職責外協(xié)主管職位說明書

　　圖片已關閉顯示，篇3：銷售跟單員的工作職責(參考)銷售跟單工作職責

　　一、跟單員基本工作及要求

（1）銷售訂單處理

? 客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等，每張訂單的下法不同，跟單

　　員都應將它們轉(zhuǎn)成書面訂單并錄入訂單跟蹤表，以便進行跟蹤。

　　下單時，我們要注意在各方面存在的問題。舉例如：顏色、數(shù)量、交期的溝通等?？蛻舻挠唵卧凑沼唵瓮瓿蔂顟B(tài)分類整理成：待處理訂單、已完成訂單以便分類檢索。

（2）銷售送貨安排

　　當天下午下班前與倉庫及生產(chǎn)和外協(xié)跟單溝通安排好次日的發(fā)貨計劃并做好初步的發(fā)貨單以及至少一張可以確定的發(fā)貨單（即確保次日一上班就可以裝車的發(fā)貨單）。

　　涉及回款或其它不確定事項的，必要時跟單員安排發(fā)貨需要與銷售主管和財務做相應的溝通。

（3）生產(chǎn)庫存跟蹤

? 將客戶訂單結合庫存情況轉(zhuǎn)化成定額發(fā)料單交付生產(chǎn)或外協(xié)：一定要把客戶要求在生產(chǎn)

　　單上寫清楚。交生產(chǎn)部門生產(chǎn)之前，應向倉庫了解生產(chǎn)原材料是否足夠本單的生產(chǎn)。

　　小樣：打小樣的目地是看本公司的做貨能否達到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產(chǎn)的依據(jù)。一般情況是按正常的手續(xù)，小樣全部是由客戶自己批板后再下單做貨的。

（4）銷售回款跟蹤 ? ? 填寫銷售對賬單并與財務對賬確認后匯總，給銷售人員提供準確及時的收款信息?？蛻粑醇皶r回款的要向銷售主管提醒并報知財務注意。

（5）客戶檔案的管理 ? ? ? 新客戶及時登記客戶登記表：務必將客戶的準確的名稱，地址、聯(lián)系人、電話、傳真、結算方式等數(shù)據(jù)完整無誤輸入登記表，以便銷售開單時自動查詢相關數(shù)據(jù)；客戶產(chǎn)品價格信息及時填寫或者更新進客戶登記表，以便保持數(shù)據(jù)的準確性，減少對賬送貨工作的復雜性。

（6）計算報價單

? 客戶產(chǎn)品有變動或特殊要求而致使價格有變動或者是新客戶，需要填寫報價單報財務和總

? 客戶產(chǎn)品是使用新材料的，接到客戶訂單時必須請示總經(jīng)理客戶報價是否需要做變更，如

（7）客戶服務

? 客戶來訪接待：客戶來訪應該做到熱情周到，如果因故不能接待的，務必請其它員工代為

　　返修好后再出貨。很嚴重的就重新生產(chǎn)，補單生產(chǎn)再送貨。還有采用相互讓步的折扣法。有時只能按客戶的要求來處理。

（8）與各部門的溝通及完成主管交辦事項的處理

　　跟單最重要的個人素質(zhì)是什么？溝通！跟單的本質(zhì)是就是一個內(nèi)外溝通的過程！? 同本廠內(nèi)的各部門溝通：

　　面對生產(chǎn)部門我們就是客戶，所做的一切在對老板負責的同時也要對客戶負責。? 同客戶的溝通：

　　先要了解客戶的心態(tài)，他們是希望你在最快的時間里，給他最好的貨，價錢也希望是最低的。如果你能體會到這點的話，同客戶的溝通也就不難了。同時，我們?nèi)裟軐⑹稚系拿繌垎巫赢斪魇亲约旱氖轮潦贾两K的做好，客戶那當然也就不難交差的。

　　二、銷售跟單的特點 1．責任大

　　跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因為訂單是企業(yè)的生命，客戶是企業(yè)的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。2．溝通，協(xié)調(diào)：

　　跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計劃部門，生產(chǎn)部門等許多部門的工作是一種溝通與協(xié)調(diào)。都是在完成訂單的前提下而進行的與人溝通的工作。3．做好客戶的參謀：

　　跟單員掌握著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟悉。4．工作節(jié)奏多變，快速： 5．工作是綜合性的：跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對外執(zhí)行的是銷售人員的職責。對內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。

　　三、跟單員的素質(zhì)要求：

　　跟單員的工作性質(zhì)與特點決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求： 1.分析能力。

　　3.表達能力。

　　4.專業(yè)知識。對所跟單的產(chǎn)品要熟悉。的特點，款式，質(zhì)量。5.與人共事的能力。6.人際關系處理的能力。

　　7.法律知識。

　　8.談判能力。 9.物流知識。

　　篇4：銷售跟單員的工作職責(參考)銷售跟單工作職責

　　一、跟單員基本工作及要求

（1）銷售訂單處理

? 客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等，每張訂單的下法不同，跟單

　　員都應將它們轉(zhuǎn)成書面訂單并錄入訂單跟蹤表，以便進行跟蹤。

　　下單時，我們要注意在各方面存在的問題。舉例如：顏色、數(shù)量、交期的溝通等。客戶的訂單原件按照訂單完成狀態(tài)分類整理成：待處理訂單、已完成訂單以便分類檢索。

（2）銷售送貨安排

　　涉及回款或其它不確定事項的，必要時跟單員安排發(fā)貨需要與銷售主管和財務做相應的溝通。

（3）生產(chǎn)庫存跟蹤

? 將客戶訂單結合庫存情況轉(zhuǎn)化成定額發(fā)料單交付生產(chǎn)或外協(xié)：一定要把客戶要求在生產(chǎn)

　　單上寫清楚。交生產(chǎn)部門生產(chǎn)之前，應向倉庫了解生產(chǎn)原材料是否足夠本單的生產(chǎn)。

（6）計算報價單

（7）客戶服務

? 樣品的寄送與登記：客戶需要樣品時與客戶溝通清楚后送樣給客戶，并跟蹤回訪樣品情況。

? 客戶要求退貨，首先是盡量的使客戶接受我們所出現(xiàn)的問題。若能返修，則再對成品進行返修好后再出貨。很嚴重的就重新生產(chǎn)，補單生產(chǎn)再送貨。還有采用相互讓步的折扣法。有時只能按客戶的要求來處理。

