下面是范文網(wǎng)小編整理的會議方案模板5篇 草擬會議方案模板，供大家參考。
會議方案模板1
?。ㄒ唬?活動主題：
主題：學(xué)校學(xué)生專業(yè)技能與就業(yè)專題研討會
（二） 會議時間：20xx年6月30日
?。ㄈ?會議地點：一樓報告廳
（四） 活動主旨：
提高每位大學(xué)生的專業(yè)技能，樹立正確的就業(yè)觀。
?。ㄎ澹?活動目的：讓每位學(xué)生樹立正確的人生觀，消除就業(yè)
擇業(yè)消極觀，恐懼心理。學(xué)習(xí)鉆研專業(yè)技能，樹立正確的就業(yè)觀。從而促進大學(xué)生就業(yè)率。
?。?活動目標(biāo)：
1、 參會人數(shù)：1000人（綜合考慮到活動的整體效果、費用支出、到會人數(shù)、現(xiàn)場氣氛營造等因素、限1000人規(guī)模較為理想）。
2、 預(yù)期收獲：參與的人員乘興而來，滿意而歸。
3、 塑造形象：大力鼓勵學(xué)生學(xué)習(xí)專業(yè)知識，樹立好的形象。
4、 傳播思想：把會議的積極思想傳播給學(xué)生，使得他們更好的去掌握積極向上的思想。
?。ㄆ撸?時間與注意事項：
07：00盤點清查各種物品的準(zhǔn)備情況。
07：10確定能夠到場的主要人員，并建立與會代表數(shù)據(jù)庫，打印表格。
07：30到達會場，開始會場的布置。 08：00開始會議。
10：00會議結(jié)束。
10：10歡送人員，清理會場。
會議方案模板2
由于各種專線網(wǎng)的視頻會議系統(tǒng)普及應(yīng)用，該系統(tǒng)的運維保障就成為了技術(shù)部門的重要工作。視頻會議保障工作針對的主要是多點模式。本文從視頻會議系統(tǒng)運維保障的各個環(huán)節(jié)闡述了運維保障工作的內(nèi)容和要求。
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各種先進技術(shù)和先進設(shè)備應(yīng)運而生。視頻會議系統(tǒng)作為其中發(fā)展最為迅速的一項，它集中了通信技術(shù)、計算機技術(shù)和微電子技術(shù)于一體，是基于異地通信方式的影像通信。視頻會議系統(tǒng)是指兩個或兩個以上不同地方的個人或群體，通過傳輸線路及多媒體設(shè)備，將聲音、影像及文件資料互傳，實現(xiàn)即時且互動的溝通，以實現(xiàn)會議目的的系統(tǒng)設(shè)備?；诟鞣N生活、辦公需求，視頻會議系統(tǒng)才能得到快速的發(fā)展，那么如何保證視頻會議系統(tǒng)在使用過程中，穩(wěn)定的運行，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的會議效果，這就需要視頻會議系統(tǒng)的運維服務(wù)，保障在其視音頻、多媒體應(yīng)用的設(shè)計、實施、維護、運營等方面，都能穩(wěn)定安全的使用，從而保證視頻會議系統(tǒng)的質(zhì)量。
1 視頻會議系統(tǒng)概述
隨著通訊技術(shù)不斷發(fā)展，使得各國之間的交流越來越多，雙方就需要進行遠程辦公，這時候，基于各種專線網(wǎng)絡(luò)的遠程視頻會議系統(tǒng)應(yīng)運而生。作為世界最先進的通信技術(shù)，遠程視頻會議系統(tǒng)只需要借助簡單的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就可以進行復(fù)雜多樣的辦公會議。視頻會議系統(tǒng)能廣泛應(yīng)用在政府、軍隊、事業(yè)單位、大型企業(yè)、教育系統(tǒng)、醫(yī)療等領(lǐng)域。
視頻會議系統(tǒng)的構(gòu)成通常包括MCU(多點控制單元)、終端設(shè)備、各種視音頻設(shè)備和傳輸網(wǎng)絡(luò)(包括傳輸設(shè)備和傳輸信道)。視頻會議的工作模式有兩種，點對點會議和多點會議。在各部門的專線網(wǎng)中，多點會議的應(yīng)用相當(dāng)廣泛。視頻會議保障工作針對的主要是多點模式。在多點模式下，視頻會議系統(tǒng)融入了更加豐富的功能，這也需要更高難度的技術(shù)，比如，LPR(丟包恢復(fù))系統(tǒng)、QoS、混合型網(wǎng)絡(luò)視頻應(yīng)用技術(shù)、云計算技術(shù)(云存儲)等技術(shù)。在視頻會議系統(tǒng)中，功能使用最多的就是用戶的交流模式，這就對多方會議交流模式視頻的維護提出了新的考驗。這時視頻會議系統(tǒng)的運維服務(wù)就應(yīng)運而生，視頻會議系統(tǒng)運維護服務(wù)是指對會議需求方的視音頻應(yīng)用的設(shè)計、實施、維護、運營等提供服務(wù)，根據(jù)需求，全面協(xié)助會議需求方進行視頻會議系統(tǒng)的日常管理與運行。視頻會議保障工作根據(jù)內(nèi)容不同，主要分為設(shè)備保障、會議過程保障和人員保障三個方面。視頻會議運維保障的主要任務(wù)是保證承載網(wǎng)絡(luò)通信正常、相關(guān)設(shè)備運行穩(wěn)定，通過保障人員的有序操作，以確保會議的順利進行。其中設(shè)備保障的核心是做好MCU以及音視頻終端設(shè)備的維護，并可以通過制定保障方案、進行預(yù)演，通過對網(wǎng)絡(luò)的連通性、視頻顯示效果、音頻互動效果及整體視頻會議流程進行反復(fù)測試，確保會議效果。本文以下內(nèi)容就是對這三方面進行分析探究。
