下面是范文網(wǎng)小編整理的高校檔案管理化、信息化建設(shè)3篇(什么是檔案信息化建設(shè))，供大家參考。
高校檔案管理化、信息化建設(shè)1
淺談學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)
來源：呼死你 檔案管理 信息化 中圖分類號(hào)：G6 5 7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9 79 5(2011)09(b)一02 33—01學(xué)校檔案不僅具備一般檔案的特點(diǎn)，同時(shí)也有一些其它檔案不具備的特性——專業(yè)性、周期性和分散性。而信息化技術(shù)恰以其方便、快捷、開放，為學(xué)校的檔案管理開啟了新的窗口。在當(dāng)前形勢(shì)下，大力推進(jìn)學(xué)校檔案信息化管理，無疑是活化檔案、發(fā)掘檔案價(jià)值以服務(wù)廣大師生、推動(dòng)學(xué)校發(fā)展的必由之路。
1檔案信息化的內(nèi)涵 所謂檔案管理信息化狹義理解是使有現(xiàn)實(shí)開發(fā)價(jià)值的檔案內(nèi)容數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化，不僅要發(fā)揮檔案的憑證作用，更要注重發(fā)揮檔案信息的功能。依據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要*提出的全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)，在學(xué)校信息化改革中要本著統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分級(jí)建設(shè)，安全保密的原則，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)以及促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策。因此，不能簡單地把各類檔案的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等同于檔案信息化建設(shè)，而應(yīng)從多方面人手促進(jìn)信息化建設(shè)。
2檔案信息化建設(shè)策略 2-．1提高檔案工作者的素質(zhì)，加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)檔案人員不應(yīng)單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者。一個(gè)檔案管理者必須有較好的基礎(chǔ)知識(shí)、較高的專業(yè)知識(shí)及廣泛的相關(guān)學(xué)科知識(shí)素養(yǎng)。只有具備一定的適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展需要的基本技能，才能處理好檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源的開發(fā)。因此，必須大力加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的培訓(xùn)和再教育，普遍提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，使檔案工作者盡快了解和掌握新知識(shí)、新理論和新技能，不斷擴(kuò)大知識(shí)面，及時(shí)調(diào)整和完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)在熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)外，還要注意教育管理知識(shí)、公文寫作知識(shí)和教育科研方法知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)，為檔案深層次研發(fā)奠定基礎(chǔ)。
2．2 著力提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。首先，要有統(tǒng)一的上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息是一個(gè)內(nèi)容十分豐富，形式極其復(fù)雜的信息源。要保證檔案管理的規(guī)范性和人們輕松、快捷的在網(wǎng)上查檔，就必須遵循一定標(biāo)準(zhǔn)。否則，就會(huì)影響利用者快速、準(zhǔn)確的查閱檔案。其次，建立規(guī)章制度。學(xué)校檔案具有保密性。結(jié)合中等職業(yè)學(xué)校校的實(shí)際情況，必須建立一個(gè)涵蓋檔案信息資源、計(jì)算機(jī)全部管理活動(dòng)的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法體系，如系統(tǒng)運(yùn)行安全管理制度、電子文件管理制度，重要場所(如機(jī)房、庫房等)的出入規(guī)則等，充分體現(xiàn)檔案信息化管理的管理規(guī)劃、管理方法和質(zhì)量要求。
2．3 抓好學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。