（8）與各部門的溝通及完成主管交辦事項的處理

　　跟單最重要的個人素質(zhì)是什么？溝通！跟單的本質(zhì)是就是一個內(nèi)外溝通的過程！? 同本廠內(nèi)的各部門溝通：

　　面對生產(chǎn)部門我們就是客戶，所做的一切在對老板負責的同時也要對客戶負責。? 同客戶的溝通：

　　二、銷售跟單的特點 1．責任大

　　跟單員掌握著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟悉。4．工作節(jié)奏多變，快速： 5．工作是綜合性的：

　　跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對外執(zhí)行的是銷售人員的職責。對內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。

　　三、跟單員的素質(zhì)要求：

　　跟單員的工作性質(zhì)與特點決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求： 1.分析能力。

　　3.表達能力。

　　4.專業(yè)知識。對所跟單的產(chǎn)品要熟悉。的特點，款式，質(zhì)量。5.與人共事的能力。6.人際關系處理的能力。

　　7.法律知識。

　　8.談判能力。 9.物流知識。銷售跟單員工作職責

　　1、負責銷售訂單的下達以及發(fā)貨跟蹤； 2、負責客戶退換貨信息跟蹤；

　　3、負責銷售臺帳的建立以及應收帳款的回收跟進； 4、負責客戶投訴的信息接口傳遞工作；

　　5、協(xié)助銷售員建立客戶信息維護表，并定期對客戶信息進行更新維護； 6、協(xié)助銷售人員對市場信息的整理和上報工作；

　　銷售員工作職責：

　　1、代表公司負責公司產(chǎn)品在合法范圍內(nèi)進行推廣、銷售； 2、負責根據(jù)公司的銷售政策簽訂銷售合同/訂單；

　　3、負責銷售報表和總結報表的制作并傳遞給公司管理層； 4、負責客戶的管理與維護；

　　5、代表公司樹立和維護公司的良好形象；

　　6、負責制定公司的銷售目標并制定相關的銷售計劃；

　　7、負責及時收集并整理與公司有關的市場信息，上報公司領導以便做出銷售決策； 8、負責客戶問題的及時處理，并將問題以及處理結果進行備案； 9、負責及時通知客戶有關公司政策的調(diào)整以及新產(chǎn)品上市等信息； 10、負責公司產(chǎn)品的銷售策劃工作；

　　工程部文員的工作職責：

　　1、負責公司通知、文件的及時上傳下達工作； 2、負責本部門有關資料、文件的收發(fā)以及分類歸檔，準確無誤地填制各類報表和表格； 3、負責工程部每月員工出勤查核、匯總上報； 4、負責內(nèi)外來訪人員的接待工作；

　　5、傳達部門主管的各項工作安排，并將落實情況及時匯報；

　　篇5：職位說明書-外協(xié)部

　　圖片已關閉顯示，圖片已關閉顯示，圖片已關閉顯示，圖片已關閉顯示，篇6：崗位職責模板(業(yè)務跟單)跟單員崗位說明書圖片已關閉顯示，篇7：跟單員工作職責說明(最新)吳江市三盟紡織有限公司

　　跟單員工作職責說明

　　一、目的：為明確跟單員工作職責與競爭意識，特制訂此職責說明：

　　二、工作安排：

　　1、跟單員接到分配給自己的訂單后首先需要認真透徹理解訂單，如有疑問應及時與理單員溝通，做到手中訂單無疑問。

　　2、跟單員對自己的訂單要做到全程跟蹤，確保訂單產(chǎn)品的質(zhì)量及交期。

　　3、每個員工必須做到聽從指揮，服從管理。倉庫遇到的大批出貨，跟單員必須到場，協(xié)助倉庫打卷出貨。跟單員遇到染廠大批染色，倉庫人員響應要求，必須到場協(xié)助跟單員去染廠。

　　三、考核標準：

　　跟單待遇分為：底薪+考核。

　　考核內(nèi)容和標準如下：

（1）訂單質(zhì)量的合格率（按每月交貨合格的比例來計算）； 3分

（2）訂單交期的準確率（按每月及時交貨的比例來計算）；3分

（3）理單員對跟單的滿意度；2分

（4）配桶米數(shù)和每缸每色要登記清楚，統(tǒng)計好縮率后需交與統(tǒng)計；1分

　　考核成績由理單員對其整個工作流程做全面考核，理單員在考核過程中必須做到公平公正。

　　四、考核辦法如下：

　　普通跟單（年薪制）：底薪：元考核：元*百分比

　　高級跟單（年薪制）：底薪：元考核：元*百分比

　　每月理單員對跟單員滿意度進行評分，考核評分總分為10分，6分及格，連續(xù)兩個月不合格的，第二月工資按80%領取，并自動離職。如有投訴或空運等造成的損失，跟單員當承擔相應經(jīng)濟賠償責任，由公司根據(jù)具體情況確定，賠償?shù)慕痤~從本人工資中扣除，每月扣除額不超過本月工資的百分之三十。

　　跟單員簽字：

　　年月日

　　吳江市三盟紡織品有限公司

　　篇8：跟單員崗位職責崗位描述

　　崗位名稱

　　跟單員

　　崗位編號

　　直接上級

　　省區(qū)經(jīng)理

　　越級領導

　　營銷總監(jiān)

　　直接下級

　　無

　　崗位權限與責任工作職能

　　2、負責對每日銷售清單的匯總和錄入；

　　3、負責對每天的客戶投訴進行匯總和記錄交客服部門，以便及時解決售后問題；

　　4、做好接單工作和銷售技能的提升，熟練掌握產(chǎn)品的系列、型號、尺寸、顏色、包數(shù)、賣點等專業(yè)知識；

　　5、負責協(xié)調(diào)好各業(yè)務經(jīng)理，做好各個客戶的溝通和顧客訂單信息和回復工作； 6、跟客戶溝通下達訂單必須用傳真等書面形式；

　　7、收到客戶傳真后，應先與所屬業(yè)務人員溝通相關事宜，然后必須再給客戶打個電話，確認傳真上面的訂貨內(nèi)容，確定訂貨內(nèi)容準確無誤后，再打單核定打款總金額； 8、打單完畢后，回復客戶打款總金額，通知客戶打訂貨訂金； 9、去財務確定客戶貨款訂金到賬后，下達生產(chǎn)訂單到生產(chǎn)計劃處；

　　11、訂單生產(chǎn)完畢后，需提前通知客戶打余款，財務確認全款到賬后，安排出貨； 12、與業(yè)務人員溝通協(xié)調(diào)貨運相關事宜；

　　13、接洽財務、出納、倉庫備貨、驗貨、裝車、出廠事宜； 14、負責客戶投訴的信息接口傳遞工作； 15、及時向省區(qū)經(jīng)理溝通專賣店的發(fā)貨情況，以便于省區(qū)經(jīng)理對客戶及時的維護和開發(fā)； 16、跟單文員必須和客戶、客服、財務、業(yè)務人員等部門做好溝通協(xié)調(diào)工作； 17、對每天的銷售情況進行匯總，做好日報表，交于省區(qū)經(jīng)理； 18、負責銷售臺帳的建立以及應收帳款的回收跟進；