2 視頻會議系統(tǒng)設(shè)備的運維保障工作
視頻會議系統(tǒng)的效果首先受到設(shè)備狀況的直接影響。網(wǎng)絡(luò)或會議設(shè)備不穩(wěn)定或出現(xiàn)故障，會議的效果輕則不理想，重則會導(dǎo)致無法開會的后果。特別是涉及多個節(jié)點的遠程視頻會議應(yīng)該盡量提前一天組織人員進行全網(wǎng)聯(lián)調(diào)，對整個會議過程進行模擬，以確保會議整體效果。
2.1 保障通信線路。通信線路的暢通是視頻會議順利召開的重要保證。在接到會議通知后，保障人員應(yīng)該及時測試各會議節(jié)點間的通信線路，在線路出現(xiàn)問題時，能及時快速的修復(fù)線路故障，保證會議順利進行。
2.2 保障網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。如果網(wǎng)絡(luò)連接狀況不好，速度慢，丟包多，就會出現(xiàn)會議畫面和語音延遲、馬賽克、視頻終端掉點等現(xiàn)象，在保障工作中，相應(yīng)專業(yè)的保障人員應(yīng)該重點檢查路由器、防火墻、交換機、光纖收發(fā)器等運行狀態(tài)，測試主會場和分會場之間網(wǎng)絡(luò)連通性和丟包率，及時的進行維護。
2.3 保障會議設(shè)備。視頻會議系統(tǒng)設(shè)備包括MCU、終端及視音頻設(shè)備、中控等，會議保障人員應(yīng)該對其進行全面的檢查，確保質(zhì)量都沒有問題，并已經(jīng)調(diào)整到最佳位置。
3 視頻會議進行過程中的保障工作
視頻會議系統(tǒng)運維服務(wù)保障工作，需要對會議從頭到尾全過程進行保障，遇到問題，及時處理，才能保證會議質(zhì)量。這就需要會議運維保障人員必須具有過硬的專業(yè)技術(shù)知識和愛崗敬業(yè)的良好職業(yè)道德修養(yǎng)，才能更好的勝任視頻會議系統(tǒng)的運維保障工作。以下對會議前、會議中、會議后三個階段進行討論分析。
3.1 會議前階段。一是燈光。視頻會議對燈光的要求比較高，室內(nèi)燈光的選擇上，以三基色燈為主(色溫3000-3500K)為主，避免使用熱光源。會議開始前，應(yīng)將會場大燈及主席臺燈光全部打開，然后通過會場攝像頭觀察會場全景、主席臺全景及每個發(fā)言席特寫的圖像效果，調(diào)整會場各處的燈光，達到最好的燈光效果。二是音頻設(shè)備。主要包括音箱、話筒。會前要連接好會議的話筒，并逐個進行試音檢查，并根據(jù)分會場的情況，把音量調(diào)整到最佳。接著對話筒桿是否擰緊、節(jié)點是否插緊、連線是否拉直等仔細地檢查。一般情況下話筒置于發(fā)言者左側(cè)，距離和高度應(yīng)適中。三是視頻設(shè)備。包括會場攝像頭、攝像機、監(jiān)控和投影顯屏。會議開始前，打開會場中的所有攝像頭，通過監(jiān)控查看各攝像頭的圖像顯示情況，調(diào)整機位到最佳位置。所有鏡頭務(wù)必注意人物居中。四是現(xiàn)場其他設(shè)備。包括橫幅(會標(biāo))、錄音錄像等。有條件安裝LEI)顯示屏的會場，需要提前按照主辦方要求設(shè)計好，并在會前打開。
3.2 會議中階段。一是控制音響。操作調(diào)音臺，根據(jù)會議的需求，適時播放音樂，并現(xiàn)場調(diào)節(jié)音量。二是燈光控制。會議期間根據(jù)需要打開或者關(guān)閉某些燈，如果是演出或者是報告形式，就必須根據(jù)演出的進程隨時控制調(diào)整燈光，如每一個節(jié)目演出前、表演中和落幕的不同燈光需求。三是鏡頭控制。控制鏡頭。鏡頭控制的一般規(guī)則是：會議開始前，播放會場大全景;待主席臺就座后，播放主席臺全景;講話時，播放發(fā)言人鏡頭。根據(jù)會議的各個需要，靈活的調(diào)整鏡頭，以達到最好的會議效果。四是信號切換。安排專人分別操作矩陣、中控和終端，通過音視頻矩陣實現(xiàn)會場不同信號的切換顯示，根據(jù)會議進程對本地、遠程的不同信號進行切換，適時顯示不同信號畫面。五是控制MCU。實現(xiàn)會議信號的遠程傳送，對分會場掉線重呼。為保證會場聲音清晰，應(yīng)對所有分會場實行靜音控制。