2．4 搭建學(xué)校檔案信息化建設(shè)平臺(tái)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立健全檔案管理制度。提高和增強(qiáng)學(xué)校全體師生對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。我們要按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。同時(shí)，學(xué)校在人才使用上要把好關(guān)，引進(jìn)一些檔案專業(yè)和計(jì)算機(jī)管理方面的專業(yè)人員，也要往重檔案人員的培訓(xùn)和深造，鼓勵(lì)他們繼續(xù)學(xué)習(xí)，提供機(jī)會(huì)讓他們參加上級(jí)檔案部門舉辦的各種培訓(xùn)。
2．5加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享學(xué)校部門多，人員復(fù)雜，學(xué)生流動(dòng)性強(qiáng)。
因此，檔案管理的復(fù)雜多樣。建立一個(gè)完整的校園信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，因而也可有效地緩解存儲(chǔ)空間擁擠、人員、資金緊張等矛盾。
3當(dāng)前學(xué)校檔案工作普遍存在的問題與解決辦法3．1存在的問題(1)檔案意識(shí)淡薄、檔案材料不全。一方面，由于學(xué)校教學(xué)工作任務(wù)繁重，導(dǎo)致各部門不能及時(shí)地提交各類檔案材料，從而導(dǎo)致檔案的收集不全，可能使重要材料流失，歸檔材料質(zhì)量不高，缺乏完整性；另一方面，在學(xué)校教學(xué)過程中，有很多教師對(duì)檔案重視程度不夠，檔案歸案意識(shí)不強(qiáng)，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
(2)檔案管理手段落后、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。目前，大多數(shù)學(xué)校，尤其是中小學(xué)校檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識(shí)，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，還處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。
3．2解決辦法(1)加強(qiáng)檔案部門網(wǎng)上辦公先進(jìn)設(shè)備的配置，加快檔案信息化建設(shè)。檔案管理信息化，需要購入設(shè)施設(shè)備。我們要爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的對(duì)檔案管理的重視，加大對(duì)檔案信息化的投入，盡可能地創(chuàng)造條件，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在新世紀(jì)發(fā)展的學(xué)校教育工作中發(fā)揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。
(2)加強(qiáng)信息人文管理。所謂信息人文管理是從人與社會(huì)的角度對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，其主要管理手段是檔案法律、信息政策和弘揚(yáng)檔案信息文化。在推進(jìn)檔案信息社會(huì)化中，應(yīng)當(dāng)重視相應(yīng)的信息法律、信息政策和信息文化的建立，沒有這種人文管理提供支撐，要想充分實(shí)現(xiàn)檔案信息的流動(dòng)性、共享性和價(jià)值性是不可想象的，只靠信息技術(shù)是難以實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)化的目的的。
(3)采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施。加強(qiáng)使用電子檔案的法律、制度的制定，用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。
高校檔案管理化、信息化建設(shè)2
科技檔案管理信息化建設(shè)
摘要：信息技術(shù)的快速發(fā)展使得各行各業(yè)發(fā)生了巨大變化，將其運(yùn)用于科技檔案管理上，能顯著提高管理效率和質(zhì)量。因此，國家對(duì)于科技檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展問題越來越重視。所以，本文就對(duì)科技檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行分析探討，希望可以對(duì)大家日后的研究有所幫助。
關(guān)鍵詞：科技檔案；信息化；管理系統(tǒng)；人才
前言：近些年來，國家對(duì)于科技檔案管理的發(fā)展越來越重視，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益更新，檔案管理信息化已經(jīng)逐漸成為一種社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。因此，相關(guān)單位必須要重視科技檔案信息化的發(fā)展建設(shè)，針對(duì)當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中存在的相關(guān)問題采取合理的解決措施，這就需要相關(guān)單位了解并做到以下內(nèi)容：科技檔案信息化建設(shè)的意義分析