　　19、嚴格執(zhí)行公司的各項規(guī)章制度，積極完成銷售部下達的各項工作要求和目標；

　　21、完成領導交給的其他任務

　　工作權限

　　1、下達訂單生產(chǎn)指令、調(diào)貨指令、發(fā)貨計劃指令；

　　2、對各生產(chǎn)部門的“按時、按質(zhì)、按量”交貨原則進行監(jiān)督；

外發(fā)跟單崗位職責2

　　外協(xié)跟單崗位職責崗位職責

⒈ 全面準備并了解訂單資料（客戶制單、生產(chǎn)工藝、最終確認樣、面/輔料樣卡、確認意見或更正資料、特殊情況可攜帶客樣），確認所掌握的所有資料之間制作工藝細節(jié)是否統(tǒng)一、詳盡。對指示不明確的事項詳細反映給相關技術部和業(yè)務部，以便及時確認。

⒉ 務必保證該公司與外加工廠之間所有要求及資料詳細并明確、一致?。ㄗ詈靡形淖肿C明）

⒊ 事先盡可能多地了解各加工廠的生產(chǎn)、經(jīng)營狀況并對工廠的優(yōu)/劣勢進行充分評估，做到知根知底。

⒋ 跟單員言行、態(tài)度均代表該公司，因此與各業(yè)務單位處理相應業(yè)務過程中，須把握基本原則、注意言行得體、態(tài)度不卑不亢。嚴禁以任何主觀或客觀理由對客戶（或客戶公司跟單員）有過激的言行。處理業(yè)務過程中不能隨意越權表態(tài)，有問題及時請示公司決定。

⒌ 預先充分估量工作中問題的潛在發(fā)生性，相應加強工作力度，完善細化前期工作，減少乃至杜絕其發(fā)生的可能性。不以發(fā)現(xiàn)問題為目的，預先充分防范、工作中重復發(fā)掘、及時處理問題并總結經(jīng)驗，對以后的工作方式和細則進一步完善方為根本之道。

⒍ 訂單跟單員與訂單負責人（操作員）要保持密切的聯(lián)系，出于雙方的利益著想，多與對方溝通，將問題降到最低限度。跟單介紹具體步驟

　　第1步：當業(yè)務員和客戶在網(wǎng)上進行溝通，確定初步意向后?？蛻敉ㄟ^快遞把樣品和加工的細節(jié)數(shù)據(jù)傳過來。此時，將樣品和相關的加工制作的要求通過打樣申請單反映出來。之后，經(jīng)過業(yè)務部經(jīng)理簽字，將樣品和打樣單（打樣單要復印一份，正本留自己保存。）給打樣室進行打樣。

　　第2步：樣品出來后通過快遞寄給客戶，注意及時向快遞詢問UPS號。第3步：客戶確認樣品并將樣品寄回，同時下單。

　　第4步：根據(jù)回傳樣品，制做簡單的定貨單給技術部。定貨單要業(yè)務員和部門經(jīng)理簽字。將單和樣品留技術部。要求其制作工藝流程。

　　第5步：之后將合同傳給財務部簽字和老總簽字。并連同工藝流程樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據(jù)合同來做，把品質(zhì)要求，包裝要求，和備注事項，交貨日期。寫清楚。之后把訂貨單復印5份，分別傳生產(chǎn)-品管-財務-物控-出貨。并在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書復印5份，傳財務-技術部-物控-生產(chǎn)-品管。正本留技術部，副本自己留著。

　　第6步：將合同復印2份，正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財務負責人。第7步：及時反映工廠在生產(chǎn)過程中的問題，并和業(yè)務員溝通。在業(yè)務員和客戶溝通達成協(xié)議后，將結果通過工作聯(lián)系單將變更要求傳達到生產(chǎn)車間。工作聯(lián)系單正本留己，副本傳達。

　　第8步：快出貨時，聯(lián)系貨代。做報關單據(jù)。并提前寄交貨代。若生產(chǎn)有問題，導致不能即使出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。

　　第9步：若即使完貨。則提前兩天將貨代傳來的進倉單或相關單據(jù)交給出貨部門。并將出貨通知單復印3份，傳生產(chǎn)-品管-出貨部。正本留己。

　　第1步：即使做好議付單據(jù)連同貨代送來的提單進行議付。如前T/T下，則先傳副本給對方，要其付款。L/C項下，則交由財務部到銀行進行相關事項。

　　第11步：到核銷單等相關單據(jù)回來后，將單據(jù)交由財務部進行結匯，辦理核銷退稅手續(xù)。

　　以上所有自己保存的單據(jù)按合同和客戶編號先后順序進行分檔管理。舉例

　　以服裝跟單為例，跟單過程如下：

　　一般程序如下：接受客戶指示單，分析產(chǎn)品材料，采購材料，制作樣品（主要下工廠了解樣品的落實情況，生產(chǎn)工藝適合客戶的產(chǎn)品要求，緊抓生產(chǎn)進度滿足交貨日期），發(fā)樣品給客戶認可，大貨投產(chǎn)。制作過程煩瑣易出錯，加工工廠會給你麻煩的，客戶也會的，要做好心理準備。一、工藝單

⒈先對工藝單進行文字處理，翻譯成中文。

⒉參照和對照往年的工藝單進行核對（主要指老客戶），研究是否有新的變化或者是有不對的地方，著重看一下有無特殊要求，工藝單指示不明的地方要及時和客戶溝通，如客戶有不明白的地方可按照訂單常規(guī)操作要求處理。

⒊對著工藝單進行逐項檢查：⑴首先是主料，如面料的品種、紗支、結構、克重、顏色（特別注意特殊色，如麻灰）；⑵輔料，包括拉鏈（是否特指，如YKK）、繩、扣、風眼、花邊、松緊帶、梭織布（應注意是否需要染色）、橫機羅紋、主標、水洗標、吊牌、裝飾牌等。

⒋對照工藝單認真研究印、繡花及其它處理方式，如面料絲光、水洗、扎染等（有關HTP訂單中對印、繡花方面沒有詳細的資料，甚至在最初打樣時連印花顏色、印花尺寸也沒有明確指示，客戶只有一個要求：效果好就行。雖然客戶把這個權利給了工廠，但也給工廠帶來一定難度，要揣測客戶的心態(tài)，自己要主動去創(chuàng)新設計一些東西。在這點上，應盡快適應客戶的這種要求）。二、核價