3.3 會議后階段。會后階段的工作主要是關(guān)閉設(shè)備。各會場保障人員確認一切正常，等待主會場與各分會場終端斷開連接后，關(guān)閉和收好視頻會議的相關(guān)設(shè)備，具體包括：關(guān)閉信號源(攝像頭、攝像機、中控系統(tǒng))、關(guān)閉顯示設(shè)備、關(guān)閉音響、關(guān)閉計算機，最后關(guān)閉總電源。需要特別注意的是，關(guān)閉投影儀后不要馬上切斷電源，待風(fēng)扇繼續(xù)轉(zhuǎn)動，充分散熱以提高使用壽命。
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們的對視頻會議系統(tǒng)的應(yīng)用越來越廣泛，對視頻會議系統(tǒng)的運維保障要求也越來越專業(yè)和規(guī)范。做好視頻會議系統(tǒng)的運維保障工作，才能更好地引領(lǐng)該系統(tǒng)取得更好更廣泛的應(yīng)用效果，為其應(yīng)用發(fā)展提供更好的前景。
會議方案模板3
為總結(jié)20xx年政府系統(tǒng)辦公室工作，表彰先進，激勵斗志，全面提高**年全縣政府系統(tǒng)辦公室工作效率，推動政府系統(tǒng)辦公室工作再上新臺階，更好服務(wù)全縣跨越發(fā)展大局，經(jīng)研究，定于**年2月xx日召開全縣政府系統(tǒng)辦公室工作會議，現(xiàn)制定籌備方案如下：
一、會議名稱：
全縣政府系統(tǒng)辦公室工作會議
二、會議時間、地點：
時間：
暫定2月下旬
地點：
縣勞動局四樓會議室
三、參會范圍：
參照20xx年全縣政府系統(tǒng)辦公室培訓(xùn)班參會人員，初步確定參會范圍如下：
1、縣領(lǐng)導(dǎo)：
夏培劍（縣委常委、常務(wù)副縣長）；
2、開發(fā)區(qū)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)：
開發(fā)區(qū)管委會、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任（28人）；
3、縣直單位：
縣直及駐惠有關(guān)單位分管領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任（160人）；
4、受表彰的政府系統(tǒng)辦公室工作先進個人（待定）；
5、縣政府辦公室全體同志（40人）。
共計260人左右。
四、主持人：
王良耕（縣政府辦公室主任）
五、會議議程：
1、縣政府辦公室副主任、應(yīng)急辦主任李煒東宣讀表彰決定；
2、頒獎（根據(jù)主席臺就座領(lǐng)導(dǎo)分組進行）；
3、表態(tài)發(fā)言；
?。?）胡集鎮(zhèn)政府辦公室
（2）辛店鄉(xiāng)政府辦公室
?。?）農(nóng)業(yè)局辦公室
（4）發(fā)改局辦公室
?。?）河務(wù)局辦公室
?。?）電信公司辦公室
4、縣委常委、常務(wù)副縣長夏培劍作重要講話。
六、責(zé)任分工：
?。ㄒ唬h由縣政府辦公室主辦，縣政府辦公室主任王良耕、副主任李長寶負責(zé)牽頭協(xié)調(diào)。
1、秘書科負責(zé)通知下發(fā)、會議簽到、主席臺服務(wù)（根據(jù)評選領(lǐng)導(dǎo)小組評選的先進單位和個人，通知相關(guān)人員參會）；
2、調(diào)研室負責(zé)會議主持詞、講話、表彰決定及會議發(fā)言材料的起草和把關(guān)，印發(fā)《關(guān)于對**年全縣政府系統(tǒng)辦公室工作先進單位和先進個人進行表彰的決定》；
3、政務(wù)接待科負責(zé)會場布置（會標(biāo)、鮮花、席位簽、發(fā)言席、話筒）、獎品購置（獎牌、證書）、座區(qū)劃分（分為鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直部門、領(lǐng)獎區(qū)三個部分）及引領(lǐng)、頒獎安排、就餐；
4、機關(guān)服務(wù)科負責(zé)會議車輛的安排調(diào)度，會務(wù)安排兩輛機動車；
5、網(wǎng)站、電視臺、新聞中心記者各1名負責(zé)新聞報道；
6、縣廣電局安排專人負責(zé)音響。
會議方案模板4
一、會前準(zhǔn)備工作
1、組織會務(wù)班子、明確工作職責(zé)。大型會議還要制定詳細的會務(wù)工作方案。
2、發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點、與會人員范圍。
3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。
4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。