要知道，由于檔案被長期保存在密封的空間內(nèi)，經(jīng)常會(huì)受到潮濕環(huán)境以及火災(zāi)的影響，所以相關(guān)單位必須支付一定的文檔保管費(fèi)用。所以，這樣的情況在一定程度上影響了檔案管理系統(tǒng)的整體發(fā)展。但是，由于近些年來，國家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化以及無紙化的出現(xiàn)，使得整個(gè)檔案管理工作發(fā)生了很大的變化。而這種變化也意味著檔案工作將以多種多樣的形式面向整個(gè)社會(huì)[1]。
另外，從檔案信息化的角度看，環(huán)保檔案管理的科技信息化也迫在眉睫?，F(xiàn)今，許多的環(huán)保檔案工作人員只是將檔案管理的形式停留在一個(gè)膚淺的表面上，對(duì)信息化的理解過于狹隘。環(huán)保檔案工作人員只是一味的照搬傳統(tǒng)體制手法進(jìn)行工作，而忽視了信息化所帶來的快捷、方便。甚至于有些地方的環(huán)保部門沒有充分按照要求進(jìn)行信息化改革，只是進(jìn)行口頭的講解，并未進(jìn)行實(shí)際上的落實(shí)，這不僅消耗資源，不利于環(huán)保，更加阻礙了信息化建設(shè)的進(jìn)程。環(huán)保檔案局科技檔案信息化建設(shè)方法
轉(zhuǎn)變思想，樹立新觀念
首先，環(huán)保檔案局的相關(guān)工作人員應(yīng)該改變傳統(tǒng)的意識(shí)，突破自我，對(duì)信息化進(jìn)程加以重視。與此同時(shí)，各地方政府應(yīng)該充分進(jìn)行信息化模式的調(diào)整，加強(qiáng)環(huán)保檔案的信息化建設(shè)，根據(jù)一系列的規(guī)章制度進(jìn)行信息化改革。另外，單位人員還要根據(jù)環(huán)保局的自身發(fā)展情況，為單位內(nèi)部的發(fā)展制定適合的管理體制。更重要的是，科技檔案管理人員還應(yīng)該對(duì)檔案包含的文件、數(shù)據(jù)以及軟件等進(jìn)行統(tǒng)一的管理，從而保障檔案管理信息化工作的順利進(jìn)行。相關(guān)檔案管理人員還應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)變自身的觀念，樹立良好的信息化意識(shí)，為整個(gè)檔案管理單位的快速發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。
構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)一直以來，大多數(shù)的檔案管理單位都是采用較為傳統(tǒng)的檔案管理模式，雖然也可以完成檔案管理的工作，但是卻缺少一定的效率和保障。所以，在加強(qiáng)科技檔案管理的同時(shí)，檔案管理單位應(yīng)該在內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)信息化管理系統(tǒng)，為其信息化的快速發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，這樣一來，檔案管理單位就可以運(yùn)用高科技的管理系統(tǒng)，促進(jìn)整個(gè)檔案管理工作的不斷發(fā)展。將信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用在整個(gè)檔案管理單位中，不僅可以為檔案管理人員節(jié)省一定的時(shí)間以及提高一定的工作效率，而且還可以保證整個(gè)科技檔案管理工作的安全性和永久性，這無疑是一件一舉兩得的事[2]。
重視人員培訓(xùn)
相關(guān)單位的檔案管理人員要知道，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是一個(gè)需要長期奮斗的艱巨任務(wù)，工作人員要想更好地完成任務(wù)，就必須要意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要意義，并且還要不斷培養(yǎng)自身的專業(yè)素質(zhì)和奉獻(xiàn)精神。尤其對(duì)當(dāng)前情況而言，相關(guān)檔案單位完全可以通過培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)人才，來促進(jìn)整個(gè)檔案管理信息化工作的順利進(jìn)行。更重要的是，檔案管理單位還要定期為員工安排一些專業(yè)技能培訓(xùn)，讓其在不斷的鍛煉中提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，以此來保證整個(gè)科技檔案管理工作的順利進(jìn)行。所以，相關(guān)檔案管理部門必須要注重這點(diǎn)內(nèi)容，為其日后快速穩(wěn)定的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[3]。
加大資金投入