　　認真研究完工藝單后，安排進行核價，即填寫核價單，在填寫核價單時一定要清晰、認真，經(jīng)過誰手該把關的沒把好關的要負首要責任；建議跟單員最好整理一份工廠面料、紗支、克重、幅寬一覽表，以便以后核價遇到相同的面料時，可按固定的工藝去填制核價單，印、繡花價格最好也有價格一覽表。

⒈核實工藝單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關面料生產(chǎn)的生產(chǎn)難易度，主要是與染整廠溝通，落實確定后，明確面料有關資料，以便工藝人員核算用料時與染整廠核對面料幅寬、克重資料，注意面料的紗支與克重的對比，方便用料的核算。⒉工藝室人員進行有關工藝用量的計算，此時要對輔料情況（特別是百家好事客戶對輔料一般都是指定廠家，要對輔料的價格進一步落實好，以免大貨投產(chǎn)后出現(xiàn)價格上的差異）進行詳細解說，問明客戶哪些輔料屬于客供及印花的種類及繡花線的種類，避免遺漏，客戶有特殊要求的，更是需要特別說明。

⒊生產(chǎn)車間對照工藝單，進行生產(chǎn)量及加工費的計算，由于車間是參照工藝單進行計算，好多內(nèi)容僅是“紙上談兵”，因此有條件的盡可能提供樣衣，對于工藝單上或是客戶特別指示的，要一并詳細告知（最好是書面）生產(chǎn)部門，以便盡可能核算準確。

⒋匯總資料，核算價格。由于核價員習慣于按照自己知道的資料進行核價，因此在客戶有特殊要求的時候，一定要有明確指示并做相關提醒，如面料有特殊要求（有無水洗等），輔料比較奇特，印、繡花價格等。所有這一切，都必須詳細準確的寫到核價資料或者是工藝單里，以便以后備查。⒌報價時如對某些輔料及印、繡花價格不明確的，報價時要注明所列輔料及印、繡花的價格，如百家好事訂單經(jīng)常會指定輔料廠，而唯嘉、歐美訂單牽扯到面料檢測及成衣檢測（客戶指定輔料，跟單員一定要注意，如果跟單員沒明確標注，跟單員要負主要責任；所有擔當學會看核價單上的資料，一定要看清楚，把經(jīng)手的資料要做到心中有數(shù)；有特殊要求的，一定要告訴核價員）。我做單證做到心力交瘁三、備樣

　　一般來說，報完價后，如客戶覺得價格接近或者是可以接受，會要求安排備樣（原則上先談價格，后打樣；對新客戶原則上不備樣，備樣要收樣品費）。備樣時主要注意（備樣時關鍵在于保證交期及質(zhì)量，因此我們經(jīng)手的資料務必要準確，與客戶要求一致，才能保證樣品及時得到確認，避免重復返工）：（一）樣品

⒈款式樣：一般來說款試樣主要是看做工的，可以用代替面料，但當有配色時，一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。

⒉確認樣：作為確認樣，客戶看重的是，顏色要對，輔料要齊，印繡花也要按照要求的去做，特別是代表大貨面料一定要好。因為一般來說，確認樣是給設計師看的，所以一定是好的和準確的，符合設計師口味的，此項工作非常重要.如果做得不好，可以說前功盡棄，一切都是白費。

⒊產(chǎn)前樣：一般來說是在大貨面料出來以后，為了保證大貨的準確性，在裁剪前，做給客戶看得樣品，代表大貨水平，也是客戶對大伙的檢驗。為了生產(chǎn)的方便，要求產(chǎn)前樣必須符合客戶對大貨的一切要求，避免出現(xiàn)生產(chǎn)損失，安排起來一定要快。對于HTP訂單，大貨下來后，再安排做大貨產(chǎn)前樣，待產(chǎn)前樣確認后，進行大貨生產(chǎn)。HTP訂單不要求打印、繡花樣。

⒋廣告樣：廣告樣一般來說是在訂單確定后，大貨出貨前，客戶用來擴大宣傳，增加銷售量的樣品，齊色齊碼，外觀效果要好，一定要起到門面作用（廣告樣必須提前安排，不能臨近再下備樣）。

⒌齊色樣：此項要求的客戶比較少，可以靈活掌握。對于HTP的訂單，客戶要求在工藝單下達后，安排做銷售樣，而且對于不好找的輔料可用類似或接近的代替，樣衣發(fā)走后，安排核價、報價，然后等客戶確認意見。

⒍水洗樣：要保證成衣水洗尺寸，必須做好前提工作面料縮水率。

⒎船樣：大多數(shù)客戶船樣要并到大貨里，如該并入大貨收費的船樣未并入大貨，跟單員應負主要責任。（二）色樣

⒈色樣，制作要好看、及時，保存要完整，一式三份：自己必須留存一份，以免以后的生產(chǎn)過程中，對大貨的顏色進行核對，問明客戶是在自然光還是在燈光下對色，以便及時確認。⒉紗樣。

⒊布樣，如麻灰：如客戶指定麻灰色號時，可與客戶溝通直接進行大貨生產(chǎn)，如有客戶布樣，可找一些顏色比較相近的布樣待客戶確認。色樣在涉及到麻灰或煙灰色時，最好是讓客戶指定華孚或金蘭紗卡上的色號，便于采供部門購紗。（三）印、繡花樣

　　首先是要求盡可能用正確顏色的布、線打樣，特別是繡花，繡花線一定要用正確顏色，如確有難度，可以與客戶溝通，變通安排。印、繡花資料必須保證準確，如顏色搭配、花型等，要及時同客戶溝通不明確的地方，爭取縮短確認周期（印、繡花打確認樣時間：原則上從業(yè)務員將印、繡花資料轉(zhuǎn)交外協(xié)員后三日內(nèi)應將確認樣轉(zhuǎn)業(yè)務員，外協(xié)員要注意打確認樣布料的顏色一定要正確，確認樣原則上要檢驗合格后才能出廠，對確認樣跟單員也要進行檢查，由跟單員將確認樣寄給客戶確認，客戶確認后的確認樣要及時轉(zhuǎn)生產(chǎn)廠，并做好交接記錄）。外協(xié)員要對以前及以后外加工的印、繡花價格等資料進行匯總，便于以后出現(xiàn)同類加工業(yè)務時方便查詢。（四）輔料