5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。
6、會場布置、會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。
(1)懸掛會標(biāo)、徽記、旗幟登。
(2)設(shè)置主席臺，落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。
(3)確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區(qū)域，并使與會者明確。
(4)保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。
(5)擺放適宜花卉。
7、后期服務(wù)工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細致安排。
8、做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。
9、進行會前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報準(zhǔn)備工作情況。
二、會務(wù)組織與服務(wù)工作
1、會務(wù)人員提前1小時到達會場，反復(fù)檢查會場準(zhǔn)備情況。
2、搞好會議簽到、材料分發(fā)。
3、落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。
4、按預(yù)訂方案組織與會人員由前向后以此就座。
5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關(guān)閉會場大門，與會人員入座就緒，無關(guān)人員離開會場;開會期間關(guān)閉手機，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進入會場。
6、做好會議紀(jì)錄，寫好會議簡報。
7、組織照相。
8、為與會人員預(yù)訂車、船、機票等。
會議方案模板5
該如何指定一場完善的會議室計劃呢？讓我們一步一步的來看看吧！
明確職責(zé)任務(wù)：
會議有多種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計劃。制訂完善的會議計劃確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議預(yù)期目標(biāo)。
制訂預(yù)算：
制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；確定各項工作的時間安排。
交通費用：
1、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費用――包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的'交通；
2、會議期間交通費用――主要是會務(wù)地交通費用，包括住宿地至?xí)慕煌ā讲惋嫷攸c的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。
3、歡送交通及返程交通――包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。
會議室費用：
1、會議場地租金――通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)――比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。
2、會議設(shè)施租賃費用――此部分費用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。
3、會場布置費用――如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務(wù)商協(xié)商。
4、其他支持費用――這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。對于這些單項服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務(wù)協(xié)議。
住宿費用：
住宿的費用應(yīng)該非常好理解――值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有的是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)――譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍。
餐飲費用：