加大資金投入是環(huán)保檔案局進(jìn)行科技信息化的基礎(chǔ)，因此，檔案管理人員就應(yīng)該加大物質(zhì)基礎(chǔ)的投入，讓環(huán)保局的工作人員和領(lǐng)導(dǎo)人員重視信息化建設(shè)。在完善合理的情況下最大化的加強(qiáng)信息化改造，如果某一地方政府的資金投入能力有限，也可以進(jìn)行分期式的投入，首先進(jìn)行硬件系統(tǒng)的升級(jí)，加強(qiáng)信息安全式的防護(hù)[4]。第二、相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)的不同特點(diǎn)，加強(qiáng)其硬件系統(tǒng)的建設(shè)工作，以保證其日后更快更好地發(fā)展。
重視信息化管理系統(tǒng)，完善信息化制度
合理科學(xué)的制度能夠保障科技信息化建設(shè)的有效運(yùn)行，所以，環(huán)保部門以及檔案建設(shè)部門應(yīng)該全力改善信息化體制，確保在日常生活以及工作過程當(dāng)中都能實(shí)現(xiàn)科學(xué)信息化。安全對(duì)于檔案管理信息化具有十分重要的意義。一個(gè)穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)于科技檔案管理信息化的發(fā)展有著尤為重要的作用。所以，相關(guān)檔案管理人員必須要重視信息化管理系統(tǒng)的安全管理工作，時(shí)刻提高自身的安全管理意識(shí)，并且檔案管理人員還要擁有較高的警惕性，了解安全管理對(duì)檔案管理信息化的重要意義。檔案管理人員還可以采取身份認(rèn)證、使用殺毒軟件等方式，對(duì)科技檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格管制，以此來保證整個(gè)科技檔案管理信息化工作的順利進(jìn)行[5]。
結(jié)束語：
總而言之，由于經(jīng)濟(jì)水平以及科技水平的不斷發(fā)展，國家對(duì)于檔案管理信息化的建設(shè)問題越來越重視，它對(duì)于我國經(jīng)濟(jì)的整體發(fā)展有著十分關(guān)鍵的作用。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，不僅可以在很大程度上保證檔案管理單位的工作效率，還可以提高其工作的科技水平。更重要的是，檔案管理單位還要重視檔案管理工作的安全問題，加強(qiáng)安全管理體制，為檔案的保密性做出更多的努力，真正地將管理檔案的重要價(jià)值發(fā)揮出來。這樣一來，不僅可以在一定程度上促進(jìn)我國檔案管理單位的不斷發(fā)展，而且還可以提高其整體的工作效率，最終為我國的整體發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
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高校檔案管理化、信息化建設(shè)3
文書檔案管理信息化建設(shè)淺談
摘要：檔案工作中有一個(gè)不可或缺的一部分，那就是文書檔案管理，因此它只能不停的向前發(fā)展才能適應(yīng)這瞬息萬變的社會(huì)。現(xiàn)在，一個(gè)新的發(fā)展契機(jī)擺在了中國的文書檔案管理工作面前，傳統(tǒng)的人工管理被信息化化的管理方式所取代，通過信息化的管理方式，人工管理方式中的許多問題都變得迎刃而解，本文著重介紹了文書檔案管理信息化的大致架構(gòu)和作用，并仔細(xì)比較了兩種管理方式的差異和優(yōu)缺點(diǎn)。提出了存在的問題以及相應(yīng)的解決措施。
關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；建設(shè)；問題應(yīng)對(duì)
引言
近幾年來計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了飛速的發(fā)展，高速緩存的大存儲(chǔ)空間的檔案影星管理系統(tǒng)也被逐漸普及，因此，建立綜合性和專業(yè)性的文書檔案刻不容緩。我們所希望達(dá)到的是實(shí)現(xiàn)檔案長期保存、管理高效和能夠快速查詢相關(guān)信息的狀態(tài)，而文書檔案管理信息化所具有的不可替代的特點(diǎn)恰好為這一設(shè)想的實(shí)現(xiàn)提供了一個(gè)好機(jī)會(huì)。
一、傳統(tǒng)文書檔案管理的缺陷
傳統(tǒng)文書檔案管理不能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享
由于在傳統(tǒng)文書管理的系統(tǒng)下借閱文檔必須要親自到檔案室，加之查找翻閱文檔即需要耗費(fèi)時(shí)間又需要耗費(fèi)人力，人工工作難免對(duì)時(shí)效性有所影響。如出現(xiàn)身在外地的情況，該問題便更加突出。另外，由于紙質(zhì)文檔的數(shù)量有限，無法滿足多人同時(shí)使用的需求，如果出現(xiàn)使用高峰期便需要排隊(duì)等候使用的情況，無疑這將使文檔的時(shí)效性大打折扣。
傳統(tǒng)文書管理既復(fù)雜又繁瑣
傳統(tǒng)的文書檔案室紙質(zhì)的，它需要做一些類似于分類編寫目錄的繁復(fù)性的工作。由于檔案資料的來源以及方向不一致等原因，這些工作都需要派專人去整理。過程之繁瑣與復(fù)雜不言而喻。另外，眾所周知無論借閱文何種檔都需要進(jìn)行登記，而登記過程的復(fù)雜與繁瑣也是令體會(huì)過的人深感無奈。
傳統(tǒng)文檔極易受損，保存難度大