　　由于我們的輔料開發(fā)有一定局限性，因此安排輔料時一定要盡可能廣。如同行、客戶及其它部門，在此特別指出的是網(wǎng)絡查詢，重點是快！光客戶要求的輔料確有一定難度時，及時與客戶協(xié)商處理意見。輔料管理員要對以前及以后采購的輔料價格等資料進行匯總，便于以后出現(xiàn)同類輔料時方便查詢。對于HTP的訂單，輔料多而且雜，要特別注意染色問題，如梭織布，人字帶等；還有一些輔料雖然好找，但達不到輔料廠的起訂量，工廠不愿意做，本著客戶一般確認銷售樣上的輔料的作風，因此，應在打樣時，就考慮找一些好做、好找的輔料，減少大貨生產(chǎn)不必要的麻煩。輔料總體要求為價格低及質(zhì)量好，因此廣泛匯總各輔料廠資料是非常必需的，以后再遇到此類輔料時能有據(jù)可查。輔料打確認樣時間：原則上從業(yè)務員將打輔料確認樣的資料轉(zhuǎn)交輔料管理員后三日內(nèi)應將確認樣寄給客戶確認。作贏外貿(mào)單證必會的18步流程

　　四、合同的執(zhí)行

　　在征得客戶同意或簽定合同并確認客戶已執(zhí)行合同后（如開L/C、電匯、預付款等），以L/C結算的，要盡快催信用證，以預付款結算的，款要及時催，以電匯結算的，風險較大，通常適用于老客戶。下達生產(chǎn)通知單，生產(chǎn)通知必須盡可能資料齊全、完備、正確，并在指令下達后落實相關部門在合理的時間內(nèi)接收到了正確的指令，并已開始執(zhí)行。向生產(chǎn)廠要生產(chǎn)計劃，監(jiān)督生產(chǎn)指令在各環(huán)節(jié)中的進行，保證其順暢。如有客戶資料未到時，要及時與相關部門和客戶進行溝通和調(diào)解，做出最合理的生產(chǎn)計劃。五、確認

　　在合同簽定后，對于擔當來說，確認工作是最重要的。在安排確認時，要掌握以下幾條原則：

　　a)首先排列生產(chǎn)計劃，盤查確認點，首先要清點好輔料，核對好來料顏色是否一致，特別是對主、輔料的盤查，保證生產(chǎn)安期順利開始。

　　b)監(jiān)督和督促生產(chǎn)計劃，確認所有保證生產(chǎn)順利進行的有關指示，書面或?qū)嵨镆呀淮接嘘P部門的責任人心中，并已得到認真執(zhí)行。如正確的工藝單、樣品、印繡花樣、客戶的最終確認意見或修改意見要及時傳達，對生產(chǎn)中出現(xiàn)的各種問題進行監(jiān)督、反饋，對于生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題要及時和客戶進行溝通和處理。c)核對所有來物，與客戶確認意見相符一致。

　　d)要注意客戶的變更，如面料顏色、合同數(shù)量，如出現(xiàn)變更，要在第一時間內(nèi)通知生產(chǎn)部門，減少不必要的損失。六、合同的跟蹤

　　在合同的執(zhí)行過程中，要準時填報跟單表，及時給客戶報告生產(chǎn)進度，并要及時匯總資料，整理訂單，避免出現(xiàn)疏漏的地方，并及時與客戶和生產(chǎn)部門溝通，對出現(xiàn)的意外情況要及時處理，如上報、與客戶協(xié)商拖期、協(xié)調(diào)有關部門采取補救措施等。在臨近交期時，如生產(chǎn)過程中如有妨礙大貨交期無法按合同順利執(zhí)行時，必須事先通知客戶；當大貨生產(chǎn)過程中，縫制、印花、繡花等出現(xiàn)妨礙生產(chǎn)順利進行時，一定要及時通知客戶（同時發(fā)樣給客戶）采取有關補救措施。

　　為了大貨生產(chǎn)能夠順利進行，首先要及時去生產(chǎn)廠看每天的生產(chǎn)情況。對于客戶確認遲緩或者提供一些資料不及時，除了溝通之外，還應有書面形式傳真于客戶或者把生產(chǎn)進度情況告訴客戶，并提醒有可能影響交期，同時，要排查生產(chǎn)環(huán)節(jié)中還可能存在的問題，要及時匯總情況，尤其是輔料。

　　品管主管要會同品管員一起在大貨交貨前對產(chǎn)品進行檢驗，并出具驗貨報告單（對于發(fā)現(xiàn)的問題要提出整改建議和防范措施）；客戶來我司驗貨時，品管主管或品管員要陪同客戶一起驗貨，并做好記錄。七、出貨

　　根據(jù)合同的規(guī)定及與客戶協(xié)商的最后結果，及時安排出貨（HTP的客戶可能不止一個，他對于箱嘜、條形碼、包裝袋會有不同要求，應當引起注意，并以書面形式下達給車間）。

⒈出貨時間、數(shù)量、入貨時間，及時通知相關部門（根據(jù)入貨通知時間及時安排發(fā)貨，如不能保證交貨，衣時同船運公司或客戶協(xié)商處理）。⒉訂艙、報關。

⒊辦理內(nèi)部發(fā)貨手續(xù)。

⒋船樣及相關事宜，船樣一般在大貨出貨前一周給客戶寄出。部分單據(jù)遺失，如何處理? 八、發(fā)票的開具及貨款回收

　　國際業(yè)務部單證員負責外銷產(chǎn)品發(fā)票的開具，并負責填寫開具外銷發(fā)票的相關表格；國際業(yè)務部核算員負責內(nèi)銷產(chǎn)品發(fā)票的開具，由跟單員負責填寫開具內(nèi)銷跟單員負責內(nèi)銷貨款的回收，及時督促客戶辦理，加快我司的資金周轉(zhuǎn)。對于外銷產(chǎn)品貨款的結算方面，信用證結算的，由跟單員督促客戶及時為我司開具信用證，單證員負責對信用證的內(nèi)容進行審核；電匯方式結算的，要在發(fā)貨后，及時督促客戶付款，避免壞帳損失的發(fā)生。九、報帳

　　對于我部門負責的采購及加工業(yè)務，要及時與生產(chǎn)廠進行對帳，在業(yè)務結束確認無誤后，讓對方開具符合我司要求的增值稅專用發(fā)票，并按我司相關文件規(guī)定進行及時報帳。

　　對于費用方面的報帳：差旅費，出差歸來后，要及時報帳，具體按公司文件執(zhí)行；其他費用的報帳，力求在費用發(fā)生的當月進行報帳，避免費用跨月報帳，影響公司及部門的利潤核算。十、資料的整理與歸檔