會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的。
早餐：
通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算――而改為按預(yù)定人數(shù)收取費用）
中餐及午餐：
中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算――自助餐形式，按桌預(yù)算――圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務(wù)費用。
酒水及服務(wù)費：
通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務(wù)費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15％左右的服務(wù)費。
會場茶歇：
此項費用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務(wù)人員費用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種――西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。
聯(lián)誼酒會/舞會：
事實上，聯(lián)誼酒會/舞會的預(yù)算可能比單獨的宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計算。但酒會/舞會的預(yù)算設(shè)計到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時間確認。
旅游費用：
通常再會議結(jié)束以后會安排與會代表參加當(dāng)?shù)靥厣穆糜位顒?，一般來說可以找一些旅行社來安排會議旅游，費用由旅行社根據(jù)會議人數(shù)和天數(shù)報價。
設(shè)備視聽費用：
除非在室外進行，否則視聽設(shè)備的費用通常可以忽略。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：設(shè)備本身的租賃費用，通常按天計算；設(shè)備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用，可讓會展服務(wù)商代理；音源――主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理。
宴請及演出費用：
通常可以選定節(jié)目后按場次計算――預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)――專場或包場除外。
預(yù)計外支出：
指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括各類文秘、禮儀、司儀、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向?qū)Т蛴?、臨時運輸及裝卸、紀(jì)念品、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯、臨時商務(wù)用車、匯兌、會議過程中的點心、水果及調(diào)制色酒等等。這些服務(wù)通常是臨時或者按時提供的，這些費用的預(yù)算很難計劃，在預(yù)算時通常按類別籠統(tǒng)計算，不在細分――可以按不可預(yù)計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費用核算將通過雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認可，由雙方財務(wù)或者相關(guān)人員核定。
完成計劃（預(yù)計召開會議的日期；會議預(yù)計召開幾天；打算在什么地方召開會議；會議形式或程序是什么；需要多大的場地；將有多少人到會；會議預(yù)算是多少；打算選用什么級別的酒店和設(shè)施；打算選用最高級的房間標(biāo)準(zhǔn)是什么；誰來制作會議邀請函；會議是否需要向與會者打印相關(guān)資料和會議禮品；會議的發(fā)言人有哪些；會議需要什么樣的視聽設(shè)備；需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；與會者是否可以攜帶家屬；如何為與會者安排一些特別活動；如何為與會者及其家屬安排一些特別活動；會議的整體流程安排；會后旅游安排；會議代表的返程等等）
報批計劃（在完成會議整體計劃以后，提交上級主管部門審批，等待通過時候同時運作會議相關(guān)事宜，這樣在會議計劃通過以后馬上就可以投入運作）
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