紙張是大多傳統(tǒng)文檔的載體。在眾多檔案中不乏有年代久遠(yuǎn)的檔案資料，這些檔案資料承載著珍貴的價(jià)值。對(duì)其保存便成為一項(xiàng)艱難的任務(wù)。另外傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在翻閱與移動(dòng)過程中不可避免的會(huì)造成損壞，極不易保存。因此在傳統(tǒng)文書管理中文檔受損與如何保存便成為一大難題。
二、文書檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的好處
辦公及使用效率高，文檔時(shí)效性強(qiáng) 計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的計(jì)算力量在文書檔案管理的過程中發(fā)揮了重要的作用，它已經(jīng)完全取代傳統(tǒng)的手工操作。在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，無論是收集資料要完整、齊全、不可漏抄、漏寫等要求，還是用手寫的方式來規(guī)范相關(guān)內(nèi)容、檔案使用的持久性、等要求，或是對(duì)分類統(tǒng)計(jì)需準(zhǔn)確無誤的要求。對(duì)于工作人員而言都是艱巨的任務(wù)。但是，有了計(jì)算機(jī)中的一些辦公軟件，一切就變得簡單的不能再簡單了，編寫文件，傳遞文件都變得輕松無比。極大的提高了辦公及使用效率，增強(qiáng)了文檔的時(shí)效性，使傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的文檔缺乏時(shí)效性的問題得以解決。
電子文件能夠長期且穩(wěn)定地保存下來
傳統(tǒng)的文檔由于是紙質(zhì)的，所以保存的時(shí)間有限，然而相比之下電子文檔的壽命就要長很多。在檔案保存的過程中，一些人為地非人為的因素都會(huì)使紙質(zhì)檔案的纖維素受到不同程度的損害。而纖維素又是的紙質(zhì)與紙質(zhì)檔案耐久度的決定因素，而電子檔案對(duì)這些客觀條件并沒有那么高的要求。在電子技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代，我們已經(jīng)能夠隨時(shí)隨地地通過一些外圍設(shè)備來讀取和存儲(chǔ)電子文件，比如說那些帶有USB插口的U盤等移動(dòng)設(shè)備。這些載體存讀方便、便于攜帶、不易損壞、受外部環(huán)境影響小等特性使電子文件的保存具有穩(wěn)定性與長久性。
文檔信息得到充分共享
在傳統(tǒng)的文書檔案管理系統(tǒng)下，由于文件查閱困難以及文件傳遞不便使得文件共享不易實(shí)現(xiàn)且共享范圍小。由此造成大量的信息閑置進(jìn)而造成資金和資源的損失。利用信息化的管理方式使得所有的檔案不再是一個(gè)個(gè)“個(gè)體戶”,管理員可以根據(jù)檔案的內(nèi)外特征對(duì)檔案進(jìn)行綜合性的管理。在計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案的信息化管理使得檔案與其載體可以分離開來，并且能夠?qū)崿F(xiàn)與其他信息系統(tǒng)的相互聯(lián)系。因信息化管理不受空間及時(shí)間的影響，并有效地了解各方面的信息動(dòng)態(tài)。使文檔信息得到充分的共享。
提高了文件傳遞的安全性
由于在以往的辦公中所有的文件都是紙質(zhì)的，因此會(huì)經(jīng)常存在文件丟失或者工作人員私藏文件的現(xiàn)象，以往傳遞文件基本上全部用郵遞的方式但是這種方式不僅受到目的地遠(yuǎn)近的約束，而且文件在郵遞過程中遺失的風(fēng)險(xiǎn)也比較大，對(duì)檔案的安全性極其不利。但是如果我們采用計(jì)算機(jī)技術(shù)來對(duì)文件實(shí)現(xiàn)信息化管理的話，就可以直接通過因特網(wǎng)來傳送我們需要的文件，直接跳過第三方，從而使得文件傳送的安全性大幅度提高。
三、文書檔案信息化管理系統(tǒng)的大概構(gòu)成和解決的問題
文書檔案管理信息系統(tǒng)由各種相關(guān)聯(lián)的程序、該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫和文件打印等部分組成。文檔的建立、修改、查詢等功能是由文檔管理程序來實(shí)現(xiàn)的，而且通過文檔管理程序，還可以將不同的權(quán)限授予不同的登陸者，以此來實(shí)現(xiàn)不同管理人員對(duì)文檔的不同操作。不同的功能模塊實(shí)現(xiàn)不同的功能，他們各自負(fù)責(zé)自己的工作，但彼此之間又互相聯(lián)系。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫可以用來存儲(chǔ)該系統(tǒng)所有文檔的相關(guān)信息。數(shù)據(jù)庫是文檔信息化管理系統(tǒng)的核心，它的一切操作都是以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)來進(jìn)行的。當(dāng)用戶需要紙質(zhì)版的文檔的時(shí)候，打印系統(tǒng)就要開始工作了，他可以把用戶所需要的文件轉(zhuǎn)換成文檔形式，并在顯示器上顯示出來供用戶進(jìn)行預(yù)覽并最后打印出紙質(zhì)文件。
四、文書檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
電子文件保密性受限制