　　本部門所有人員對于自己負責的所有資料要及時進行整理并歸檔，保持桌面清潔、資料擺放有序，分配到個人的檔案櫥要及時進行整理，保持資料的整體外觀和實用性，不準亂放；對于公用部分的辦公用品等，要及時進行整理，個人的資料、樣品、樣布等不準隨意亂放，如發(fā)現(xiàn)隨意亂放者，將對責任人進行處罰。十一、產(chǎn)品的售后服務發(fā)票的相關表格。分類

　　1.按業(yè)務進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類。 a)前程跟單是指跟到出口貨物交到指定出口倉庫為止； b)中程跟單是指跟到裝船清關為止；

　　c)全程跟單是指跟到貨款到賬，合同履行完畢為止。

　　2.按商品類別分可分為紡織品跟單、服裝跟單、鞋類跟單、玩具跟單、家具跟單等。 3.按企業(yè)性質(zhì)可分為生產(chǎn)型企業(yè)的跟單和貿(mào)易型企業(yè)的跟單。

　　4.按具體業(yè)務環(huán)節(jié)分，可以分為運輸跟單、原材料跟單、包裝跟單、外包跟單、生產(chǎn)跟單、樣品跟單。

　　5.根據(jù)貨物的流向，可以分為出口跟單和進口跟單。詳細流程

　　1.客戶下訂單。

　　2.電傳工廠安排貨物確定產(chǎn)裝時間。

　　3.安排船期訂艙：（如果是送貨要寫送貨通知書）。 4.電傳標簽到工廠。5.訂艙，托書傳真貨代。

　　6.核銷單備案：（電子口岸備案）

　　7.將報關單據(jù)在合理日期寄送給貨代：（一般先郵寄報關委托書和核銷單，記下核銷單號碼，其余資料可以傳真）（合同，核銷單一式三聯(lián)，發(fā)票，裝箱單，報關委托書1份，報關單2份

　　8.辦理保險并審核確認：（開船之前；投保金額不留小數(shù)，有小數(shù)的均進一位。）9.提單審核確認：（臨近裝船時；非正式的，要顯示集裝箱號，得知船名航次，審完單后要求出正本。）

　　1.辦產(chǎn)地證：（開船之前；產(chǎn)地證打?。┰谫Q(mào)促會辦理登記蓋章。

　　所需資料：一般原產(chǎn)地證書/加工裝配證明書申請書，原產(chǎn)地證，商業(yè)發(fā)票。產(chǎn)地證日期應與發(fā)票簽發(fā)日期一致。11.包裝申明繕制。

　　12.提單寄到后做客戶單據(jù)：發(fā)票，裝箱單，B/L，原產(chǎn)地證，保單，檢驗合格單，檢驗證書，包裝申明。 13.催款。

　　14.外匯申報：（銀行通知有外匯進賬，填寫涉外收入申請表到銀行國際結算中心辦理，根據(jù)貸記通知單補填單號，拿貸記通知單。）

　　15.核銷：（先到銀行國際結算中心水單，補填相應的核銷單號碼后經(jīng)銀行蓋章。）收匯核銷所需資料： ①核銷單

②報關單（核銷專用聯(lián)）（已蓋章）③銀行結匯水單

④出口收匯核銷報告表（一式兩份）

　　到外匯管理科，拿資料去蓋章，回一聯(lián)出口收匯核銷報告表（已蓋章），核銷單（已蓋章），在相應的核銷單核銷專用聯(lián)，退稅專用聯(lián)上加蓋“已核銷”印章，將正常核銷資料退還并由經(jīng)辦人在（出口收匯核銷報告表）上簽收。

　　16.叫工廠開增票：（開過的增票要去稅務局認證，蓋已認證印章。）17.出口退稅：所需資料一份：

①申報出口退稅資料交接表 2份 ②外貿(mào)企業(yè)出口退稅匯總申請表注意事項

　　在外貿(mào)跟單過程中，要做到“認真”和“多走一步”。做到“認真”

⒈明確“認真”的必要性。今天的工作是明天的結果，不認真跟進客戶是對公司資源的浪費。

⒉全面熟悉公司產(chǎn)品，報價，制樣，訂單審批，生產(chǎn)，質(zhì)檢，驗貨，出貨流程，信用證風險。這是為客戶提供專業(yè)服務的基礎。

⒊每一天上班時明確當天的工作，下班前回想今天工作情況。確保完成最重要和最緊急的工作。

⒋在所有日常與客戶溝通中使用正規(guī)商務信函格式及公司規(guī)定的簽名。也不允許出現(xiàn)一句話式的回復（完全無商務信函的格式）。

⒌在收到客戶信函時第一時間進行回復。不能給予明確回復時，發(fā)送“信函收到”的確認函并確認可以為客戶提供明確回復的時間。即保證溝通的雙向性。

⒍最少次數(shù)提供讓客戶滿意的樣品（最多三次）。與客戶溝通盡量多的細節(jié)以保證制作的樣品一次性讓客戶滿意。這將會很大程度上增加接下訂單的可能性，加快訂單時間和減少公司樣品制作費用。對產(chǎn)品的充分了解會幫助你提供讓客戶更滿意的服務。

⒎樣品完成后，業(yè)務人員手上必須保留一套與提供給客戶完全相同的樣品并完整和完好的保存。

⒏給客戶的承諾必須全力來實現(xiàn)。當出現(xiàn)不確定因素時，向直屬上級征求建議后再確認給客戶，以保證每一個承諾的實現(xiàn)。并與上級溝通處理結果的原因。⒐了解訂單生產(chǎn)排程，定期對訂單產(chǎn)品質(zhì)量進行跟進。

⒑公司只有“我們”，沒有他們?？蛻籼岢龅乃袉栴}就是公司的公司，也是自己的問題。我們要給客戶解決所遇到的問題或者與客戶一起解決。不要把問題化成埋怨，也不要讓它擱置在一邊。主動去解決了，會發(fā)現(xiàn)并不是想象中那么難。而且實踐告訴我們最麻煩的客戶會是最忠誠的客戶。

⒒必須了解基本的商務禮儀，在溝通、跟進過程中做到尊重客戶。讓客戶隨時可以找到你，但沒有客戶的要求或非緊急情況下，不要打客戶手機；客戶的快遞帳號的每一次使用都必須經(jīng)過客戶的允許；對產(chǎn)品/訂單等任何方面的更改都需要征求客戶的意見/同意及讓客戶了解情況等。在服務上“多走一步”

⒈宣傳公司網(wǎng)站，充分利用公司網(wǎng)站。讓客戶通過網(wǎng)站來了解公司，會節(jié)省很多時間。

⒉做到十一個“主動”，主動介紹公司服務及產(chǎn)品，主動（定期）與客戶保持聯(lián)系，主動索取客戶快遞帳號，主動提供快遞單號，主動提供樣品產(chǎn)品圖片，主動索取及確認外箱嘜頭，主動提供訂單生產(chǎn)進度，主動約定驗貨時間，主動提供驗貨報告，主動要求客戶提供訂單產(chǎn)品質(zhì)量反饋，主動向客戶推薦公司新產(chǎn)品。“主動”表現(xiàn)在行動比客戶早。

⒊從每一個微小的細節(jié)為客戶提供最完善的服務，降低公司與客戶的貿(mào)易風險。在與每一個客戶溝通過程中，維護公司形象。將客戶的反饋建議集中反饋到市場部，作為公司將來規(guī)劃的借鑒。這將會為公司帶來整體利益，也更有利于客戶的開發(fā)。⒋完成自身職責范圍內(nèi)工作的前提下，幫助同事解決問題或提出解決問題的建議。任何客戶的電話必須熱情接聽并做相應記錄。組成互愛互助的業(yè)務團隊。

⒌在公司這個大的團體中，個人力量不可能改變公司的狀況，團隊力量才是無限的。細節(jié)決定成?。哼@個產(chǎn)品只有您的企業(yè)可以生產(chǎn)嗎？這個產(chǎn)品您提供給客戶的質(zhì)量和價格只有您企業(yè)可以做到嗎？肯定還有許多企業(yè)可以做到。但產(chǎn)品和服務上的細節(jié)每個企業(yè)是不同的，處理問題的方式每個企業(yè)也是不同的。注重細節(jié)才能使企業(yè)更穩(wěn)定的發(fā)展。產(chǎn)生原因

　　中國加入WTO以來，對外貿(mào)易發(fā)展迅速，外貿(mào)跟單作為一種的新的崗位應運而生。作為對外貿(mào)易企業(yè)內(nèi)部專業(yè)化分工的產(chǎn)物，外貿(mào)跟單崗位工作目標明確，任務具體，成為外貿(mào)業(yè)務工作不可分割的組成部分。外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)不是偶然的，它是外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部管理結構有效調(diào)整，外貿(mào)經(jīng)營管理規(guī)范化和科學化發(fā)展的產(chǎn)物。它的出現(xiàn)不但進一步劃清了外貿(mào)企業(yè)各崗位的責任界限，而且充分調(diào)動了企業(yè)跟單人員的積極性和創(chuàng)造性，對提高對外貿(mào)易企業(yè)的管理水平和經(jīng)營效率，避免外貿(mào)業(yè)務操作失誤和風險具有重要的意義。

　　首先，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)符合系統(tǒng)論的原理和要求。系統(tǒng)論認為，系統(tǒng)是由若干相互聯(lián)系的基本要素構成的，它是具有確定的特性和功能的有機整體。系統(tǒng)中各要素不是孤立地存在著，每個要素在系統(tǒng)中都處于一定的位置上，起著特定的作用。要素之間相互關聯(lián)，構成了一個不可分割的整體。由于世界上的具體系統(tǒng)是紛繁復雜的，必須按照一定的標準，將千差萬別的系統(tǒng)分門別類，以便分析、研究和管理。如機械系統(tǒng)的主機、零件、配件的分工；行政系統(tǒng)的科、處、局、部、委的分工；軍事系統(tǒng)的排、連、營、團、師、軍的分工等，正是由于其層次性和關聯(lián)性的存在才保證了這些系統(tǒng)的正常運作。

　　從系統(tǒng)論的角度看，外貿(mào)業(yè)務的各個分工不是孤立的，是一個有方向性的動態(tài)過程。在生產(chǎn)性跟單中，生產(chǎn)企業(yè)的選擇與原料的采購、工藝流程與技術、生產(chǎn)進度與質(zhì)量監(jiān)控、投入與產(chǎn)出；在業(yè)務性跟單中，“船、貨、證、款”的平衡，裝運、保險、報檢、報關、結匯的操作與監(jiān)控，都涉及到系統(tǒng)的層次性和有機聯(lián)系。外貿(mào)跟單是外貿(mào)企業(yè)維護產(chǎn)品和服務的生產(chǎn)鏈和供應鏈的完整，反映外貿(mào)企業(yè)運行系統(tǒng)意志、促進外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營管理有序化，保證企業(yè)經(jīng)營機制和風險防范機制有效運行的重要組成部分。在這個意義上可以說，外貿(mào)跟單崗位的產(chǎn)生是外貿(mào)企業(yè)為了取得最佳經(jīng)濟效益，對外貿(mào)合同履行進行系統(tǒng)化分工與管理的必然產(chǎn)物。

　　系統(tǒng)論的基本原理要求系統(tǒng)中的各個環(huán)節(jié)的功能充分發(fā)揮，互相銜接，而不是彼此代替，最終保證整個系統(tǒng)的順利運行。外貿(mào)跟單崗位的產(chǎn)生適應了外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)有機性的要求，與外銷、貨運、單證等工作崗位相區(qū)別，外貿(mào)跟單崗位既體現(xiàn)了本崗位的特性與規(guī)律，又體現(xiàn)了外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)的整體性和功能性。忽視外貿(mào)跟單的特性與地位，用別的崗位功能來替代跟單崗位的功能，勢必造成外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)的破壞；而只強調(diào)外貿(mào)跟單的重要性，將外貿(mào)跟單功能孤立起來，忽略其他環(huán)節(jié)的功能，外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)同樣難以有效運轉(zhuǎn)。外貿(mào)跟單崗位的產(chǎn)生較好地解決了各業(yè)務環(huán)節(jié)層次性和關聯(lián)性的關系。

　　其次，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)符合控制論的原理和要求。

　　控制論是研究各類系統(tǒng)的調(diào)節(jié)和控制規(guī)律的科學?？刂普撏ㄟ^對系統(tǒng)運動規(guī)律的認識，能動地運用有關的信息并施加控制作用以影響系統(tǒng)運行行為，使之達到人類預定的目標。任何事物都有其既定的發(fā)展趨勢或偏離正常發(fā)展的趨勢，控制論的關鍵之處就在于其能夠控制事物的這種發(fā)展趨勢，使其得到延緩或加速，以達到預期的目標，滿足人類的決策和需求。外貿(mào)跟單功能與國內(nèi)貿(mào)易跟單功能相比，其涉外性、復雜性和風險性的特點更為突出，因為任何一份合同的履行都涉及到兩個或兩個以上的國家或地區(qū)，涉及眾多的環(huán)節(jié)；產(chǎn)品質(zhì)量要求、技術標準和法律體系復雜；市場波動、行情變化、外匯風險等不測風云時常出現(xiàn)。盡管從形式上看，外貿(mào)跟單的任務是落實合同或信用證條款、對生產(chǎn)安排、組織貨源、質(zhì)量管理、報關報驗、裝運結匯等過程進行全程監(jiān)控，但從性質(zhì)上看，外貿(mào)跟單的所有任務集中到一點，就是對業(yè)務進程中現(xiàn)實的或潛在的風險進行有效的控制。無論是前程跟單、中程跟單還是全程跟單，任何一個環(huán)節(jié)的問題處理不當均可能釀成風險或損失。跟單員不可能只是被動地執(zhí)行合同條款，而要面對客觀現(xiàn)實，主動地、積極地、迅速地解決可能產(chǎn)生的問題，規(guī)避業(yè)務進程中的各種風險。