電子檔案的內(nèi)容變化多端，所以說它的穩(wěn)定性反倒不如紙質(zhì)檔案。并且黑客等網(wǎng)絡(luò)黑手的出現(xiàn)時(shí)電子文件存在安全隱患。而且假如出現(xiàn)有人惡意篡改檔案的情況，因其改動(dòng)不會(huì)在原稿上留下痕跡，所以將無法確認(rèn)檔案是否真實(shí)。
需要專業(yè)的人員來對(duì)電子檔案進(jìn)行管理
要想實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的全面管理，就必須聘用那些專業(yè)人員來擔(dān)任這項(xiàng)工作。有人會(huì)說，我以前管理過紙質(zhì)檔案，在檔案管理方面有著豐富的經(jīng)驗(yàn)，或者說是IT界的一名大神，掌握計(jì)算機(jī)個(gè)各種功能是不是局可以勝任這份工作，答案是NO。檔案管理信息化就是將傳統(tǒng)的檔案管理方法同先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合在一起，因此我們所需要的是一種復(fù)合型的人才，是那種能夠把理論知識(shí)和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合在一起來對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理的人。而現(xiàn)在，我們恰恰缺的就是這種人才，盡管一些現(xiàn)代化設(shè)備已經(jīng)被引入到檔案管理的工作中來，但是懂得人卻少之又少，因此這些器材都不能發(fā)揮他們應(yīng)有的價(jià)值，而對(duì)檔案的管理工作也稱不上信息化。
五、應(yīng)對(duì)方法
信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
我們系統(tǒng)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)都是我們管理人員的工作區(qū)域，而外網(wǎng)上的各種隱患才是對(duì)我們電子檔案管理系統(tǒng)最致命的傷害，因此我們課在內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間設(shè)置物理隔離，這也是一種性價(jià)比最高的解決方法。隔離防護(hù)第一層的實(shí)現(xiàn)是由路由器來實(shí)現(xiàn)的。路由器濾掉被屏蔽的ＩＰ地址和服務(wù)。在所有訪問內(nèi)網(wǎng)的IP地址中，路由器可以選擇性地將其放行，然后自動(dòng)忽略那些篩選掉的IP的訪問請(qǐng)求。防火墻則擔(dān)任第二層防護(hù)任務(wù)。防火墻的認(rèn)證機(jī)制可以幫助我們實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。所有類型的防火墻從功能上來看都是一致的，比如：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；將所有經(jīng)過防火墻的痕跡都保留下來；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
提高檔案人員的綜合素質(zhì)
首先要提高管理系統(tǒng)硬件設(shè)施方面的標(biāo)準(zhǔn)，只有將硬件設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)提上來，管理人員才有機(jī)會(huì)接觸到這些先進(jìn)的思想和技術(shù)，繼而學(xué)習(xí)掌握電子檔案的管理方法。其次，作為一名檔案管理人員，我們也要與時(shí)俱進(jìn)，積極充實(shí)自己的大腦，學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)，保證讓自己能夠始終走在社會(huì)的最前列。同時(shí)，相關(guān)單位也要多組織員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，加強(qiáng)員工之間的溝通和交流，并將電子檔案管理方法學(xué)習(xí)程度的好壞來作為考核的一項(xiàng)以此來激勵(lì)管理人員對(duì)新知識(shí)的吸收，也只有這樣才能提高本單位的軟實(shí)力。
六、結(jié)束語
文書檔案所承載的信息是無法衡量的寶藏，如何高效的利用寶藏是值得我們?nèi)ゲ粩嗨伎嫉摹Ｔ谛畔⒒夹g(shù)盛行的當(dāng)下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不再符合社會(huì)的發(fā)展需求。因此，實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化管理是一個(gè)必然的事件，我們也要利用信息化管理這個(gè)強(qiáng)有力的工具來使我們的文化寶藏能夠永遠(yuǎn)保留下來。
參考文獻(xiàn)
[1]湯穎．淺談文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].科技風(fēng),2014-09-11.[2]冼漢聰.文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].商情：教育經(jīng)濟(jì)研究，2008-08-11.
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