　　外貿(mào)企業(yè)的風險控制可分為高級風險控制——涉及企業(yè)長遠利益和根本利益的風險控制；中級風險控制——涉及企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略中的決策風險控制；初級風險控制——涉及企業(yè)業(yè)務工作效率的風險控制。三種風險可以相互影響和轉(zhuǎn)化，其風險控制也不是固定不變的。一般來說，外貿(mào)跟單的風險控制主要是業(yè)務性風險控制。如：產(chǎn)品質(zhì)量風險控制——及時發(fā)現(xiàn)和更換不符合合同條款規(guī)定的產(chǎn)品；交貨期風險控制——為避免錯過裝運期督促生產(chǎn)企業(yè)按期交貨；結匯風險——及時改變結算方式和更新不合格的業(yè)務單證等，但如果這些風險不能有效控制，或風險信息傳播渠道受阻，就可能影響企業(yè)中級或高級風險的控制，導致企業(yè)喪失防范或規(guī)避風險的有利時機，進而破壞整個企業(yè)的風險防范機制。因此，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)將在外貿(mào)業(yè)務的基礎環(huán)節(jié)上防止失誤與漏洞，對外貿(mào)企業(yè)有效進行風險控制，保證風險防范機制的正常運行具有重要意義。

　　第三，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)符合信息論的原理和要求。

　　信息論是關于信息的本質(zhì)和傳輸規(guī)律的科學的理論，是研究信息的計量、發(fā)送、傳遞、交換、接收和儲存的一門新興學科。人類的社會實踐活動不僅需要對周圍世界的情況有所了解和做出正確反應，而且還需要與周圍的人群溝通關系才能協(xié)調(diào)地行動。這就是說，人類不僅時刻需要從自然界獲得信息，而且人與人之間也需要進行通訊，交流信息。人類需要隨時獲取、傳遞、加工、利用信息，才能生存和發(fā)展。當今人類社會已進入了信息時代，善于利用信息、處理信息、利用信息轉(zhuǎn)化、解決各種矛盾已成為認識事物復雜運動規(guī)律的一種科學方法。從信息論的角度看，外貿(mào)跟單工作就是在履行合同中充分利用各種有利條件和信息源，及時收集來自生產(chǎn)、物流、海關、商檢、銀行等各部門的信息，處理和化解各種矛盾或不利因素，對各個業(yè)務環(huán)節(jié)做好科學的統(tǒng)籌安排的過程。也就是說，在履行每一筆合同中，能夠在物與物、人與人、人與物之間有效交流信息和處理信息是外貿(mào)跟單崗位的基本功能和任務。

　　信息也是生產(chǎn)力，無論是維護發(fā)揮外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營管理系統(tǒng)的整體性和功能性，還是有效控制對外貿(mào)業(yè)務的各個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的風險，信息的可獲得性和可靠程度直接影響到企業(yè)的正確決策。從信息論的角度看，外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營和信息環(huán)境關系密切，信息不對稱，隨時可能出現(xiàn)企業(yè)決策失誤。在外貿(mào)跟單業(yè)務中，跟單員始終處在生產(chǎn)和流通環(huán)節(jié)的前沿，掌握著第一手信息，其擁有信息量有時甚至超過上級決策者，因此在信息處理上具有獨特的條件和作用：一是可以隨時依據(jù)信息變化和本崗位的職責范圍做出相應決策；二是將自己不能直接處理的信息傳遞給上級部門，供上級部門參考和做出決策；三是對上級和自己決策的效果進行檢測、評價和反饋，從而在最大限度上避免決策失誤和風險。隨著國際市場需求的多樣化、產(chǎn)品小批量化以及履約節(jié)奏的加快，外貿(mào)跟單員對信息的處理能力直接關系到企業(yè)的經(jīng)濟效益、服務品牌、信譽和形象。特別是在條件不確定的情況下，外貿(mào)合同的順利完成往往來自于一項決策的成功，而一項成功的決策往往來源于跟單員對信息的正確把握與處理?！败娛滦畔⒑帽惹к娙f馬，經(jīng)濟信息猶如黃金萬兩”，信息交流與處理的重要性是不言而喻的。

　　總之，根據(jù)系統(tǒng)論、控制論和信息論的原理對外貿(mào)跟單崗位進行分析，不難得出結論：外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)是中國外貿(mào)企業(yè)在新的經(jīng)營環(huán)境下，經(jīng)營管理人才的重新分工和調(diào)整，也是外貿(mào)經(jīng)營管理模式的創(chuàng)新，它適應了外貿(mào)企業(yè)管理的內(nèi)在需求和外貿(mào)人力資源開發(fā)的新趨勢，具有客觀的必然性和可觀的發(fā)展前景。在當前，由于經(jīng)濟發(fā)展的不平衡，不同外貿(mào)企業(yè)的經(jīng)營管理環(huán)境和跟單員個體的差異，規(guī)范外貿(mào)跟單崗位，對其從業(yè)人員進行統(tǒng)一系統(tǒng)的專業(yè)培訓不僅具有重要的理論依據(jù)，也具有重要的實踐意義。跟單員

　　外貿(mào)跟單員是指在進出口業(yè)務中，在貿(mào)易合同簽訂后，依據(jù)合同和相關單證對貨物加工、裝運、保險、報檢、報關、結匯等部分或全部環(huán)節(jié)進行跟蹤或操作，協(xié)助履行貿(mào)易合同的外貿(mào)業(yè)務人員。外貿(mào)跟單員按業(yè)務進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類：①前程跟單是指“跟”到出口貨物交到指定出口倉庫為止； ②中程跟單是指“跟”到裝船清關為止； ③全程跟單是指“跟”到貨款到賬，合同履行完畢為止。跟單員按業(yè)務性質(zhì)分又可分為外貿(mào)跟單和訂單跟單（生產(chǎn)跟單）。